Когда скорость мышления выше скорости исполнения

Сегодняшний разговор с моим другом о подчиненных и их медлительности навел меня на размышления, напрямую связанные с моей предыдущей статьей Почему недоволен руководитель или задайте вопрос зеркалу.

Почему срываются сроки большинства проектов? Почему так расхожа фраза «Хотели, как лучше, а получилось, как всегда»? Почему мы частенько напланируем на день, а к вечеру, не сделав и половины, очень расстраиваемся?».

  Вот три причины этих явлений, о которых я хочу поговорить.  Как управлять временем. Негативный опыт.

 1. Желание все быстренько порешать

 Когда мы планируем, особенно, если это уже известные дела, нам кажется, что мы тут быстренько напишем, там быстренько переговорим, здесь нам быстренько отдадут документики... и мы счастливо, с чувством выполненного долга, завершим день.

 Находясь сама в такой роли, знаю насколько сложно оставаться объективной по отношению к себе. Ведь, даже обладая здоровым скептицизмом и самоиронией, недолго уверовать в свою гениальность. И тому есть основания. Потому что именно собственник в нужный момент нашел деньги и нужных людей, чтобы все это завертелось, и именно собственник поддерживает этот механизм, чтобы тот продолжал работать. Поддерживает, конечно же, как умеет, ибо нет в мире идеальных людей.

 Но вдруг оказывается, что быстренько написать не получается, потому что постоянно звонит телефон, кто-то приходит со срочным и важным вопросом. А на улице хорошая/плохая погода и когда смотришь в окно, теряешь чувство времени. И еще постоянно мысли в голову лезут, не относящиеся к делу (семья, выходные, планы на отпуск). В общем, времени на "быстренько написать" уходит раза в два больше, чем планировалось. Назовем эти «два раза» коэффициентом собственных обольщений. И очень хорошо, если дело зависит только от нас. Ведь предполагается, что мы, руководители, более продуктивны, чем обычные сотрудники. Так что, если в процесс написания вовлечен хоть кто-то менее квалифицированный, чем мы, можно смело увеличить количество необходимого времени еще вдвое.

 Делегирование полномочий и мотивация персонала

 Конечно, мы всегда опасаемся, что другой человек сделает работу хуже нас. Но третьего не дано – или идея совершенства, или развитие нашего бизнеса. Предположим, Вы выбрали второе. Тогда Вам следует понять, что значительно легче делегировать задачи с четко поставленными целями, т.е. описанным результатом, прописанным алгоритмом и стандартом качества исполнения. Теперь о самих исполнителях. Если мы их принимали на работу, опираясь на четкие критерии оценки кандидатов, и понимали, какую именно работу эти люди должны делать, проблем с делегированием у нас быть не должно. Если же сотрудник, по каким-либо причинам не соответствует необходимому квалификационному профилю, но при этом нам интересен – составляем план обучения и начинаем развивать его до необходимого уровня. При таком подходе, на каждом этапе развития сотрудника, будем иметь четкое понимание, что ему можно делегировать. Теперь о мотивации. Мотивация – это ежедневное внимание руководителя к своим подчиненным и поддержание в них желания работать всеми доступными ему средствами. В списке этих средств – ежедневная постановка задач и получение от сотрудника обратной связи о том, как именно он их будет выполнять. Сюда же входит обучение на рабочем месте, т.е. объяснение, как можно выполнить задачу, которую сотрудник сейчас выполняет, но лучше и быстрее. К мотивирующим мероприятиям относится и обсуждение результатов работы. Если вы это делаете конструктивно, то любой сотрудник чувствует, как он важен для компании, раз вы уделяете ему свое время. Собственно, руководитель – это не лучший исполнитель, а в первую очередь, организатор людей и процесса. И это не только необходимо помнить, но и стоит укоренять в головах руководителей.

 Казалось бы, решение проблемы лежит на поверхности. Тогда давайте будем консервативными - оценим время, необходимое на какое-либо дело, а затем умножим на коэффициент собственных обольщений. Но дело в том, что зачастую, если мы чувствуем, что времени достаточно, то начинаем откладывать начало процесса. Откладываем до того момента, когда времени остается впритык. 

 Для начала, не мешало бы изучить как именно и почему мы так поступаем. Может быть Вам просто не интересно делать некоторые вещи в определенный момент времени? Будьте гибче и лояльней к себе. Это время все равно пойдет на раскачку. Потратьте его с пользой. Вместо самопринуждения займите это время другими, не менее полезными делами.

 У каждого этот процесс свой. Важно, изучая данное явление, подойти к нему не как к личностной характеристике себя, а как, например, к рыночному спросу. Вы чувствуете разницу? Когда я корю себя за неорганизованность это не позволяет мне объективно оценить причины моего поведения и возможные варианты уменьшения его влияния на мою жизнь. Весь акцент будет на том, какая я плохая. Если же я подойду к этому вопросу, как к чему то отвлеченному, мне будет значительно легче проявить находчивость и найти способ либо повлиять на этот процесс, либо подстроиться под него. Такое вот творчество в обращении с собой.

 Как управлять временем. Типичные ошибки, внешние факторы. 2. Игнорирование факторов, которые от нас не зависят

 Все, кто живет в больших городах, знают, что днем у нас на дорогах пробки и время, необходимое на дорогу из одного конца города в другой, спрогнозировать крайне сложно. Почему же мы до сих пор продолжаем говорить друг другу «Буду через 15 минут» и приезжать через час, ссылаясь на пробки? Ответ лежит в области, описанной в пункте1. Так же мы поступаем, когда идем в какие-нибудь государственные инстанции. Я, например, знаю, что решение любого минимального вопроса в ЖЭКе займет полдня. И когда мне сотрудник говорит, что он утром быстренько заскочит в ЖЭК (банк, поликлинику) и опоздает на полчасика, я понимаю: будет к обеду.

 Есть еще момент с подчиненными, мы видим, что у этого человека быстро не получиться. Но как хочется верить! Ведь у нас-то получается. И когда нам говорят: «Получится», мы охотно верим, а потом сокрушаемся.

 Однажды я написала список факторов, которые от меня не зависят, но действие которых я привыкла игнорировать. Внушительный такой списочек получился. Повесила его на стену в прихожей и какое-то время он там висел, напоминая мне о реальности.

 Как управлять временем. Личное время и бизнес дела. 3. Простые человеческие радости.

 Мы планируем свой день, исходя из того, что будем постоянно заниматься делами. А если подруга позвонит? Полчаса как небывало. А пообедать? Еще часик. А если пообедать с хорошим другом, то может и полтора и два часа пройдет незамеченными. Да просто на чаепитие на рабочем месте уходит около 40 минут в день (пойти к чайнику, закипятить воду, налить чай и вернуться на рабочее место).

 А потом наше обольщение ведет к самобичеванию. И мы тратим немало времени еще и на это, совершенно неконструктивное действие.

 Эффективность лежит за пределами претензий к себе. Даже если вы потратили время на приятные дела, ничто не мешает с еще большей интенсивностью включиться в прерванный процесс и, не отвлекаясь на негативную саморефлексию, использовать оставшееся время по максимуму.

http://smartconsulting.ua/