Ассистент руководителя. Каким нужно быть

Хотите узнать какими основными и обязательными природными качествами должны обладать помощник руководителя.

Каким должен быть хороший ассистент( помощник) руководителя?

Основные и обязательные природные качества, которые должны присутствовать у помощника руководителя это : коммуникабельность, стрессоустойчивость, ответственность, находчивость, работоспособность. Это те качества, которые очень сложно наработать. Personal assistant, как сейчас стало модно называть личных помощников, должен уметь сочетать в себе множество различных, не только профессиональных качеств. Стрессоустойчивость, ответственность, организованность, преданность, работоспособность, коммуникабельность — всеми этими качествами обязательно должен обладать помощник. А вот исполнительность, вернее, «исполнительность плюс инициативность» является наиважнейшим качеством хорошего помощника. Причем,  исполнительность выражается, прежде всего, в желании получать задания и выполнять их в установленные сроки. Руководитель грамотно и четко ставит перед своим подчиненным задачи, а помощник, будучи хорошим исполнителем, решает их, зачастую самостоятельно принимая какие-либо решения. Так-же хороший ассистент должен  уметь качественно выполнять свои обязанности, управлять большими информационными потоками и корректно обращаться с конфиденциальной информацией, быть проактивным( уметь предвидеть потребности руководителя, с полуслова понимать своего босса). Так-же нужно знать и использовать навыки тайм менеджемента, техники ведения переговоров, навыки эффективных коммуникаций, знания психологии людей, навыки управления стрессом. И т.д и т.п.

Что является наиболее трудным в работе помощника? Как нужно справляться  с этими трудностями?

 В процессе любой трудовой деятельности приходится сталкиваться с определенными трудностями. Это рабочие моменты — от них никто не застрахован. Но из общей массы трудностей  хотелось бы  выделить две. Первая связана с той мерой ответственности, которую приходится нести при выполнении той или иной задачи. Не всегда просто найти ту грань между «сделать чуть больше», а это значит, принять самостоятельное решение вместо руководителя, и «сделать чуть меньше», то есть лишний раз нагрузить своего босса работой, с которой фактически можешь справиться сама. В таком случае важно правильно суметь проанализировать задачу, ее результат и не допускать ошибок при ее выполнении.

Вторая — это сочетание в себе способности быть хорошим подчиненным своего начальника и умение правильно ( пусть и не напрямую управлять другими людьми. Я глубоко убеждена, что для личного секретаря очень важно и полезно иметь возможность руководить самому. Это хороший шанс получить собственный управленческий опыт, возможность лучше понимать собственного руководителя. В конечном итоге все это серьезно поднимает профессиональную ценность такого помощника. С другой стороны, анализируя свои взаимоотношения с начальником, ты получаешь некоторую помощь, подсказку в выстраивании взаимоотношений с твоими сотрудниками и  подчиненными.

 Итак, что же самое главное в работе помощника руководителя?

Самое важное в работе помощника — это умение держать все под контролем. Порядок в работе помощника значит порядок в работе руководителя. Очень важно быть организованным и собранным. Четко вести календарь всех дел( а это тайменеджмент), не бояться лишний раз уточнить у начальника( техника ведения переговоров), если вы чего-то не поняли, ведь от многих нюансов зависит и результат выполнения задачи. Безусловно, научиться грамотно расставлять приоритеты — это очень важно. Все свои задачи можно делить  на четыре составляющие: задачи бизнеса, личные просьбы руководителя, непосредственно секретарские обязанности и решение вопросов на перспективу. А это своеобразная рамка Эйзенхауэра( только в перспективе работы ассистента).  Таким же образом мы работаем со срочными задачами. Конечно, сначала очень сложно понимать, какие задачи нужно ставить на первый план, а какие можно оставить на потом. Но все приходит с опытом и знаниями. По мере вовлечения в бизнес-процессы компании, выстраивания эффективных взаимоотношений с  руководителем- можно научиться  расставлять приоритеты. Все, просьбы руководителя, и личные, и те, что касаются непосредственно бизнеса компании, я всегда нужно ставить  на первый план, отдавая им приоритет перед непосредственными обязанностями секретаря (встреча гостей, прием звонков, подготовка необходимой документации) и задачами на перспективу (это те задачи, которые вы  лично ставите  перед собой, которые не требуют скорейшего их решения).

И еще важный нюанс.  Помощник — человек, который всегда под рукой и на котором подчас очень удобно выместить злобу. Как вести себя в моменты, когда попадаешь под горячую руку раздраженного шефа? В таких напряженных ситуациях старайтесь  более старательно и быстро выполнять свою работу, ведь малейшие оплошности могут еще больше вывести руководителя из себя. Не помешает лишний раз предложить руководителю чай или кофе, просто поинтересоваться, нужна ли моя помощь.

 И еще хочу отметить, что если вы по-настоящему не уважаете своего руководителя, то ваши взаимоотношения будут неэффективны и, как следствие, работа будет приносить только негативные эмоции.

 Нужно помнить: руководитель всегда прав! Ведь работа помощника и заключается в том, чтобы помнить многие вещи вместо руководителя, держать под контролем все мелочи, которые он просто может забыть.

Очень важно всегда помнить  Как «держать лицо», как всегда быть офисным «солнышком» когда у Вас упадок сил, сезонная депрессия и все буквально валится из рук? Ведь помощник не имеет права находиться в унылом состоянии? Всегда стараюсь в такие моменты сконцентрироваться на работе, а не углубляться в личные проблемы. Есть рабочие техники и методики, которые позволяют максимально быстро привести себя в форму, найти силы для выполнения работы, быть источником вдохновения для всех сотрудников и надежной поддеркой для шефа. Об этом и о многом другом можно узнать на нашем тренинге, который пройдет 1 и 2 апреля.