Процеси, процедури та робочі інструкції — у чому відмінності?

Скільки людей ви не попросили б пояснити різницю, швидше за все, стільки б різних відповідей і отримали. А якщо додати ще й «робочу інструкцію»...

Работая над совершенствованием бизнес-процессов и процедур, необходимо определить их приоритетность. Легче всего разобраться в процессах и процедурах по уровню детализации информации. Процессы описываются без особой детализации и действуют в разрезе разных функций организации, в то время как процедуры содержат детальную информацию. По сути, все они, конечно, связаны между собой.Процедуры - это детализированные шаги процесса. Итак, в чем же основная разница между процессами, процедурами и рабочими инструкциями? Процессы кросс-функциональны и определяют, что и кем сделано. Они обычно изображаются в виде таких диаграмм, как дерево принятия решений или диаграмма потока, где выполненная работа представлена в виде логически взаимосвязанных шагов или «действий». Про один из наиболее распространенных методов документирования процессов — картирование — вы можете прочитать в нашей статье «Правила картирования процессов». Процессы должны всегда иметь начальное и конечное события, в последнем достигается определенный результат. Все процессы направлены на достижение результата, удовлетворяющего потребителя. Характеристики процесса:

• Кросс-функциональность.
• Начальное событие.
• Взаимосвязанные действия.
• Достижение определенного результата.
• Результат, удовлетворяющий потребителя.

Процедуры определяют, как выполнена работа. Обычно они задокументированы в виде последовательных шагов с детальным описанием того, как должна быть выполнена работа и кто ответственен за ее выполнение. Характеристики процедуры:

• Письменные инструкции для дополнения действий процесса.
• Обычно написаны в виде шагов и действий с указанием ответственных должностей.

Рабочая инструкция — это часть процедуры. Различия их в том, что рабочая инструкция обычно описывает как что-то делать для одной должности, а процедура может содержать инструкцию для нескольких разных должностей организации. Характеристика рабочей инструкции:

• Рабочая инструкция более детализирована.
• Обычно описана в виде шагов или действий.

Следующий вопрос: «Как следует их использовать?» Ответ прост: «Вместе» Процессы — отличное средство для быстрого отображения деятельности в легко понимаемой форме, но низкий уровень детализации не позволяет персоналу пользоваться ими для выполнения каждодневной работы. В этом случае нужны процедуры.Так, персонал сможет видеть все составляющие процесса, пока им не понадобится более детальная информация для выполнения своей работы. Рабочая инструкция используется аналогичным образом, но в ней содержится информация о работе только одной должности. Хорошее описание процедур сводит на «нет» потребность в рабочей инструкции.

Больше информации на сайте: https://bpi-group.com.ua/