Чек-лист для эффективного проведения совещаний

Для того, чтобы совещания не превращались в формат «Давайте поговорим», можно использовать удобный чек-лист с вопросами самопроверки состояния дел по служебным совещаниям.

Хочу поделиться с Вами информацией,

которую можно использовать при анализе, оценке и  совершенствовании совещаний.

Для того, чтобы совещания не превращались в формат

«Давайте поговорим»,

можно использовать удобный чек-лист с вопросами самопроверки состояния дел по служебным совещаниям.

Вам необходимо просто честно ответить на эти вопросы: 

1. Организация совещаний

• Планируется ли график проведения совещаний на период
• Существует ли регламент совещаний?
• Ознакомлены ли участники с графиком совещаний?
• Определен ли заранее состав участников совещаний?
•  Разработан ли формат повестки дня и протокола совещаний?

2. Подготовка совещаний 

• Участники заблаговременно предупреждаются о совещании
• Повестка дня заблаговременно направляется участникам
• Отчетные материалы заблаговременно рассылаются участникам
• Ответственные готовят отчеты в письменном виде
• Подготовка и оснащение комнаты совещаний проверяется

3. Проведение совещаний

• Порядок рассмотрения повестки дня соблюдаетс
• Учитывается ли время по темам повестки дня?
• Участники совещаний корректны и выслушивают друг друга
• Ответственные и выступающие всегда предлагают решения
• Участники на выяснение личных отношений в дискуссиях не переходят

4. Завершение совещаний 

• Протокол подготовлен и согласован на текущем совещании
• Что делать по протоколу после совещания, всем понятно
• Совещание проведено в рамках планового времени
• Повестка дня и участники следующего совещания определены

5. Контроль совещаний

• Протокол утвержден и разослан заинтересованным лицам
• Поручения своевременно доведены до исполнителей
• Отчеты по исполнению своевременно направляются секретарю
• Причины неисполнения поручений устанавливаются и обсуждаются
• Ход исполнения поручений всегда контролируется
• Исполнительская дисциплина оценивается и выводы делаются

6. Анализ совещаний 

•  История рассмотрения вопросов совещаний анализируется
•  Затраты времени по темам совещания анализируются
•  Материалы из Базы Данных совещаний используются в работе
• Статистика используется участниками совещаний
• Трудозатраты участников совещания анализируются

Рада способствовать Вашему стремлению профессионально руководить людьми и бизнесом!

Звоните! Пишите! Приходите!

Желаю Вам Успешного Бизнеса!  

Галина Зимина,
Учредитель и директор консалтингового центра ШАУЗ,
Системный консультант-тренер, Коуч