Проведіть аудит кадрового діловодства власними силами

Визначаючи коло документів для проведення такої перевірки, можна керуватися наказом Мінсоцполітики України.

«Про затвердження Порядку проведення перевірок посадовими особами Державної інспекції України з питань праці та її територіальних органів» від 02.07.2012 р. № 390. Особливу увагу під час проведення кадрового аудиту необхідно приділити таким документам:

• статут організації;
• колективний договір;
• правила внутрішнього трудового розпорядку;
• трудові договори;
• штатний розпис;
• кадрові накази і документи-підстави до них;
• трудові книжки працівників;
• особові справи працівників;
• особові картки працівників;
• посадові інструкції;
• табелі обліку використання робочого часу;
• графік відпусток;
• листки непрацездатності;
• журнали (книги) реєстрації кадрових документів;
• локальні нормативні акти (положення, правила, інструкції);
• графіки змінності;
• договори про колективну матеріальну відповідальність;
• договори про повну індивідуальну матеріальну відповідальність;
• документи з військового обліку.

Під час перевірки важливо звернути увагу і на локальні нормативні акти, обов’язковість яких не закріплена в трудовому законодавстві, зокрема, на:

• положення про прийняття на роботу,
• положення про адаптацію та мотивацію персоналу,
• положення про комерційну таємницю,
• положення про табельний облік,
• положення про службові відрядження,
• положення про проведення атестації працівників.

Необхідно пам’ятати, що особливість всіх локальних актів підприємства полягає у тому, що їх умови не можуть погіршувати положення працівників порівняно з умовами, встановленими КЗпП та іншими нормативно-правовими актами.

Після того, як визначено перелік документів для перевірки, необхідно перевірити наявність таких документів на підприємстві, щоб у подальшому підприємство могло їх розробити чи відновити.

Важливо також звернути увагу на якість документів, правильність їх складання з точки зору кадрового діловодства та чинного законодавства.

                                                                                       Порада від журнал "Кадровик України"