Чи потрібно на підприємстві недержаної форми власності вести штатно-посадову та алфавітну книги?

Чи потрібно на підприємстві недержаної форми власності вести штатно-посадову та алфавітну книги?

Незалежно від форми власності підприємства, питання щодо наявності та ведення цих книжок вирішується окремо на кожному підприємстві. Доцільним буде зауважити, що ці книги є обліковими документами підприємства, але вимог щодо форми та порядку їх оформлення не передбачено жодним нормативно-правовим актом.
   До обов’язкових облікових документів варто віднести:

• особову картку працівника типової форми первинного обліку № П-2 «Особова картка працівника», затверджену наказом Держкомстату та Міністерства оборони України від 25.12.2009 р. № 495/656, яка має вестися на всіх працівників підприємства незалежно від його статусу, тобто як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом;
• книгу (журнал) обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них форми № П-9, затверджену наказом Міністерства статистики України від 27.10.1995 р. № 277;
• книгу (журнал) обліку руху трудових книжок і вкладишів до них форми № П-10, затверджену наказом Міністерства статистики України від 27.10.1995 р. № 277.

   Окрім цього, обов’язкова наявність нещодавно став такий документ, як особова справа.
   Особова картка працівника форми № П-2 є основним документом з обліку особового складу на підприємстві, а отже, всі записи, що вносяться до картки, мають бути документально підтверджені та внесені з оригіналів документів, наданих кадровій службі, а саме: з паспорта або іншого документа, що посвідчує особу, трудової книжки, документа про освіту, документа про стан здоров’я (за необхідності), довідки про присвоєння ідентифікаційного номера платника податків, військового квитка (за наявності), свідоцтва про загальнообов’язкове державне соціальне страхування, свідоцтва про народження дитини та інших документів, які можуть давати особі права на трудові пільги та гарантії (за наявності).
   Бланки трудових книжок і вкладишів до них зберігаються на підприємстві як документи суворої звітності та видаються за заявкою під звіт особі, яка відповідає за ведення трудових книжок.
   У книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них реєструють усі трудові книжки із зазначенням серії та номера. У разі одержання трудової книжки у зв’язку зі звільненням працівник розписується в особовій картці в книзі обліку. Таким чином, перевіряється правильність їх заповнення, а також порівнюються фактичні дати звільнення працівників з датами видачі трудових книжок, вказаними в журналі.
Штатно-посадова книга — це документ, який формується на основі штатного розкладу. Але на відміну від штатного розпису в ньому вказуються прізвище, ім’я, по батькові конкретного працівника, а не лише назва посади. За допомогою цієї книги можна швидко визначити укомплектованість підприємства працівниками. Зазвичай нею користуються працівники відділу кадрів для отримання оперативної інформації щодо наповнення штату підприємства.
   Якщо на підприємстві вирішено вести таку книгу, то всі записи до неї мають вноситися одночасно з оформленням наказів про прийняття на роботу, переведення тощо. Порядкові номери працівників, зазначені у штатно-посадовій книзі, можуть надаватися їх особовим справам, що допомагатиме під час пошуку потрібної інформації.
Алфавітна книга, як правило, ведеться на великих підприємствах та слугує для спрощеного пошуку особової справи працівника. Записи до неї, як і до штатно-посадової книги, вносяться одночасно з оформленням кадрових наказів.
   В сучасному світі використання комп’ютерів у роботі є звичною справою, тому для зручності штатно-посадова та алфавітна книги можуть вестися в електронному вигляді, але з можливим дублюванням записів у книгах.
   Втім нагадаємо, що питання стосовно ведення штатно-посадової та алфавітної книг підприємство вирішує самостійно, адже документ, який би зобов’язував роботодавця їх вести, відсутній.

Джерело : Журнал "Кадровик України"