Професія офіс-менеджер

Професія офіс-менеджера з’явилася порівняно недавно. Раніше людей такої професії називали «адміністратор», але зі зміною бізнесу спеціальність офіс-менеджера набула нових рис.

Часто офіс-менеджерів плутають з секретарем, менеджером з персоналу та адміністратором. Часто офіс-менеджер виконує і ті й інші функції, але лише частково. Найбільшою ж роботі офіс-менеджера притаманні дещо інші якості.

Офіс-менеджер — фахівець, що займається управлінням всіх офісних служб, координацією їх роботи, постачанням офісу необхідними витратними матеріалами. Підпорядковується безпосередньо генеральному директору або заступнику директора з персоналу, іноді — керівнику відділу з персоналу.

Професійні обов’язки офіс-менеджера:

• курирування роботи всього офісу;
• координація роботи всіх офісних служб (секретарів, кур’єрів, адміністраторів, водіїв, технічних працівників тощо);
• ведення ділової кореспонденції;
• розподіл дзвінків;
• зустріч відвідувачів;
• адміністративно-господарська підтримка всіх співробітників офісу;
• робота з первинною бухгалтерською документацією в програмі 1С;
• підготовка накладних, рахунок-фактур;
• списання матеріалів;
• ведення діловодства, підготовка різних звітів;
• ведення офісних витрат, документообігу оплат;
• організація свят та інших корпоративних заходів;
• забезпечення чистоти і порядку в офісі;
• аналіз діяльності постачальників — це вимога діє не у всіх компаніях;
• ведення звітності по відпустках, відгули і надурочних годинах — вимога не для всіх компаній;
• оформлення віз, запрошень, реєстрацій для іноземних співробітників — це вимога частіше пред’являються у великих російських компаніях, особливо — будівельних та страхових;
• ведення ділової кореспонденції іноземною мовою — це вимога іноземних або великих російських компаній;
• обов’язки перекладача — така вимога пред’являється лише в західних компаніях.

Це основні обов’язки офіс-менеджерів, але як кажуть представники кадрових агентств, в різних компаніях, крім перерахованих вище функцій, до офіс-менеджерам пред’являються різні вимоги. У західних компаніях, найчастіше, офіс-менеджер поєднує в собі функції: господиня офісу + секретар + особистий помічник і по суті прирівнюється до посади — адміністративний директор компанії.

Необхідна освіта:

частіше потрібна вища, але в невеликих компаніях це може бути середньо-спеціальна;
у зв’язку з тим, що мало де готують саме офіс-менеджерів, більшість компаній віддає перевагу фахівцям з гуманітарною освітою — філологічним, журналістським, в області PR, іноді — економічним;
вітається, додатково до вищої освіти, — закінчення спеціалізованих курсів;
вітається закінчення додаткових курсів по знанню ПК (Word, Exсel), знання 1С;
знання іноземної мови — у західних компаніях це обов’язкова вимога.

Вимоги до офіс-менеджеру:

• організаторські здібності;
• самостійність у прийнятті рішень;
• вміння розподіляти обов’язки між персоналом;
• комунікабельність;
• гнучкість;
• терплячість;
• тактовність;
• пунктуальність;
• сумлінність;
• діловий етикет.

В "Інституті секретарів" проводиться тренінг "Офіс-менеджмент по-новому", який допомагає удосконалити свої знання про професійну компетентність офіс-менеджера в наступних сферах: комунікація, імідж, управління персоналом, організація роботи офісу, підготовка корпоративних заходів, діловий етикет.                                                                   Ми зможемо навчити кожного як на рівні початківця, так і розвивати Вас на професійному рівні.По закінченню кожен учасник отримає сертифікат по закінченню.

Будемо раді знайомству з вами!!!