Несколько аспектов адаптации. Сложно найти, легко потерять

Елена Роздорожная - директор по персоналу ООО «ЕСУ», преподаватель курса HR Universe IT, о адаптация нового сотрудника, системе адаптации в компании и ее инструментах.

Что такое адаптация?

Давайте разберемся, что же такое адаптация и для чего она нужна в любой, даже самой маленькой компании. Основная цель адаптации – это снижение издержек предприятия. За счет чего мы их, снижаем показанов таблице.

• Новичок скорее входит в должность и быстрее выходит на необходимый для компании уровень производительности. То есть быстрее начинает отрабатывать свою заработную плату, которую мы выплачиваем ему уже с первого рабочего дня.
• Уменьшается количество ошибок, связанных с освоением функциональных обязанностей.
• Сокращение уровня текучести кадров

а) снижается количество сотрудников, не прошедших испытательный срок;

б) снижается количество сотрудников, покинувших компанию в течение первого года работы.

 Можно выделить ряд этапов адаптации нового работника:

• до начала работы нового сотрудника в организации;
• вводный: первый день работы в компании;
• ознакомительный: первая неделя работы;
• вхождение в должность: три месяца;
• оценочный: за две недели до конца испытательного срока;
• заключительный: за три дня до окончания испытательного срока.

Когда же начинается процесс адаптации? На мой взгляд, он начинается задолго до выхода сотрудника на работу, еще с организации рабочего места. Да, коллеги, очень важно, когда ты приходишь в новую компанию, увидеть, что тебя здесь ждали и готовились. Это же просто: чистый стол, пустые ящики (без бумажных завалов от уволившегося сотрудника), компьютер с чистой клавиатурой (не все работодатели вспоминают об этом!), набор  необходимых канцтоваров.

Покажите новичку, что вы подготовились: положите на его новое рабочее место блокнот, ручку, папку, футболку с корпоративной символикой. Если на новом рабочем месте будет картонная табличка с именем и фамилией новичка, то вы достигнете двойного эффекта: во-первых, всем приятно видеть на табличке свое имя, а во-вторых, коллегам в отделе будет проще запомнить нового сотрудника.

Выгоды от правильно построенной системы адаптации в организации

Выгоды для компании

1. Снижение уровня текучести персонала
2. Создание механизма оценки профессиональных, управленческих компетенций сотрудника и его потенциала по итогам работы в первые месяцы
3. Выявление недостатков существующей в компании системы подбора
4. Возможность планирования карьеры нового сотрудника на один–два года
5. Развитие управленческих компетенций наставников и линейных руководителей
6. Повышение лояльности сотрудников к компании

Выгоды для сотрудника

1. Получение полной информации для эффективной работы
2. Снижение уровня  чувства неопределенности, внутреннего беспокойства
3. Повышение удовлетворенности работой и развитие позитивного отношения к компании-работодателю в целом
4. Освоение основных норм корпоративной культуры и правил поведения
5. Выстраивание схем взаимодействия с коллегами
6. Получение обратной связи от непосредственного руководителя по итогам испытательного срока

Вводный этап

Итак, заявление о приеме на работу написано, все необходимые документы заполнены и подписаны, наш новичок полон желания начать свою трудовую деятельность в новой компании.

Первое, с чего я рекомендую начать, – это вводный тренинг. В разных компаниях он называется по-разному: welcome-тренинг, тренинг для новичков… но его суть и цель одна. Мы должны ознакомить нового работника с правилами поведения в организации, нашей корпоративной культурой, рассказать о миссии и ценностях, познакомить с организационной структурой, рассказать о топ-менеджменте компании, времени обеда, перерывах на кофе, системе обучения и оценки, познакомить с дресс-кодом.

Завершающим этапом такого тренинга для новичка является экскурсия по компании. Необходимо провести сотрудника по офису, показать, где находятся гардеробная комната, комнаты для переговоров, кухня и другие места общественного пользования. Необходимо представить его коллегам и показать рабочее место.

Ознакомительный период

Это первая неделя работы сотрудника – самый насыщенный период с точки зрения  получения информации тем человеком, который к нам пришел. Каким же образом новичку лучше всего получить информацию? Это могут быть инструктажи, встречи с руководителями, ключевыми сотрудниками, с которыми новичок будет взаимодействовать в дальнейшем. Это работа с документами: регламентами, процедурами, с базами данных, с внутренним порталом компании, работа по адаптационному плану. Менеджеру по персоналу совместно с непосредственным руководителем необходимо составить план адаптации нового сотрудника.

План адаптации должен включать:

• список документов для ознакомления;
• задачи на период испытательного срока;
• календарный план вводных тренингов;
• календарный план встреч с руководителем для контроля прохождения адаптационного периода.

Вхождение в должность

Это самый большой этап. И чаще всего его занимает профессиональное обучение. Сотрудник обучается в ходе работы, во время взаимодействия со своим наставником, коллегами.

Обычно за введение в должность отвечает непосредственный руководитель новичка или же назначенный им наставник

План адаптации должен включать:

• обучение сотрудника, передача знаний, технологий и бизнес-процессов, которые необходимы для успешной и эффективной работы в команде;
• введение в коллектив;
• рассказ о существующих в компании неформальных правилах;
• эмоциональная поддержка нового сотрудника.

В этот период очень эффективно проведение обучающих тренингов. Как правило, это тренинги по продуктам/услугам, которые реализует компания, тренинги по бизнес-процессам и технологиям, ознакомительные тренинги с работой различных подразделений. Проводя их, мы достигаем сразу нескольких целей:

• новичкам легче воспринять новую для них информацию, у них есть возможность задать воп- росы опытным сотрудникам;
• повышение статуса работников, читающих вводные тренинги;
• у сотрудников, которые проводят тренинги, есть возможность отрабатывать и шлифовать презентационные навыки.

После таких тренингов хорошо организовать экскурсию на производство или в шоу-рум. Необходимо закрепить информацию, полученную на тренингах. И своими глазами увидеть, что же делает компания.

Оценочный и заключительный период адаптации

Очень часто компании совмещают испытательный срок и адаптационный период. Поэтому и окончание адаптации приурочивается к окончанию испытательного срока.

Мы должны подвести ито ги, некую черту при окончании испытательного срока. Нам важно понимать, как работает сотрудник, доведена ли до него вся необходимая информация, как он выполняет свои непосредственные обязанности.

Период оценки обязателен. Для подведения итогов будет достаточно беседы между сотрудником и его непосредственным руководителем. Это время для диалога. Новичку важна обратная связь от руководителя о том, что у него получается, а что не очень. Чему необходимо уделить больше внимания, каковы дальнейшие ожидания ру ководителя от работы сот рудника. Такой разговор – это возможность задать вопросы руководителю.

Коллеги, не забывайте, что адаптировать нужно аб солютно всех работников, на всех должностях.

У многих менеджеров по персоналу сложилось мнение, что чем выш е должность, тем меньше нужно уделять внимания новичку на этой должности. Внимание! Топ-мен еджеров тоже нужно адаптировать. Чем выше должность, тем существеннее могут быть потери компании при неправильной адаптации!

Хочу остановиться еще на одном аспекте. Если сотрудник переходит на другую должность в рамках одной компании, то его тоже необходимо адаптировать к новой должности. В этом случае период адаптации будет значительно короче, но адаптационный план и обратная связь от руководителя – это обязательные этапы.