Аудит поставщиков

Компания Н.Д.Л.-групп предлагает рассмотреть тему "Аудит поставщиков"

Аудит проводится по заранее согласованной и утвержденной программе и занимает как правило несколько дней. В ходе аудита обращается внимание на выполнение (или невыполнение) требований стандартов серии ИСО 9000, НАССР и т.п.

Наши квалифицированные аудиторы используют свой опыт работы во многих отраслях промышленности и секторах экономики, чтобы помочь вам привести ваши проекты, продукты, процессы и операционную деятельность в соответствие с нормами и стандартами рынка и даже превзойти их.

На первый взгляд, в отношениях с поставщиками не может быть ничего сложного. «Мы заказали – они привезли» – обычная договорная работа. При этом, как правило, основным критерием выбора поставщика является стоимость, и если быть точнее – самая низкая стоимость. Насколько это оправдано?
В поиске ответа на этот вопрос предлагаем обратиться к одному из «14 принципов Эдвардса Деминга (Edwards Deming)»: «Покончите с практикой закупок по самой дешевой цене». Для руководителей наших предприятий (чтобы быть объективным, уже не для всех – есть приятные исключения) это звучит как крамола. Но если проанализировать этот принцип, становится очевидным, что результатом является минимизация общих, а не только первоначальных затрат предприятия.

Давайте к этому принципу Эдвардса Деминга добавим «Правило десяти: выявление несоответствия на каждой последующей стадии процесса несоизмеримо увеличивает затраты предприятия», и с учетом «синергетического эффекта» посмотрим на перечень затрат, связанных с поставщиками, точнее, с качеством закупаемых сырья, материалов, комплектующих:

1. Контроль и испытание производственных процессов (валидация) для определения их работоспособности. Невозможно «отвалидировать» процесс, если вы не уверены, что исходный продукт от вашего поставщика соответствует стандартам.
2. Выбор и оценка поставщиков.
3. Затраты на входной контроль сырья, материалов, комплектующих.
4. Стоимость отходов производства – бракованная продукция, которую экономически невыгодно исправлять.
5. Затраты на исправление дефектных изделий, чтобы сделать их пригодными для использования (приблизительно то же, что затраты на изготовление).
6. Анализ дефектов несоответствующей продукции, чтобы определить причины возникновения несоответствий.
7. Затраты на отходы и переделки поставляемой продукции.
8. Затраты на сплошной контроль и инспекцию – поиск бракованных изделий в партиях, содержащих недопустимо высокий уровень дефектности.
9. Затраты на повторный контроль и испытания продуктов, прошедших переделку, либо на дополнительные проверки.
10. Гарантийные выплаты – замена или ремонт продукции в период гарантийного обслуживания.
11. Удовлетворение претензий – поиск и исправление причин обоснованных претензий, связанных с обнаружением дефектов продукции во время эксплуатации.
12. Возврат продукции – издержки, связанные с приемом и заменой возвращенных дефектных изделий.
13. Скидки – снижение цены на товары, несоответствующие некоторым требованиям спецификации для возможности ее реализации.

Скорее всего, этот перечень может быть продолжен, но и это уже достаточно внушительный список затрат, чтобы задуматься о критериях выбора поставщиков.

В связи с этим выделяется несколько состояний работы с поставщиками:

Поставщик ожидает платежеспособности от вас для построения и развития собственного бизнеса.
Поставщик следует так называемому «реактивному подходу» – дистанцируется от партнерских отношений с вами, выполняет условия договора и ничего более.
Поставщик следует так называемому «проактивному подходу» – работа с вами в одной команде.
Какую из перечисленных моделей выбрать, решает высшее руководство предприятия. Но с позиции минимизации затрат предпочтительным является «проактивный подход». Сегодня украинские компании только учатся выстраивать беспрерывные и синхронизированные отношения со своими поставщиками.

Примером для них может послужить Япония, где применяется система менеджмента, при которой один главный клиент объединяет поставщиков предприятия в сферах планирования, разработки товара или услуги, контроля цен и так далее.

К критериям партнерских отношений между поставщиком и предприятием можно отнести:

• Взаимную ответственность и согласованную систему контроля качества.
• Независимость и взаимное уважение.
• Ответственность заказчика за установление четких и понятных поставщику требований к продукции.

В качестве диагностики процесса закупок рекомендую ответить на такие вопросы:

Как выбираются поставщики? (Каналы сбора, обработки и систематизации информации – база данных потенциальных поставщиков.)
Как оцениваются поставщики?
Награждаются ли хорошие поставщики? (В Украине это пока широко не практикуется.)
Как поставщики вовлечены в процесс разработки продукции?
Какая часть бюджета на закупки приходится на каждого поставщика?
Как документируется процесс?
Как организован процесс обратной связи с поставщиком?
Насколько подробна история взаимоотношений с поставщиком?
Отказываетесь ли вы от услуг недобросовестных поставщиков?
Кого обучают общению с поставщиками? (Деловой этикет.)
Сколько поставщиков поставляют продукт каждого наименования? (Смена поставщика может привести к серьезным изменениям.)
В качестве одного из инструментов оценки поставщиков может использоваться «аудит поставщика», или, как его еще называют, «аудит второй стороной». О технологии подготовки и проведения можем поговорить отдельно.

Аудит поставщиков (Supplier audit, Vendors assessment) помогает Заказчику объективно и не предвзято оценить возможности и способность поставщика поставить продукцию требуемого качества и в требуемые сроки, а также оценить потенциальные риски.Цели аудита

• Повышение ответственности поставщика
• Улучшение качества и прозрачности цепи поставок
• Получение всесторонней и достоверной информации о поставщике
• Отбор поставщиков на основе объективных данных
• Повышение эффективности закупок
• Объективные критерии измерения и анализа деятельности поставщика
• Снижение рисков

Выгоды для потребителя

• Исключение закупок у случайных поставщиков
• Снижение издержек на ликвидацию последствий неосмотрительно заключенных контрактов
• Эффективность внутреннего контроля процесса закупок
• Снижение рисков
• Снижение расходов потребителя на проведение дорогостоящего предварительного квалификационного отбора (включая входной контроль качества закупаемого сырья и материалов)
• Повышение уровня экономической безопасности

Аудит поставщиков позволяет Заказчику еще до начала размещения заказов получить объективную информацию о потенциальном партнере, оценить степень рисков, застраховать себя в дальнейшем от издержек и убытков, которые могут возникнуть в случае нарушений со стороны поставщика.