Предотвращение потерь, как бизнес-стратегия ценой в 30% прибыли

Игорь Чумарин выступил на Конференции NonFoodMaster-2018 с докладом, посвященным теме предотвращения потерь, пояснил присутствующим, почему эта тема так важна и рассказал о возможных способах выявления и ликвидации изъянов в бизнес-процессах.

— Нашему агентству 18 лет и мы работали и продолжаем работать на разных рынках, в том числе и на рынках Украины в разных секторах Non-food, Food и DIY. Мы занимаемся консультированием, обучением, у нас большой опыт, который мы анализируем и можем о нем говорить.

Согласно нашим данным, в том числе и данным по Европе, можно увидеть, что в non-food в целом и в секторе DIY в частности процент потерь составляет в пределах 2% среднем. В других секторах он немного иной и может быть либо больше, либо меньше, и суть в том, что всего лишь 2% потерь мало кого-то беспокоят всерьез.

Что такое 2% потерь? Могли продать на 100 гривен товара, а продали на 98 гривен. Однако нужно помнить о том, что в среднем, если поставщик или ритейлер продает на 100 гривен условного товара и получает при этом, например, 40% дохода и несет постоянные расходы в сумме 30 гривен, то получается определенная прибыль, в нашем примере она равна 10 гривнам, либо 10%.

Что происходит дальше, если продавая товар на те же самые 100 гривен, компания несет еще минус 2% потерь в процессе? То есть, доход получается уже не 40 гривен, а 39, при тех же 40% доходности, при этом отнимаются те же 30% постоянных расходов и получается прибыль 9 гривен. Между 10 и 9 гривнами прибыли разница составляет минус 10%. То есть компания лишается 10% прибыли. Плюс если у компании еще 1 гривна недостачи и 1 гривна составляет режим обработки брака, то она приходит к простой модели — минус 30% прибыли.

А если добавить к этому еще штрафы за недопоставку, расходы на дополнительную разгрузку? Или покупатель не нашел на полке у ритейлера, нужный ему товар, и ушел к конкуренту? Все это нестандартные ситуации, с которыми нельзя смириться.

Все хорошо знают, какими могут быть источники потерь. Но как бороться с потерями? Какие выводы делаются зачастую? Чаще всего сотрудники безопасности решают, что нужно бороться с потерями от краж, якобы крадут покупатели или крадут сами сотрудники компании.

Но я должен вам сказать, что такая борьба бессмысленна. Если кража произошла, то она произошла несколько недель или даже несколько месяцев назад, и о ней становится известно только по результатам инвентаризации. При этом большая часть проблем или большая часть факторов, которые рождают потери, возникают и спровоцированы недостатками технологических процессов, включая процесс безопасности учета.

Искать того, кто украл, это, во-первых, ложный путь, во-вторых, безрезультатный и, в-третьих, ошибочный. И эта ошибка может стоить компании еще примерно 1,5% потерь, таковы средние бюджеты на безопасность.

Проблема состоит в том, что товар воспринимается как единое целое с точки зрения предотвращения потерь и безопасности. Но, на самом деле у товара есть две сущности: первая сущность физическая, то есть товар, это логистическая единица; вторая сущность информационная, то есть товар, это информационная единица. С точки зрения физических мер предотвращения потерь, нам нужна защита. И с точки зрения информационной единицы, — необходимо постоянное подтверждение корректности, поиск некорректности, выявление, идентификация и устранение изменений, то есть исправления, так называемая рекоррекция.

Тут есть еще один очень важный момент, это сличение и сопоставление физической и информационной единиц, ведь на самом деле они должны быть равны, физическая единица должна равняться информационный и наоборот.

Что первично информационная составляющая или физическое присутствие, количество, наличие товара? Информационная составляющая, и тут другого мнения быть не может, потому что не важно, сколько товара на складе, важно, сколько его числится в системе учета или в документе. Нужен контроль для предотвращения потерь, как раз выявление расхождений или просто постоянное сопоставление эти двух сущностей — это и есть контроль, процедура контроля.

И на самом деле есть масса специальных инструментов для предотвращения потерь, это темы для отдельных семинаров. Тут можно говорить о рисках во взаимоотношениях ритейлеров и поставщиков, о множестве моментов, связанных с потерями с точки зрения поставок, приемки, о претензиях, расхождениях, рекламации, корректности инвентаризации, навигации на складе и так далее. Но, если компания решит проблему с тремя-четырьмя важными аспектами, она добавит таким образом еще 30% прибыли.

Первый момент — показатель излишков, обычно, когда мы находим излишек, не важно, что у вас есть — склад или производство, не важно, кто вы — поставщик, дистрибьютор или ритейлер, если мы находим излишек, мы радуемся. А надо печалиться. На 100%, каково соотношение зачастую недостач по отношению к излишкам?  Пропорция 70 на 30 имеет оценку «хорошо», 80 на 20 — оценка «превосходно», 60 на 40 — «плохо».

Что показывает объем излишка не в деньгах, а именно в количестве позиций? Как минимум то, что в ваших технологических процессах заложено очень много способов его злоумышленного формирования, во-первых. Второе, низкий уровень операционного контроля деятельности, и третье, глубина проблем административных, учетных, процессных и технологических, — вот что показывает объем излишков. Поэтому, если бы я хотел быстро снизить недостачи, я бы работал с излишками.

Второй момент — скорость движения товаров. Чем быстрее движется товар, тем быстрее всего зарабатывается прибыль, это всем известная прямая связь. Тут, на самом деле, существует еще очень тесная связь с потерями, потому что даже если товар находится без движения, это означает только одно, — что он со временем со временем быстро или медленно, но приходит к своему фатальному финалу. То есть, чем медленнее движется товар, тем больше рисков потерь. Это фундаментальные основы логистики.

Во-первых, растёт стоимость товарных запасов, если вчера заимствовали средства на приобретение какого-то товара для его продажи 100 гривен, то завтра этот товар будет стоить 101 гривну, послезавтра 102 и так далее. Стоимость заимствования растет, ресурсы не дешевеют, отсрочка уходит.

Не секрет, что товар удерживает пространство. Это понятие логистическое, если товар находится на складе, либо коммерческое пространство, если это полка магазина. Это место, за которое вы платите, так или иначе.

Сокращаются сроки годности, ухудшается качество товара, плесневеет, ржавеет и так далее. Для того, чтобы его продать, вы должны предпринять дополнительные усилия и потратить на это дополнительные ресурсы.

Почему увеличивается криминальные риски? Все очень просто, чем медленней движется товар, тем реже он проходит точки контроля. Это означает, что он либо осенью их проходит, либо проходит их очень редко, если мы говорим, допустим, об инвентаризации ячеек хранения, которая где-то раз в полгода происходит.

И, кстати говоря, вот ответ на вопрос, какие компетенции должны быть у специалистов по предотвращению потерь, или в нашей терминологии, у специалистов по безопасности:

• должны быть самые быстрые, какие только возможно, технологии работы с товаром;
• товар должен двигаться с минимальным количеством остановок;
• товар должен двигаться по кратчайшим путям и траекториям;
• товар должен разукрупняться на последних этапах движения;
• должны отсутствовать операции, не добавляющие ценности;
• должны отсутствовать, либо не применяться контрольные процедуры, которые тормозят товародвижение. 

Третий момент — система учета или система управления товародвижением. Парадокс в том, что мы не всегда можем доверять своим IT-проектам, но мы ежедневно пользуемся с цифрами, которые система генерирует. Давайте остановимся на пунктах, по которым необходимо провести экспертизу наших систем учета:

• не все операции, не все транзакции обрабатываются;
• транзакция обрабатываются не полностью, ошибочно заложены алгоритмы; - заложены ошибочные параметры и коэффициенты;
• доступна несанкционированная модификация данных в базе;
• возможность создания и проведения документов «задним числом»;
• проводки за чужой центр ответственности и контрагентов;
• односторонние проводки без подтверждения и санкционирования; - правки в документах прошедших периодов;
• манипуляции логическими складами и виртуальными контрагентами;
• возможность корректировки остатков из офиса или других внешних подразделений;
• товар числится «нигде». 

Это должно быть стандартом, не может быть одного контура учета, есть товарный учет, есть бухгалтерский. Есть товары на складе и их информационные единицы в бухгалтерии, и они не связаны между собой, или связаны, но через шлюз, через точку соприкосновения, через точку контроля.

И последний четвертый момент — потери, это результат всех недостатков и изъянов. Проблемы риска, которые есть в бизнес-процессах на сегодняшний день, в технологических процессах, это как некая условная ДНК, — одна хромосома повреждена, весь организм слабый. Эти все недостатки и изъяны нужно идентифицировать и устранять. Это бесконечная работа, но только она может привести к тому, что риски, которые завтра могут привести к потерям, нужно находить сегодня и устранять.

Источник:trademaster.ua