Створення вакансії

На основі порівняння плану людських ресурсів з персоналом, зайнятим в організації, визначаються вакантні посади, які належить заповнити.

Як ми вже згадували в попередній статті, успішне функціонування будь-якої організації в значній мірі залежить від її здатності підібрати необхідних працівників. В основі підбору персоналу лежить процес планування людських ресурсів - визначення коли, де, скільки і якої кваліфікації співробітників буде потрібно організації. На основі порівняння плану людських ресурсів з персоналом, зайнятим в організації, визначаються вакантні посади, які належить заповнити.

Якщо вакансії існують, починається процес набору персоналу, який складається з декількох стадій - деталізації вимог до вакантного робочого місця і до кандидата на його заняття, підбору кандидатів, відбору кандидатів і, власне, прийому на роботу. У даній статті розглядається частина цього процесу, що включає аналіз вакансії, обробку вакансії, методи формалізації вимог до кандидата на зайняття вакансії.  

При виникненні потреби в персоналі необхідно організувати його набір. Однак перш, ніж набирати персонал, треба створити в організації вакансію. Під створенням вакансії не варто розуміти формальне введення клітинки в структурі і рядки в штатному розкладі, як роблять інші керівники. Необхідно зрозуміти, кого і навіщо треба підібрати, за якими критеріями відбирати кандидатів. Тому до відкриття вакансії треба провести її детальний аналіз.

Деталізація вимог до вакантного робочого місця і до кандидата на його заняття

Аналіз вакансії

При аналізі вакансії необхідно дати відповіді на наступний набір питань:

1. Чи можна обійтися без цієї вакансії, розподілив роботу між іншими співробітниками?

2. Яке очікуване завантаження посади (трудомісткість робіт)?

3. Яке найменування посади?

4. Кому підпорядковується посада і в який підрозділ входить?

5. Які цілі посади?

6. Які функції посади?

7. З ким взаємодіє посада?

8. Які вимоги до кваліфікації кандидата на посаду?

9. Якими можуть бути встановлені зарплата та інші складові компенсаційного пакету для цієї посади?

Відповіді на частину з цих питань фактично становлять опис посади (якщо таке ще не було складено до виникнення даної вакансії). Питання про зарплату і складові компенсаційного пакета повинно вирішуватися виходячи з цінності посади для організації, з урахуванням її ринкової вартості.

Обробка вакансії

В ході обробки вакансії для організації підбору кандидатів вирішуються перераховані нижче завдання:

1. Розробити вимоги до кандидата на зайняття вакансії

2. Підготувати рекламу вакансії (оголошення про роботу) і поширити її

3. Включити вакансію в штатний розклад

4. Підготувати зміни планів роботи

5. Підготувати зміни бюджету

6. Підготувати набір тестів для кандидатів

Розглянемо докладніше деякі з перерахованих завдань.

Вимоги до кандидата на зайняття вакансії

Прийом на роботу повинен починатися з детального визначення того, хто потрібен організації. На жаль, саме на цьому етапі дуже часто припускаються помилок, за які доводиться розплачуватися протягом довгого часу. Більшість керівників, особливо в тих організаціях, де служби управління персоналом слабкі, не обтяжують себе формалізацією вимог до кандидатів, вважаючи це зайвою витратою часу. Справді, навіщо визначати вимоги до кандидатів на посаду фінансового директора (програміста, продавця, водія), якщо "я сам був фінансовим директором (програмістом, продавцем, водієм), та й зараз керую ними. Я точно знаю, що мені потрібно" . На жаль, такий підхід до тривалого процесу за участю значної кількості людей, яким є підбір персоналу, веде до плачевних результатів.

Формалізація вимог до кандидатів є обов'язковою умовою будь-якого серйозного відбору, а найбільш поширеною формою такої формалізації є сьогодні підготовка вже розглянутого вище опису посади - документа, що описує основні функції співробітника, який займає дане робоче місце. У сучасних компаніях опис посади, як правило, готується службою персоналу спільно з керівником підрозділу, в якому існує вакантна посада: фахівці служби персоналу привносять своє знання процесу створення цього документа, лінійний керівник - вимоги до конкретного робочого місця.

Опис посади, як уже було відзначено вище, містить перелік основних функцій, які повинен виконувати працівник, котрий обіймає цю посаду. Тому при використанні опису посади для оцінки кандидатів на заміщення вакантної посади фахівець повинен визначити, наскільки даний кандидат здатний виконувати ці функції. Зробити це досить складно, особливо для людини, яка не знайома зі специфікою роботи на вакантній посаді.

Щоб полегшити процес підбору кандидатів, багато організацій стали створювати (як додаток до описів посади, а останнім часом іноді і замість них) документи, що описують основні характеристики, якими повинен володіти співробітник для успішної роботи на даній посаді - кваліфікаційні карти і карти компетенцій (портрети або профілі ідеальних співробітників).

Кваліфікаційна карта (готується спільно керівником підрозділу і фахівцями з людських ресурсів на основі опису посади)  являє собою набір кваліфікаційних характеристик (загальна освіта, професійна освіта, спеціальні навички - знання іноземної мови, володіння комп'ютером, керування вантажним автомобілем і т. д.), якими повинен володіти "ідеальний" співробітник, котрий обіймає цю посаду. Оскільки в ході відбору визначити наявність кваліфікаційних характеристик значно легше, ніж наявність здібностей виконувати певні функції, кваліфікаційна карта є інструментом, що полегшує процес відбору кандидатів. Використання кваліфікаційної карти дає також можливість структурованої оцінки кандидатів (по кожній характеристиці) і порівняння кандидатів між собою. Разом з тим цей метод зосереджується на технічних, значною мірою формальних характеристиках кандидата (його минулому), залишаючи осторонь особистісні характеристики і потенціал професійного розвитку.

Карта компетенцій (портрет ідеального співробітника) дозволяє подолати цей недолік і полегшує роботу співробітників служби персоналу, зайнятих прийомом на роботу. Компетенції являють собою особистісні характеристики людини, його здатність до виконання тих чи інших функцій, набір типів поведінки і соціальних ролей, як, наприклад, орієнтація на інтереси клієнта, вміння працювати в групі, оригінальність мислення. Підготовка карти компетенцій вимагає спеціальних знань і, як правило, здійснюється за допомогою професійного консультанта або спеціально навченого співробітника служби персоналу. Найважливішим доповненням карти є опис компетенцій, тобто детальне пояснення кожного штриха портрету ідеального співробітника. При оцінці кандидата карта компетенцій використовується так само, як кваліфікаційна карта - компетенції кандидата порівнюються з компетенціями ідеального співробітника.

Як правильно розробити кваліфікаційну карту, карту компетенцій та заявку на вакансію детально вивчається в школі для спеціалістів з персоналу «HRM-Бізнес-партнер» Наталії Дзюби.

А в наступній статті ми продовжимо тему підбору персоналу и докладно розглянемо методи залучення кандидатів.