Как успевать работать на работе?

Долго включаетесь в работу и сильно устаете? Постоянно отвлекаетесь на мелочи? Живете в режиме аврала? Не успеваете сделать самое главное? Не успеваете выполнить все запланированные задачи? И в результате – снова задерживаетесь на работе?

Состояние эмоционального и физического напряжения быстро истощают силы организма, понижают продуктивность и качество работы. В конечном итоге, вы можете заболеть либо серьезно задуматься о смене рабочего места. Хотя необходимо лишь восстановить силы и установить оптимальный ритм работы.

В данной статье я расскажу, какие факторы необходимо учитывать, чтобы не делать никому подарков в виде своего личного времени, а правильно организовать свой рабочий день и успевать выполнять работу в течение отведенного времени.

Прежде всего, у вас должен быть ориентир в работе – прописанные на бумаге цели и план вашей деятельности. Это поможет более четко представлять долгосрочные и ежедневные задачи и уже заранее выделять время для их выполнения.

План задач на день необходимо прописывать в одном месте. Это поможет их структурировать и грамотно распределить выполнение в течение дня, с учетом специфики вашей деятельности и индивидуальных характеристик.

Помните, что планировать необходимо только 60% времени в день. То есть, если ваш рабочий день длится 8 часов, то сумма времени всех запланированных задач должна составлять не более 5 часов. 3 часа остаются в запасе для непредвиденных обстоятельств: задержалось время выполнения сложного задания, незапланированный звонок, срочная встреча, согласование действий и т.п. Когда вы полностью загружаете свой рабочий день, велика вероятность, что вы не успеете реализовать свой план и придется задержаться после рабочего дня. Если запланированные задачи занимают 60% рабочего времени, вы наверняка успеете выполнить все запланированное и решить дополнительные текущие дела.

Как узнать, сколько дел вы можете выполнить в течение определенного времени?

Вы точно либо приблизительно можете представить, сколько времени занимает та или иная работа. Планируя свой день, прописывайте длительность выполнения задачи. С одной стороны – определите, что именно вы будете делать в этот день. С другой стороны – зададите себе рамки для каждого дела, повысив вероятность успеть именно в назначенные сроки.

Любое дело намного легче выполнять, когда есть мотивация, желание работать. Используйте всевозможные приемы настройки на работу и быстрого включения в рабочий процесс. Экономьте свое время на долгих раскачках и откладываниях. Если у вас запланировано решение важной задачи смело беритесь за ее выполнение, а не отодвигайте с помощью решения мелких текущих проблем.

Начинайте рабочий день с решения сложных задач, важных перспективных проектов, реализующие долгосрочные цели. Утро – период высокой активности, работоспособности и «светлой головы». Перед обедом и в конце рабочего дня оставьте место для решения текущих задач, которые не требуют от вас больших энергетических вложений.

Сколько бы времени не занимало то или иное дело, организуйте себе небольшие перерывы в течение дня. Пятиминутный отдых после часа-полтора работы позволит размять либо расслабить мышцы, переключить внимание, разгрузить мозг, немного восстановить силы. Обеденный перерыв поддержит физические и энергетические ресурсы организма.

Одной из самых больших проблем на работе являются поглотители времени, которые занимают немалую часть рабочего дня. День проходит, поглотители занимают рабочее время, работа не выполняется и, как следствие, снова необходимо задержаться, закончить самое важное.

Определите, какие дела занимают слишком много вашего времени, хотя решать их можно быстрее. Сколько лишнего времени вы проводите в интернете, тратите на разговоры с коллегами, решаете домашние дела и пр. Часто ли соглашаетесь и выполняете просьбы, поручения в ущерб своим планам? Любую задачу вы сможете решить за столько времени, сколько на нее выделите. Не поддавайтесь на провокации воров времени, займите жесткую позицию: работа на работе, все остальное – после. В случае непредвиденных ситуаций (отключили свет, поломался компьютер и т.д.) можно навести порядок на рабочем месте, разобрать и систематизировать бумаги, продумать ближайшие планы, заняться делами, выполнение которых не зависит от компьютера.

Если вам срочно необходимо сделать какое-либо дело, которое занимает 2 минуты или меньше, лучше сделать его сразу. Тогда в сознании оно не будет отвлекать вас, занимая время на размышление, от выполнения главной задачи. Важно только эти двухминутные дела выполнить в течение 2 минут и не занимать время, выделенное для приоритетов.

Подводя итоги, выделим несколько правил того, как успевать работать на работе:

1. Составьте план работы.
2. Напишите план задач на день.
3. Планируйте 60% своего времени.
4. Определяйте длительность выполнения задач.
5. Мотивируйте себя на работу.
6. Грамотно распределяйте рабочую нагрузку.
7. Ведите борьбу с поглотителями своего времени.
8. Двухминутные дела выполняйте сразу.
9. Работайте в течение рабочего дня.