Правила побудови карти процесу

Побудова карти процесу може бути легкою та ефективною, якщо дотримуватися кількох елементарних правил — і неважливо, що ви використовуєте: діаграми «swim lane», або прості блок-схеми.

Название.

Всегда пишите название, чтобы объяснить, о чем ваш процесс.

Формат названия.

Название должно быть в формате «глагол — имя существительное». Например, «оформить заказ на поставку», «задокументировать бизнес-процесс», «построить карту процесса». Если «перевернув» название, вы получаете выход процесса, то название составлено правильно: «заказ на поставку оформлен», «бизнес-процесс задокументирован», «карта процесса построена».

Выход процесса, соответствующий требованиям заказчика.

Каждый процесс должен содержать выход, который удовлетворяет требованиям заказчика, т.е. что именно процесс делает для заказчика?

Владелец процесса.

Кто ответственен за процесс и его выходы?

Уровни.

Изучение верхнего уровня процесса без знания элементарных работ — это пустая трата времени. Обычно уровни работ относят к так называемому «уровню 3». Но для практического изучения процесса следует начинать именно с него.

Работы.

Название работ должно быть в форме «глагол — имя существительное»: ввести данные заказа на поставку, прочитать методические рекомендации Visio.

Роли.

Если вы начинаете говорить об отделах или филиалах, значит, вы взяли слишком высокий уровень и должны разобраться, кто что делает.

Старт.

У каждого процесса должна быть точка начала. Их может быть несколько. Обычно процесс начинает (или заканчивает) потребитель.

Инструменты.

Определите все, что нужно для выполнения работы, например, формы и т.д.

Системы.

Определите, какие используются системы, автоматизированы ли они или требуют ручного ввода.

Блоки.

Чтобы отобразить хорошую карту процессу, вам нужны блоки начала, конца, работ и принятия решений. Не нужно выбирать непонятные блоки, которые никто не узнает.

Аудитория.

Подумайте, кто должен отображаться на карте. Проверьте себя: любой участник процесса должен посмотреть на карту и понять ее.

Поток.

Вы должны построить логическую последовательность процесса.

Петли.

Задавайте себе вопрос: «Что если она пойдет не так?» для каждой работы. Если работа пойдет не так, какие будут последствия и куда возвращается процесс?

Распространенные ошибки:

• Исключение клиента из карты.
• Использование аббревиатур или жаргонных слов.
• Использование блоков, обозначающих работу, для начальной и конечной точек процесса.
• Большое количество примечаний. Делайте акцент на понимании карты процесса.
• Создание «swim lane» для систем или других базовых элементов, которые не являются исполнителями.
• Документирование только «позитивного сценария», когда все идет хорошо. Документируйте все возможные варианты, иначе можете пропустить ключевую информацию.
• Большое количество перекрестных линий. Как показывает практика, ключевой элемент в понимании диаграммы — это длина линии, а не пересечение ее другой линией.
• Неиспользование цветов. Цвета помогают быстро создать легко различимые категории карты процесса. Про цветовое выделение информации более подробно написано в нашей статье «Как визуализация помогает контролировать рабочие процессы».

Больше информации на сайте: https://bpi-group.com.ua/