Я ничего не успеваю…

Часто руководители попадают в ситуацию, когда их подчиненные вместо отчета о результатах сообщают о том, что не сделали что-то по причине нехватки времени…

Неопытные руководители не знают, что делать в этой ситуации и чаще всего принимают «не сделано» вместо «сделано», ведь как можно требовать от сотрудника больше, чем он физически может сделать?

Давайте на это посмотрим подробнее:

1. Для того, чтобы руководитель мог принять решение о том, высока ли загрузка подчиненного или нет, руководителю нужно видеть список задач этого сотрудника как минимум на день (а лучше на неделю и месяц вперед), а также количество времени, запланированное на выполнение каждой задачи и суммарное количество времени на выполнение всех запланированных задач.
2. Ежедневно(!) утром руководителю необходимо проводить короткие координации с непосредственными подчиненными для определения важных задач на день и для подведения итогов за прошедший день.
3. На этапе утверждения плана на день сразу можно увидеть, что некоторые задачи просто не помещаются в рабочее расписание и уже в начале дня придется договорится о том, что должно быть выполнено именно сегодня, а что можно отложить.
4. Бывает так, что отложить нельзя ничего и все нужно сделать сегодня. Ну что же… так бывает…:) И если такое случается не часто: 1-2-3 раза в месяц, например, лично я не вижу в этом ничего страшного, ведь в бизнесе очень важны обещания и сроки, и порой нужно задержаться и сделать обещанное в срок. Но если у подчиненного постоянно загрузка на 10-12 рабочих часов вместо положенных 8, то очевидно, что данному сотруднику нужен помощник, иначе есть высокий риск потерять данного сотрудника от перегрузки рано или поздно. Кстати, по моим наблюдениям, вовлеченные сотрудники практически никогда не жалуются на высокую загрузку, потому что им интересно работать и достигать результатов. Жалуются те, у кого есть время на жалобы :).
5. Бывает так, что из-за того, что руководитель не координирует деятельность подчиненного, подчиненный выполняет никому не нужные задачи, которые занимают его рабочее время, а на важные задачи времени действительно может не хватать. Поэтому руководитель всегда должен контролировать цели и задачи подчиненных: фокусировать сотрудников на выполнение главных задач и отменять выполнение ненужных задач.

Подведем итог 

Чтобы не попадать в ловушку под названием «не сделал, потому что не успел», руководитель обязан:

• требовать от подчиненного список задач, в котором должно быть посчитано время;
• проводить ежедневные короткие (5-10 мин) координации с подчиненным для того, чтобы обеспечить эффективную загрузку подчиненного (выполнение действительно важных задач).

Если руководитель выполняет как минимум эти два простых правила ежедневно, то он будет управлять результатами подчиненных и ситуацией, а не наоборот. Проверено на личном опыте!

Попробуйте! :)