Профиль должности системного администратора

Задача системного администратора построить такую систему, работать с которой сможет любой человек. Сделать её понятной. Или задокументировать. Клиентоориентированной. Что мы понимаем под работой системного администратора?

«Задача системного администратора построить такую систему, работать с которой сможет любой человек. Сделать её понятной. Или задокументировать. Когда в списке задач появляется непосредственная работа с конечным пользователем, системный администратор осваивает компетенцию «клиенториентация».

Что мы понимаем под работой системного администратора?  

Давайте заглянем в словарь:

Системный администратор (англ. system administrator — дословно «управляющий системой»),  администратор информационных систем — сотрудник, должностные обязанности которого подразумевают обеспечение штатной работы парка компьютерной техники, сети и программного обеспечения. Зачастую системному администратору вменяется обеспечение информационной безопасности в организации. Мы чаще употребляем — сисадми́н (англ. sysadmin).

Системные администраторы — сотрудники, в обязанности которых входит создание оптимальной работоспособности компьютеров и программного обеспечения для пользователей, часто связанных между собой общей работой на определенный результат. Если рассматривать работу сисадмина с позиции процессного похода в управлении предприятием, то это как раз межфункциональный/ сквозной процесс, от эффективности которого зависят все основные бизнес-процессы.  Конечно, если ИТ не основная деятельность компании.

На системного администратора возлагаются функции:

• Обеспечение функционирования компьютерных систем и компьютерных сетей предприятия
• Организация и контроль доступа сотрудников предприятия к локальной сети и сети Интернет, согласно полномочий и квалификации
• Разработка, администрирование и обновление сайта предприятия
• Модернизация и усовершенствование компьютерных систем предприятия, конфигурация рабочих мест
• Ремонт (несложный) технического оборудования предприятия
• Регистрация, назначение идентификаторов и паролей и создание учетных записей пользователей
• Установка программного обеспечения, прикладных программ на рабочие места, согласно специализации сотрудника
• Определение целевого назначения программного обеспечения
• Автоматизация информационных потоков и форм коммуникаций
• Интеграция программного обеспечения на файл-серверах, серверах баз данных и на рабочих местах.
• Установка антивирусных программ и контроль своевременного обновления их
• Безопасность компьютерной системы и защита доступа к системным файлам
• Обеспечение  места на диске для сохранности данных и резервное копирование информации
• Работа с системными базами данных
• Обучение пользователей работе с компьютерными программами, разработка инструкций для пользователей
• Обновление работоспособности компьютерных систем после сбоев
• Проведение мониторинга компьютерных систем и развитие их усовершенствование
• Ведение технической документации

Профиль или Профессиограмма

В практике HRа встречается как профиль так и профессиограмма.

Профессиограмма используется как инструмент, которым мы описываем не должность, а профессию.

Профессиограмма - это описание психологических, производственных, технических, медицинских, гигиенических и других особенностей специальности, профессии, в котором указывают функции данной профессии и затруднения в ее освоении, связанные с определенными психофизиологическими качествами человека и с организацией производства. 
(Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б. Современный экономический словарь.-М., 2003)

В практике бизнеса должность не равна одной профессии и требует от сотрудника нескольких профессий, а также  развития определённых компетенций, необходимых для работы на предприятии. Компетенции чаще всего соответствуют целям компании.

Рассмотрим, например, должность системного администратора:

читать статью полностью: https://docs.google.com/document/d/1qAYFkz4W_1mOjb9udx4eHCGDg0ed8H_Q7_M_hig-aUU/edit 

На первом модуле обучения в «HRM-BA»  участники  работают с  Профилем Должности. А так как в группе есть разные направления бизнеса, то одновременно составляются качественные Профиля для 10 и более должностей. Сегодня применяются  уже на практике.

Рассмотрим более подробно профиль должности.

Структура  профиля должности:

1. Общийбизнес - профиль:

• категория должности (согласно Классификатору Профессий);
• взаимодействие  должности с должностями  конкретных бизнес- процессов предприятия;
• функционал должности;
• сфера ответственности и полномочий;
• критерии оценки эффективности.

2. Когнитивный профиль - требования к сотруднику на должности от работы с информацией, логического мышления до рациональности применения полученных знаний и навыков.

3. Личностный профиль - требования/ стандарт выраженности личностных особенностей сотрудников, позволяющих выполнять свои обязанности на данной должности качественно и эффективно.
4.Модель компетенций: (кластеры, компетенции, индикаторы, шкала), которыми должен обладать сотрудник, чтобы  соответствовать занимаемой должности:

• профессиональные (профильные/ специализированные) компетенции;
• общие компетенции для сотрудников предприятия;
• управленческие компетенции;
• личностно-деловые компетенции.

5. Интервьюпо профессиональным компетенциям, наоснове мета-программ:

• проективные вопросы, кейсы и ситуации;
• шкала оценки по мета - программам.

6. Специальные стандарты должности, включают образование, курсы, прохождение дополнительных тренингов и семинаров.  

Профиль должности - перечень требований, необходимых для исполнения работы на конкретной позиции в конкретном предприятии

Однако перечнем требований ограничиться при формировании профиля должности невозможно. Для этого у HRа отдела более простые формы: должностная инструкция, функционал. Для должности Системного Администратора, согласно КП – должностная инструкция. Именно должностная инструкция сисадмина любой категории не дает представления о его функционально – операционной деятельности. Здесь в помощь нам только грамотно и качественно составленный Профиль Должности. 

Профиль должности, по моему мнению и опыту, это наиболее полное описание должности, являющееся не только перечнем требований, а стандартом должности, эталоном, согласно которому специалисты в области управления персоналом строят все HR- процессы для данной должности в частности, и для предприятия в целом: подбор персонала, адаптацию, оценку, мотивацию персонала, а самое главное его развитие под цели компании.

Профиль должности, как комплексный инструмент, применяется практически во всех процессах управления персоналом предприятия:

1) подбор персонала;
2) адаптация персонала;
3) оценка персонала;
4) обучение и развитие;
5) мотивация персонала.

Профиль должности и подбор персонала

В процессе подбора персонала на вакансию системного администратора -  это первый документ, с которым должен ознакомиться рекрутер. В этом  стандарте требований бизнес-процесса  для отбора кандидата, описаны допуски по отклонениям в степени выраженности тех или иных свойств, качеств и компетенций, которые необходимо заранее обсудить с непосредственным руководителем, внутренним заказчиком.

Кейс: «Создание сайта для компании.

Необходимо создать сайт для компании, в которую Вы пришли на собеседование.

Ответьте на вопросы:

Какого вида сайт необходим в данном случае?

Опишите процесс размещения сайта в сети Интернет.

/чем детальнее кандидат описывает процесс работы с хостингом, доменом, провайдером и т.п., тем качественнее у него развиты навыки работы с данной информацией;

использование мете-тег в продвижении сайта, говорит о компетенции  «поиск и работа с информацией», «структурированность работы», а также аналитические способности

В результате должны получить от кандидата:

• анализ возможных типов сайта и определение с видом сайта;
• определение затрат на содержание сайта;
• анализ предложений на рынке и определение наиболее выгодных условий;
• создание паспорта сайта;
• описанный процесс размещения сайта в глобальной сети;
• регистрационную карточку сайта;
• описанный процесс регистрации;
• алгоритм раскрутки сайта;
• аргументирование вступления в баннерообменную сеть.

Данный кейс покажет рекрутеру такие компетенции как «ориентация на результат», «системность и структурированность подхода к работе» и др. Но в первую очередь, профессиональные знания и навыки.

При включении в Профиль и стандартного  интервью оценки компетенций при помощи проективных вопросов или в целом использования мета-программ подбора, рекрутер будет давать рекомендации не опираясь на личное субъективное мнение: «Иванов такой профессионал», а «Петров так убедительно говорит». Используются  оцифрованные показатели, дающие возможность сравнить уровень выраженности компетенций у разных кандидатов, и являющимися аргументами «за» или «против» привлечения соискателя на вакантную должность в компанию.

Профиль позволяет создать качественные и количественные показатели оценки кандидатов на должность по параметрам, заложенным в Профиле.

Профиль должности и адаптация

В процессе адаптации персонала Профиль помогает создать четкую программу адаптации, поскольку он содержит:

1) всю функционально - организационную схему включенности должности в общие бизнес- процессы;
2) описание функциональных обязанностей;

3) взаимодействие и уровень ответственности;
4) параметры оценки эффективности выполнения рабочих задач (количественные и качественные).

Профиль должности, оценка и обучение
Широко используется сейчас в оценке Assessment center, так как становиться первичным высокий уровень коммуникаций. Для ИТ специалистов  такие Центры Оценки выступают и как обучающими тренингами в данной компетенции.

¾  В бизнес-процессах описаны очень четкие параметры выполнения операционных задач для ИТ – специалиста, так как требуют от них и программного обеспечения и бесперебойного потока информации. Поэтому все большее внимание уделяется оценке профессиональных, профильных компетенций. Все чаще владельцы бизнеса и руководители хотят увидеть объективную экспертную оценку уровня проявления профессиональных знаний, умений и навыков сотрудников компании и получить рекомендации по вариантам дальнейшего развития сотрудника. Особенно мало изученной, новой должности ИТ-специалистов.

Профиль должности одновременно может являться и стандартом для определения целей развития, и инструментом оценки. Он позволяет не только выявить соответствие сотрудника стандартам компании, но и четко показывает, каких знаний не хватает для выполнения задач,  какие навыки и компетенции сотрудников необходимо развивать.

В качестве стандарта, Профиль содержит модель профессиональных компетенций для должности, с четкой индикацией проявлений ЗУН в рабочем поведении сотрудника и шкалой оценки. В то же самое время, Профиль должности - это инструмент оценки, поскольку, он является основной для построения всех оценочных этапов и процедур.

При условии включения в Профиль должности стандартизированных методов оценки, таких как, например, программа диагностики личностных свойств, интервью по профессиональным компетенциям, он становится инструментом оценки.

Как мы уже говорили, Профиль содержит и качественные и количественные показатели оценки, что упрощает организацию оценки сотрудников в принципе, и дает возможности не только оценить степень выраженности ЗУНиК отдельных сотрудников, но и сравнить результаты внутри группы оцениваемых и проектных команд, в первую очередь.

Использование Профиля должности при оценке сотрудников и кандидатов на должность позволяет:

¾  значительно увеличить объективность получаемых данных;

¾  дает возможность сравнить полученные результаты в группе оцениваемых специалистов;

¾  сформировать аргументированные индивидуальные планы развития.

Профиль должности и развитие

Для ИТ специалиста в первую очередь мы говорим о горизонтальном развитии. Получить на входе в компанию готового специалиста под требования уже работающего бизнес-процесса, практически невозможно. Приходиться развивать самим. Пример развития специалиста, работающего с прикладными ИС в крупной компании. Из таблицы развития ИТ специалиста, видно, что для освоения одной ступени в стандартах квалификации ему необходимо около 6 месяцев. Здесь необходимо учитывать и информацию, полученную после оценки сотрудника и функционально – операционную составляющую.  Требования Профиля должности останавливаются на 4 ступени развития – это и есть стандарт под бизнес-процессы компании. В связи с постоянным развитием компании, есть 5 и 6 ступень.

Приведенная часть примера не панацея и каждая компания разрабатывает стандарты под свою специфику бизнеса и работы, но направление для всех одно – развитие того, что мы получаем на входе.

Практическое применение системного обучения хорошо раскрывается в концепции организационного корпоративного обучения «70:20:10» Ч. Дженнингса.  Основная задач при таком обучении возлагается на руководителя сотрудника.  Главное – это мотивировать  руководителя на позитивное отношение к получению новых навыков, а не сотрудника. Как не удивительно, но от настроя руководителя до начала и после завершения обучения и полной реализации полученных навыков на практике, зависит эффективность сотрудника и качество его работы.

• 10% знаний человек получает традиционным способом:  из чтение,  на тренингах, семинарах и курсах.
• 20% приходится на социальное обучение/ коммуникации  при общении с руководством и коллегами. Так человек моделирует и экспериментирует.
• 70% — это эмпирическое обучение через реальные ситуации на рабочем месте. Так человек реализует на практике все полученные знания, и, что немаловажно, анализирует собственный опыт.

Ценность такой  модели обучения  — не в представленных числах, а в том, что она выводит концепцию обучения за пределы учебного класса, перенося ее на рабочее место и в социальные сферы.

Помимо стратегии эффективного и действенного обучения и достижения высокой производительности, мышление в обучении «70:20:10» также помогает изменять и развивать модели поведения. Для такой работы самым подходящим есть коучинговый подход в развитии компетенций. У каждого человека есть свои собственные ресурсы и только свой жизненный опыт, на основании которого происходит развитие навыков и личностных компетенций. Очень хорошо обучаем таким практикам на курсе Бизнес-Коучинга. Есть практические инструменты коучинга, при которых только руководитель в процессе коуч-сессии мотивирует подчиненного на получение стандартов выше, чем мог ожидать сотрудник. Такой подход я начала применять более 7 лет назад и практикую сегодня.

Пример развивающих назначений при формировании у системного администратора компетенции «ориентация на результат»... см в полной статье

Может быть, я предала большое значение Профилю Должности, но качественно составленный такой документ, является паспортом должности  любого сотрудника и кандидата для эффективного выполнения своих функционально – операционных задач в бизнес-процессе.

Наталья Дзюба

HR- консультант, бизнес-коуч, основатель HRM-BA