Система управления эффективностью бизнеса

Система управления эффективностью бизнеса

1. Вступление

По мере расширения деятельности коммерческих фирм руководству требуется новая технология управления бизнесом без которой оно не в состоянии «переварить» нарастающие объем работы. Возникает потребность в упорядоченности и регламентации управленческих процессов, то есть в правильной бюрократизации бизнеса.
Система управления эффективностью бизнеса (СУЭБ) призвана помочь руководству выстроить упорядоченную и разумно регламентированную структуру управления, решая при этом задачу повышения эффективности существующего бизнеса.
Термин «управление эффективностью бизнеса» – установившееся понятие от Business Performance Management.

2. Основные понятия

СУЭБ - это механизм, который основан на системном, процессно-ориентированном подходе к принятию управленческих решений. Такой подход обеспечивает возможность оценки финансового состояния и позволяет управлять эффективностью деятельности коммерческих фирм путем объединения усилий владельцев, менеджеров, персонала и внешних контрагентов в рамках общей интегрированной среды управления.
СУЭБ - это набор интегрированных, замкнутых аналитических и управленческих процессов, поддерживаемых соответствующими информационными технологиями, которые помогают осуществлять как финансовую, так и оперативную деятельность подразделений коммерческих фирм.
СУЭБ объединяет управленческие процессы и технологии, которые могут применяться обособленно для решения локальных задач подразделений компании. В результате на основе единой модели данных создается целостная инфраструктура для поддержки согласованного стратегического и оперативного управления.
СУЭБ является результатом эволюции, как управленческой теории, так и информационных технологий, она впитала в себя как актуальные управленческие принципы, так и современные технологии.
Речь идет о переходе от специализированных методик управления фирмой к процессно-ориентированным подходам построения систем управления эффективностью бизнеса. При этом возникает необходимость применения различных управленческих технологий, в частности — АВС (Activity Based Costing) — систем расчета стоимости по действиям, АВВ (Activity Based Budgeting) — систем расчета бюджетов по действиям и как базовая технология используется BSC (Balanced Scorecard) — измерение эффективности деятельности по системе сбалансированных показателей.
Разрабатываемая в рамках модели СУЭБ система целевых показателей делает бизнес-стратегию доступной для всех участников процесса управления. Декомпозиция показателей эффективности с корпоративного уровня до подразделений, бизнес-направлений, продуктов и услуг формирует внутри компании прозрачную иерархическую систему задач и зон ответственности за конечные результаты.
Регулярный мониторинг состояния показателей помогает контролировать процесс достижения генеральных целей компании и оценивать вклад в него каждого участника. Применение такой системы позволяет устранить несоответствие между корпоративной стратегией и методами управления фирмой, применяемыми на разных уровнях.

3. Цели создания системы управления эффективностью бизнеса

Реализация системы управления эффективностью бизнеса коммерческих фирм предусматривает решений следующих задач:

• Повышение качества информационно-аналитического обеспечения руководства;
• Организация мониторинга состояния бизнес-проектов и объектов коммерческих фирм;
• Повышение эффективности принимаемых управленческих решений;
• Оптимизация процессов управления фирмой;
• Систематизация и объединение усилий различных специалистов;
• Оптимизация структуры подразделений коммерческих фирм;
• Поиск путей дальнейшего развития коммерческих фирм как бизнес-системы.

4. Этапы функционирования СУЭБ коммерческих фирм

Модель СУЭБ охватывает комплекс технологий управления компанией и обеспечивает взаимосвязь управленческих процессов на стратегическом и тактическом уровнях.
Классическая методология СУЭБ замыкает в цикл четыре основных процесса (этапа) управления эффективностью бизнеса компании. Следует помнить, что управление эффективностью бизнеса коммерческих фирм - это непрерывный циклический процесс!!!

Этап 1: разработка стратегии.

Цель этого этапа - выделить стратегически важные показатели развития бизнеса - ключевые показатели эффективности (Key Performance Indicators, KPI). Фактически KPI служат измерителями текущей степени приближения показателей коммерческих фирм к стратегическим целям компании.
Деятельность подразделений коммерческих фирм должна способствовать решению стратегических задач. Однако каждое подразделение имеет свои интересы, и чаще всего они лишь частично соответствуют интересам коммерческих фирм в целом. Ситуация еще более усугубляется, если стратегический план время от времени корректируется с учетом постоянно меняющихся экономических условий. Ресурсы расходуются впустую, эффективность падает. В этом случае СУЭБ позволяет сфокусировать внимание менеджеров всех уровней и всех подразделений на достижении глобальных целей, которые "распределяются" по всей организации и пронизывают все подразделения. Конечно же, подразделения, как и раньше, будут преследовать свои локальные цели, но теперь эти цели будут полностью соответствовать генеральной линии высшего руководства.

Этап 2: планирование.

На втором этапе разрабатываются оперативные планы для поддержки выработанной бизнес-стратегии. Стратегическое планирование опирается на одну из методологий СУЭБ, известную как система сбалансированных показателей (Balanced Scorecard, BSC). Ориентирами в процессе их создания служат заранее заданные целевые значения ключевых показателей эффективности бизнеса. Основным инструментом оперативного планирования является бюджет.
В условиях, когда внимание отдельных менеджеров сфокусировано на одних и тех же стратегических задачах, может сложиться ситуация, когда "локальная оптимизация деятельности конкретного отдела" происходит (осознанно или нет) за счет других подразделений. СУЭБ решает эту проблему путем подробного описания взаимосвязей между различными бизнес-единицами и их процессами управления. Отношения сотрудничества не просто провозглашаются, они имеют вполне конкретную экономическую основу. Сотрудничать с коллегами становится экономически выгодно, поскольку в условиях кооперации затраты на управление снижаются.

Этап 3: мониторинг и анализ.

Третий этап в цикле управления эффективностью - контроль исполнения оперативных бюджетов и состояния показателей. Источником информации для получения фактических значений является управленческий учет. Сравнение намеченных и достигнутых показателей бюджетов и значений показателей (так называемый план-факт-анализ) позволяет обнаружить отклонения и выяснить причины их возникновения.
Чтобы управленческие решения были экономически обоснованными, менеджер должен владеть адекватной информацией, причем эта информация должна быть доступна в форме, удобной для анализа. Критериями качества управленческой информации являются своевременность, точность, последовательность, контролируемость. С точки зрения СУЭБ решения должны быть основаны на фактах (fact – based decisions), что достигается путем использования обработанных и проанализированных данных, полученных из надежных, контролируемых источников.

Этап 4: регулирование.

На этом этапе стратегия и планы коммерческих фирм приводятся в соответствие с реальными условиями деятельности и возможностями организации. Этот этап не является заключительным, а выполняется параллельно с остальными. Он включает сценарное моделирование, прогнозирование и "скользящее" корректирование оперативных планов и показателей. В результате обеспечивается непрерывность управленческого цикла и его адаптируемость к изменениям внутренней среды компании и ее внешнего окружения.
Хороший менеджер всегда ищет пути наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов и возможностей. Одним из методов, хорошо зарекомендовавших себя на практике, считается моделирование различных сценариев (анализ "что если"). Тем не менее зачастую это удается сделать лишь на уровне отдельного подразделения или бизнес-единицы. СУЭБ предусматривает применение принципов ситуационного анализа, но переносит их на корпоративный уровень. Для моделирования и анализа сценариев используются распределенные бизнес-модели, в создании которых участвуют разные подразделения

5. Технологии СУЭБ

В основе СУЭБ лежит хранилище данных. С помощью инструментов ETL (Extract, Transfer, Load) в него поступают информационные потоки из систем управления текущими операциями коммерческих фирм, в том числе из удаленных подразделений. Данные при загрузке в хранилище очищаются и консолидируются. Собранная информация обрабатывается специализированными приложениями для планирования, управленческого учета и моделирования.
Для прогнозирования используются технологии обнаружения скрытых закономерностей в "сырых" данных (Data Mining). Контроль, анализ и выпуск отчетов на всех этапах управления эффективностью обеспечивается средствами оперативной аналитической обработки данных OLAP (On-line Analytical Processing).
Таким образом, СУЭБ объединяет технологии и пакеты приложений для автоматизации процессов управления корпоративной эффективностью. Обычно каждый компонент СУЭБ представлен в виде отдельного программного пакета, входящего в состав интегрированной платформы.

6. Политика СУЭБ

Назначение СУЭБ- способствовать руководству коммерческих фирм в решении стратегических задач. Для этого стратегия должна быть превращена в конкретные цели, бизнес-задачи и ключевые показатели эффективности (Key Performance Indicators - KPI), которые показывают, насколько успешно компания двигается к поставленным целям.
Установление связи между текущей деятельностью фирмы и ее стратегическими установками это наиболее важный результат функционирования СУЭБ. Основная идея состоит в том, что с помощью аккуратного и последовательного анализа деятельности всей организации сотрудники будут лучше понимать корпоративные цели и направят свои усилия на их достижение. А улучшение финансового состояния станет закономерным итогом этого процесса.

Система управления эффективностью бизнеса коммерческих фирм должна предусматривать организационно-технические меры, которые позволяют:

• Формировать информацию, необходимую для улучшения процесса принятия управленческих решений, которые влияют на согласованность работы подразделений коммерческих фирм и осуществление бизнеса в целом.
• Получать практические результаты в максимально сжатые сроки без привлечения дополнительных материальных и финансовых средств;
• Формировать информационно-аналитическую систему коммерческих фирм путем использования уже наработанной в подразделениях информации и существующих форм документов.
• Использовать имеющиеся возможности программного обеспечения и компьютерной сети коммерческих фирм.
• Создавать общедоступные, полезные в работе подразделений информационно-справочные ресурсы коммерческих фирм;
• Использовать СУЭБ в качестве «фильтра» информации для руководства коммерческих фирм.
• Использовать возможности компьютерной сети как основы СУЭБ при постановке задач подразделениям, а также для контроля хода работ в холдинге;
• Организовать внутренний электронный документооборот, согласовать содержание и форму представления информации.
• Определять перечень информации конфиденциального характера и порядок доступа к таким данным.
• Организовать обмен информацией внутри коммерческих фирм (внутреннюю почту, доску объявлений, внутренний сайт), а также с удаленными офисами и объектами коммерческих фирм.

Поддержка высшего руководства – важнейшее условие реализации системы управления эффективностью бизнеса коммерческих фирм. Поддержка высшего руководства является абсолютно необходимой, поскольку необходимо менять сложившиеся взгляды на вопросы, которые те или иные группы считают сферой исключительно своих интересов, причем в масштабе всей фирмы. Кроме того, СУЭБ требует наличия человека, обладающего необходимыми полномочиями для проведения радикальных изменений в структуре коммерческих фирм.

7. Вариант практической реализации СУЭБ

Для демонстрации предложенного подхода представлена презентация, которая демонстрирует возможности модели СУЭБ для построения ситемы управления бизнесом инвестиционно-строительного холдинга «АВС».