Как управлять своим временем?

Почему тайм-менеджмент в наши дни настолько популярен?

Да просто потому, что скорость изменений в нашем мире сегодня настолько высока, что не всегда получается за ними поспевать. Кто-то из великих когда-то сказал, что если ты не идешь в ногу со временем – со временем ты исчезаешь… И это правда.

МедПросвита выяснила у Юлии Бойко — старшего бизнес-тренера компании BogushTime, как справиться с большим потоком задач и все успеть?

Одним из самых популярных тренингов у Юлии – это управление временем и это не удивительно.

В течение дня нам нужно успеть справиться с рабочими задачами.

Вечером необходимо успеть уделить время общению с родными и близкими, не забыть о любимом человеке, заняться собой, своей физической формой, личностным ростом и развитием, отдохнуть, решить вереницу бытовых вопросов и так далее, так далее, так далее…

Потому многие думают, что тайм-менеджмент – это о том, как успеть как можно больше в течение дня. Однако это не так.

Юлия является человеком, который несет в мир технологию При-Цельного Тайм-Менеджмента и, когда она говорит об этой науке, больше любит применять словосочетание«управление временем», а не «тайм-менеджмент».

С одной стороны, может показаться, что управлять временем невозможно, ведь в сутках всегда 24 часа, и над тем, чтобы изменить количество часов или повлиять на темп их течения, мы не властны. Однако так считают те люди, которые не понимают природы времени.

Ответьте себе на вопрос: а что же такое «ВРЕМЯ»?

Немного подумав, я уверена, вы придете к такому варианту ответа:

Время – это процесс изменений, который вы наблюдаете вокруг.

Так вот когда я говорю «управлять временем», я имею в виду «управлять изменениями в жизни», т.е. создавать такие изменения, которых вы хотите. Потому запомните: все на свете успеть невозможно, так как в сутках всего 24 часа. Но все на свете успевать и не надо. Ведь нужно просто успеть сделать самое главное. А что же является самым главным? То, что ведет вас к достижению ваших целей.

По закону Парето всего лишь 20% наших действий в течение дня обеспечивают 80% результата, а оставшиеся 80% действий обеспечивают всего лишь 20% результата. Это я к чему? Да к тому, что у большинства людей подавляющая часть времени в течение дня используется неэффективно. Потому нам нужно научиться держать фокус на главном, отметать все ненужное, ваших целей.

По закону Парето всего лишь 20% наших действий в течение дня обеспечивают 80% результата, а оставшиеся 80% действий обеспечивают всего лишь 20% результата. Это я к чему? Да к тому, что у большинства людей подавляющая часть времени в течение дня используется неэффективно. Потому нам нужно научиться держать фокус на главном, отметать все ненужное,

Причем, я рекомендую выписывать не только рабочие задачи, но и личные, семейные задачи на сегодня, а также список просто ежедневных рутинных действий. Зачем это делать – вы поймете буквально в следующем шаге.

Второй процесс во время утреннего планирования дня – это «тайм-калькуляция». Напротив каждой задачи на сегодня пропишите, сколько времени ориентировочно вы планируете потратить на ее решение. Точность, как в аптеке, в этом процессе не требуется. Очень приблизительно. 10 минут, 30 минут, 1 час, 2 часа и так далее. А после этого подсчитайте сумму: сколько времени всего получилось. Этот процесс позволит вам понять, сколько времени потребуется на решение всех ваших задач на сегодня, и сравнить с ресурсом времени, который у вас есть на самом деле. Потому что если для решения задач из вашего списка дел на сегодня требуется 40 часов, а в сутках всегда только 24 часа, то вы уже с утра понимаете, что не успеете справиться со всеми.

И тогда вы переходите к третьему этапу: расстановке приоритетов. Предлагаю вам 3 типа приоритетов:

• Задачи категории А – это те задачи, которые нужно сделать сегодня самостоятельно;
• Задачи категории В – это то, что можно кому-то перепоручить;
• Задачи категории С – это то, что можно перенести на другой день. И если вы не успеете справиться с ними сегодня, то ничего «смертельного» не произойдет.

Оценив свои задачи таким образом, вы, прежде всего приступаете к решению задач категории А, делегируете задачи категории В и, только в том случае, если у вас останется время в течение дня, вы переходите к решению задач категории С.

Казалось бы, все просто. Однако, даже составив идеальное расписание на день, вы рискуете не воплотить его в жизнь просто потому, что существуют форс-мажоры, и в любой момент может произойти нечто непредвиденное, что полностью разрушит ваши планы. Это правда, потому форс-мажорами пренебрегать нельзя. Для того чтобы они не ломали ваши планы, их также нужно запланировать. Как такое возможно? – спросите вы. Оказывается, можно.

Исследования показали, что в нашей жизни непредвиденные события в течения дня составляют в среднем 20% от общего количества времени. Это значит, что в расписании на 8-ми часовой рабочий день у вас должно быть около 1,5-2 часа свободных.

Потому между вашими основными задачами в расписании обязательно нужно оставлять временные зазоры в 20-30 минут, которые в совокупности и составят эти 1,5-2 часа на форс-мажор. И если непредвиденные события произойдут – вы будете к ним готовы и будете знать, куда в ваше расписание их можно внести. А если вам посчастливится не столкнуться сегодня с форс-мажором, не переживайте – резервное время не пропадет зря, ведь у вас есть задачи категории С, которые вы сможете не переносить на завтра, а решить прямо сегодня.

Работая со своим списком задач на день таким образом, вы сможете взять их под контроль и повысить собственную продуктивность.

Как правильно перейти на новый ритм жизни, там, где все успеваешь?

Начните с рекомендаций выше. Начните правильно планировать день и работать со списком своих задач в течение дня, а вечером анализируйте прожитый день и принимайте решения на завтра.  Вечерний анализ списка выполненных задач помогает также увидеть, на какие задачи уходит слишком много вашего времени, и каким образом их можно было бы оптимизировать. Например, делать их в какой-то конкретный промежуток времени в течение дня, либо решать их в определенной последовательности, либо автоматизировать их, либо делегировать. Вечерняя оценка дня не требует много времени, но приносит отличные дивиденды!