Рекомендуем семинар "Делопроизводство и архивное дело на предприятии. Организация работы с документами, который состоится 21-22 февраля в Киеве

Организация работы с документами и другими материальными носителями, содержащих служебную информацию. Электронный документооборот предприятия.

• Программа семинара: 

1.  Новые нормы в Правилах в организации делопроизводства и архивного хранения. (С 27.07.2018 вступили в силу изменения в Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях). ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ по документированию управленческой информации в электронной форме и организации работы с электронными документами в делопроизводстве, электронного межведомственного обмена (утверждена постановлением Кабинета Министров Украины от 17 января 2018 № 55) Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, других центральных и местных органах исполнительной власти (утверждена постановлением Кабинета Министров Украины (от 17 января 2018 № 55) Положение о службе делопроизводства и архив Должностные инструкции работников, назначение, порядок разработки и утверждения. Кадровое обеспечение деятельности службы, квалификационные требования к работникам, расчет их численности, нормирования труда. Взаимодействие службы делопроизводства с другими структурными подразделениями. Инструкция по делопроизводству предприятия, учреждения, организации: ее содержание, порядок подготовки, согласования и утверждения. Ответственность за несоблюдение требований действующего законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства. 
2.  Организация работы службы делопроизводства по новым правилами. Порядок разработки и утверждения организационных документов, регламентирующих работу службы делопроизводства: положение о службе делопроизводства, должностные инструкции работников, структура и штатная численность, квалификационные требования к работникам службы. Определение нормативной численности работников службы.  
3.  Организация эффективного документооборота. Выбор оптимальной формы организации работы с документами и документооборота в зависимости от специфики деятельности предприятия, учреждения, организации (централизованная, децентрализованная, смешанная формы организации). Подготовка локальных нормативных актов, регламентирующих работу с документами (инструкция по делопроизводству предприятия, учреждения, организации, требования к ее содержанию, организация внедрения). Порядок работы с входящими, исходящими, внутренними документами (прием, первичная обработка документов, предварительное рассмотрение и распределение документов, регистрация, информационно-справочная работа, порядок обработки и отправки исходящих документов). Моделирование маршрутов прохождения и обработки документов Организация контроля за исполнением документов, виды и объекты контроля. Делопроизводство по обращениям граждан. Порядок регистрации и рассмотрения обращений граждан. Требования по формированию дел.
4.  Организация работы с документами и другими материальными носителями, содержащих служебную информацию. Нормативно-правовая база по служебной информации. Основные положения. Типовой инструкции о порядке ведения учета, хранения, использования и уничтожения документов и других материальных носителей информации, содержащих служебную информацию. Постановление КМУ от 19 октября 2016 № 736. Организация работы комиссии по вопросам работы со служебной информацией в учреждении. Предоставление грифа ограничения документам, содержащих служебную информацию «Для служебного пользования», и специальных отметок. Оформление обязательств неразглашения полученной служебной информации. Учет и регистрация документов, содержащих служебную информацию. Учет электронных носителей информации. Оформление, печать и размножение документов. Порядок направления документов. Требования по формированию документов в дела. Организация пользования документами. Просмотр документов с грифом «Для служебного пользования» с целью подтверждения наличия или отсутствия в них сведений, составляющих служебную информацию. Организация работы с конфиденциальными документами. Порядок работы исполнителей с конфиденциальными документами и сведениями. Создание необходимых условий для изготовления и получения конфиденциальных документов, организации работы с ними, предотвращения потери и утечки документированной конфиденциальной информации. Обеспечение защиты конфиденциальной информации. Подготовка дел к передаче на архивное хранение и уничтожение. Обеспечение сохранности документов и проведения проверки их наличия. Охрана служебной информации при международного сотрудничества.  
5.  Подготовка и оформление служебных документов. Нормативные требования к составлению и оформлению документов. Бланки документов. Состав реквизитов документов, требования к их содержанию и расположения. Порядок согласования, удостоверения, подписания документов. Оформление копий и выписок из документов. Требования к тексту документа. Особенности составления отдельных видов организационно-распорядительных документов (положений, правил, инструкций, приказов, распоряжений и т.д.). Оформление документов к заседаниям коллегиальных органов. Особенности оформления протоколов, решений и тому подобное. Оформление справочно-информационных документов (справок, докладных записок, писем, объяснительных, заявлений, актов и других). Передача документов при реорганизации. 
6. Систематизация и хранение документов в делопроизводстве. Экспертиза ценности документов и порядок ее проведения. Определение сроков хранения документов. Организация работы экспертной комиссии. Принципы построения и требования к оформлению номенклатуры дел. Технологии подготовки номенклатуры дел структурного подразделения и номенклатуры дел учреждения (сводной). Применение перечней документов со сроками хранения. Требования к оформлению и согласованию номенклатуры. Общие правила формирования документов в дела в соответствии с номенклатурой. Требования к оформлению дел, подлежащих архивному хранению. Составление и оформление описей дел структурных подразделений. Передача документов в архив предприятия, учреждения, организации.  
7. Архивное хранение документов. Требования к хранению документов в архиве предприятия, учреждения, организации. Требования к помещению архива и его оборудования. Определение нормативной численности работников архива. Планирование работы, отчетность архива. Порядок выдачи документов из архива. Учет документов архива, проверка их наличия и состояния. Порядок приема-передачи документов (дел) во время изменения руководителя учреждения, руководителя архива, прекращение учреждения. Составление описей дел учреждения и актов об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ. Порядок уничтожения документов.
8.  Электронный документооборот. Типичные требования к автоматизированным системам электронного документооборота. Внедрение электронного документооборота в соответствии с законами Украины «Об электронных документах и электронном доку3ментообиг» и «Об электронных доверительные услуги», а также Порядка работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение, утвержденный приказом Минюста от 11.11.2014 № 1886/5. Автоматизация процессов контроля за исполнением документов.  Электронный архив как составляющая системы электронного документооборота  Новые форматы данных электронных документов и электронных подписей / печатей: ожидание новых возможностей. Особенности организации электронного документооборота с применением квалифицированного электронной подписи / печати, подтверждение юридической силы документа, особенности составления номенклатур дел, применения оцифрованных копий документов, в том числе заверенных электронными подписями / печатями. Практические вопросы внедрения электронного документооборота с минимальными затратами и рисками, с соблюдением требований нормативно-правовых актов по работе с электронными документами с учетом потребностей вашей организации.
9. Архивное хранение электронных документов. Подготовка электронных документов к передаче на архивное хранение. Централизованное хранение документов - требование времени. Предельные сроки хранения электронных документов, особенности заключения описей дел постоянного хранения. Порядок применения форматов данных электронных документов для их постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, особенности формирования архивных электронных дел и дел, формируемых из бумажных экземпляров электронных документов.
10.  Основы информационной безопасности государства. Применение технологий информационной безопасности в соответствии с требованиями действующей законодательной и нормативно-правовой базы в этой сфере. Безопасность электронного документооборота и архивного хранения электронных документов .. К проведению занятий будут привлекаться ведущие специалисты, разработчики нормативно-правовых актов в сфере делопроизводства, кадровой документации, архивного дела и электронного документооборота. Участники семинара получат комплект документов с рекомендациями по ведению делопроизводства, документооборота, организации архивного дела и кадрового делопроизводства и консультации по внедрению электронного документооборота на предприятии. Рассматриваются вопросы использования электронной подписи и проблемы совмещения бумажного и электронного документооборота. Программа дополняется вопросами организации электронного архива.

Больше информации об этом семинаре на нашем сайте

https://nbc.ua/