З яких документів складається особова справа працівника?

Облік кадрів ведеться на всіх підприємствах незалежно від форми власності, які мають право самостійно приймати/звільняти працівників.

Організація обліку кадрів покладається безпосередньо на відділ кадрів, але за його відсутності такі обов’язки можуть покладатися й на інших відповідальних працівників.
Для оформлення особової справи працівника слід чітко визначитись, з яких саме документів вона складатиметься. Особова справа — це сукупність певних документів, які містять найповніші відомості про працівника та підлягають оформленню після прийняття працівника на роботу. Оформлюються вони на всіх працівників підприємства, в т. ч. сумісників, термін їх зберігання становить 75 років.
Оскільки порядку ведення особових справ для підприємств недержавної форми власності не встановлено, роботодавець має право самостійно вирішити, в якій формі вести особові справи працівників на підприємстві.
Натомість згідно зі ст.493 розділу І Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. № 578/5, до особових справ належать:

•  заяви працівника про прийняття на роботу, переведення, звільнення тощо;
• анкети;
•  автобіографії;
•  копії та витяги з наказів про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк;
•  копії особистих документів;
•  декларації держслужбовців;
•  характеристики;
•  листки з обліку кадрів.

Після отримання всіх необхідних документів (на думку підприємства) можна розпочинати оформлення особової справи. При цьому слід звернути увагу на копії документів, які мають бути задовільної якості й на кожній з яких має бути проставлений підпис працівника (тобто його підтвердження достовірності документа).

Джерело : Журнал "Кадровик України"