Профессиональный визаж для бизнес-презентации

Как будет выглядеть Ваша отчетная презентация на собрании руководителей зависит не только от Ваших реальных результатов, но и от того, насколько "правильно" Вы представите данные. Есть секреты. Делюсь опытом...

В этой статье я хочу поделиться с читателями маленькими секретами и хитростями создания различных презентаций. Здесь собраны мои наблюдения за более 10- и летний период работы в области продаж, маркетинга и бизнес – образования. В этом небольшом пособии можно найти рекомендации как сделать свое выступление перед клиентом более внушительным и как наилучшим образом выглядеть перед руководством на отчетном собрании.
Большинство рекомендаций относится к созданию презентаций в программе Power Point, как наиболее популярной сегодня в бизнес среде для подготовки отчетных презентаций и презентаций продаж. Под продажами я понимаю широкий круг вопросов, который решает любой выступающий, который хочет убедить в чем-то аудиторию, то есть продать им свой продукт или свою идею.
Итак, начнем…

Титульный слайд.

Конечно, любая презентация начинается с первого слайда, на котором написано ее тема или название. Но, что еще должно присутствовать на этом слайде?
По правилам делового этикета, на первом слайде обязательно указывать автора презентации и дату выступления. Также желательно указать: логотип компании и/или название компании, название мероприятия. Например: квартальное ревью , II маркетинг-конференция , бизнес- тренинг.
Что касается дизайна, на первый слайд распространяются общие правила дизайна, о которых будет подробно рассказано ниже.
В прозападных компаниях, которые переняли многие правила и традиции своих коллег из-за рубежа, фразу типа «Prepared by Ivan Ivanov», принято вставлять на слайды, где отображены результаты работы самого автора. Предполагается, что таким образом, защищается право информационной собственности автора, а, при желании других использовать эту информацию, они также должны будут использовать эту ссылку. Если такой подход станет доброй традицией и в вашей компании – отлично! Хорошее перенимать не зазорно.
С титульным листом разобрались. Теперь перейдем к информационному наполнению остальных слайдов презентации.

Информационное наполнение.

Самое важное, что хочется сказать об информации, которую нужно расположить на слайдах – не пишите на слайдах весь текст своего выступления. Задача визуализации презентации – подчеркнуть самые важные ее моменты, отразить то, что показать значительно проще, чем рассказать. Поэтому представляйте на слайдах тезисы, выводы, результаты – самое важное из того, о чем вы будите говорить. Если вы выберете только самое важное для своих слайдов, вам не составит труда сделать визуальную часть своего выступления понятной и доступной слушателям. Правильная подача визуального материала во многом базируется на способности человеческого мозга воспринимать информацию. Как доказано психологами, в оперативной памяти человек может удерживать одновременно 5 плюс/ минус 2 объекта. Именно поэтому элементов на слайде должно быть не более 7. И это первое правило, касающееся этой части создания презентаций:
1. На слайде должно быть максимум 7 частей (7 пунктов, 7 ячеек схемы, 7 результативных ячеек таблицы).
2. Максимальное количество слов на слайде – 20. Если необходимая информация не умещается в 20 слов, разделяем на несколько слайдов.
А теперь, давайте, перейдем непосредственно к дизайну презентации.

Цветовая гамма

Цвета с точки зрения психологии вызывают у людей различные ассоциации. Об этом подробнее можно почитать в Internet. Используя различные цвета, можно вызвать у аудитории различное отношение к презентации в целом и вам, как докладчику. Поэтому выбору цветов для вашей презентации стоит уделить несколько минут.
1. Лучшие цвета для деловых презентаций – синий, зеленый, бежевый, белый – для подложки, черный, красный – для шрифта. В любом случае должен быть значительный контраст между цветом подложки и текстом, графиками, рисунками, представленными на нем.
2. В общей сложности в презентации рекомендуется использовать максимум 3 цвета в подложке и 3 цвета в шрифтах (не считая, картинок и фотографий).
3. При распечатке на бумаге лучше всего отображаются слайды со светлой подложкой и темным шрифтом.
4. Некоторые цвета, которые отлично контрастируют на экране и маниторе, при распечатке на бумаге сливаются. (Например: оранжевый и светло-зеленый).
5. И еще одно. Не увлекайтесь яркими броскими подложками, так как они сильно поглощают внимание вашей аудитории и снижают качество восприятия информации.
При выборе цветовой гаммы для своей презентации, сразу определите, будите ли Вы ее только показывать на экране или еще и распечатывать на бумаге.

Шрифт.

1. Деловому стилю наиболее соответствуют шрифты: Arial, Times New Roman, Verdana.
2 Минимальным шрифтом для презентаций считается - 24. Также при выборе размера шрифта учитывается удаленность аудитории от выступающего. Чем на большее количество людей рассчитано выступление, тем больше должен быть шрифт.
3. Как и в вопросе цветов, в целом презентация должна содержать не более 3-х шрифтов.

Анамация, флеш.

1. В деловых презентациях не рекомендуется увлекаться анимацией и флешем.
2. Анимацию стоит использовать там, где очень важно, чтобы информация появлялась частями (запланирован диалог с аудиторией по каждой части, или выступающий планирует подробно рассказывать о каждой части).
3. Флеш возможен в исключительных случаях, если он выделяет информацию, к которой необходимо привлечь максимальное внимание аудитории.
4. Для бизнес- презентаций не стоит использовать флеш- картинки, которые являются просто дизайном, так как они отвлекают внимание аудитории.
5. Также, обратите внимание, что анимация и флеш значительно увеличивают вес презентации. Это необходимо учесть для презентаций, которые подлежат пересылке по электронной почте или записи на цифровые носители. Убрав эти эффекты можно значительно уменьшить вес файла.
Картинки

Тематические картинки могут отлично проиллюстрировать вашу презентацию. Их можно найти, как в самой программе Power Point, так и в Internet. Если у вас время ограничено, лучше воспользоваться каталогом клипартов. Если же Вы хотите избежать повторений элементов с другими выступающими, сделать свое выступление более индивидуальным, потратьте несколько секунд на поиск нужных иллюстраций в Internet. Проще всего это сделать, задав в поисковике слово, ассоциирующееся с этой картинкой и в верхней строчке поисковой страница задать вместо «веб», «картинки».
1.1. Картинки важно подбирать по теме презентации.
1.2 Лучшее место расположения – правый нижний квадрант слайдов.
1.3. В картинках не рекомендуется использовать политические и религиозные темы, если это не является темой презентации.

Таблицы и графики.

Очень часто в презентациях представляются цифры. Они являются неотъемлемой части презентации- отчета. Ну, и конечно, цифры – отличный способ повышения убедительности презентации – продажи.
Как же лучше всего представлять цифры в презентациях?
Если важны сами цифры – так и отображаем. Например: «наша цель по прибыли на следующий год – 20 000 млн. гривен», или «общее количество сотрудников, прошедших обучение в прошлом году – 250 человек».
Если же в выступлении нужно показать динамику или соотношение различных показателей, на помощь придут таблицы, графики и диаграммы.
Таблицы можно показывать в презентации, если точек сравнения (ячеек) до 10. Если точек сравнения больше, лучше представить на графике или диаграмме, так как таблица будет громоздкой, и ваши слушатели вряд ли будут вчитываться в мелкие «циферки», которыми испещрено поле экрана. О диаграммах скажу чуть позже.
При вставке готовой таблицы в презентацию в Power Point проверьте, чтобы данные в таблице были хорошо видны на фоне подложки. Иногда, проще просто закрасить поля таблицы нужным цветом еще до вставки.
Для упрощения восприятия, цифры в таблицах желательно округлять, убирая сотые и десятые доли, если это не меняет смысла информации. Иногда этот же прием применяется для представления информации в выгодном свете для докладчика. Например, если доля рынка вашего ближайшего конкурента - 20% а у вас 19,6%, а вы убеждаете клиента-супермаркет, что Ваш товар нужно выставить на полке также хорошо, как и продукцию конкурента, то можно округлить данные и показать по 20% у обоих компаний.
Для быстроты восприятия аудиторией также желательно располагать строчки таблицы по самой показательной колонке в порядке убывания или возрастания. Например: количество времени, проводимого в Internet на душу населения в 5 регионах Украины. Поставьте в верхней строчкой регион с максимальным значением, в нижней – с минимальным. Таблица будет читаться легче, а следовательно лучше подчеркнет ваши выводы и настроит аудиторию в нужном вам направлении.
Еще один прием поможет, если все же вам нужно показать довольно большую таблицу. В этом случае для повышения качества восприятия стоит строчки выделять цветом через одну. Тогда глаз «цепляется» за цвет и быстрее находит значение, которое соответствует нужному объекту. В новых версиях Power Point это можно сделать автоматически в конструкторе таблиц.
И еще один совет профессиональных ораторов. При объяснении аудитории данных из таблиц и графиков, если это не принципиально, цифры стоит округлять - это ускоряет понимание.
Например: Вместо 50% - половина
Вместо 23% - почти четверть
Вместо 20% - пятая часть.

Как и обещала, представлю свои наблюдения касательно представления информации на диаграммах.
Я убеждалась много раз, работа с диаграммами – процесс очень творческий. Результаты вашей работы, представляемые, например, на подведении итогов деятельности компании, будут выглядеть в совершенно разном свете, в зависимости от того, как вы их подадите на диаграммах, кого с кем будете сравнивать и каким цветом выделите. А если еще и правильно подавать информацию аудитории…, но это уже тема тренинга «Эффективное выступление перед аудиторией».
Итак, данные могут выглядеть совершенно по –разному в зависимости от того, какой вид графика или диаграммы использован.
Приведем примеры наиболее часто используемых диаграмм и графиков.
1. Линейный график – наилучший способ визуализации данных во временном периоде. Например: продажи вашей компании и конкурентов за отчетный период, расход сырья на различные виды продукции за последние 3 месяца.
Для качественного восприятия линий на графике должно быт не более 4-х. Если данных больше, то на графике представьте 4 наиболее важных линии данных.
Линии на графиках выделяются различными цветами. Обязательно нужно проверить, чтобы цвета линий были резко контрастные как на экране, так и в распечатках. Еще одна тонкость, о которой, почему то не пишут в учебниках по Power Point : мультимедийный проектор может сильно искажать цвета. Однажды я была весьма озадачена, увидев, как цвета моего графика выглядят на экране по сравнению с монитором компьютера, стоящего рядом. Поэтому не поленитесь проверить корректность отображения цветов проектером перед презентацией, и если надо изменить их.
2. Столбчатая диаграмма – используются, когда надо сравнить данные в двух плоскостях. Например: производство 3-х видов продукции по 12-и месяцам в сравнении за последние 3 года, соотношение смертности и рождаемости в СССР и Украине.
3. Круговая диаграмма – наилучшим образом подходит для данных в процентах.
Если нужно показать изменение процентного соотношения, часто это наглядно можно показать на лепестковой диаграмме. Например: изменение % клиентов, которые впервые узнали о нашем продукте, впервые попробовали, приобрели повторно, стали постоянными клиентами.
Есть еще более сложная диаграмма, так называемая «шаровая», которая отображает изменение сразу 3-х показателей. Это график с 2-я стандартными осями, где точки пересечения, отражающие данные отмечены кругами, разного размера. Размер круга демонстрирует 3-ий показатель.


Например на этой диаграмме представлены 5 продуктов компании. По оси Х отложена относительная рыночная доля продукта, по оси Y рост рыночной доли за отчетный период времени, а размер круга отражает объем продаж каждого из видов продуктов за отчетный период.
Еще одна вещь из области «занимательной математики» - тренд.
Тренд – это прямая линия, которая передает динамику развития процесса. Тренд применяется, если существует большой разбег между данными, и на графике динамика отчетливо не прослеживается.
Но интрига в том, что тренд – это математическая формула. Наклон тренда напрямую зависит от того, откуда начат отсчет, и где заканчивается. Особенно наглядно я смогла это увидеть при формировании трендов продаж товаров с выраженной сезонностью. Попробуйте поиграть с цифрами – откуда начинать и где заканчивать отсчет – результаты вас удивит!
Правильный выбор граничных точек построения тренда поможет вам подчеркнуть положительную либо отрицательную динамику, в зависимости о того, как вам это выгодно. Главное, чтобы вы не обманули самих себя, построив положительный тренд и полностью удовлетворившись результатом там, где при другом «раскладе карт» ситуация будет выглядеть прямо противоположной.
Надеюсь, я убедила вас, что процесс создания презентаций очень интересен и увлекателен. А главное, правильно составленная презентация – отличный инструмент повышения вашего делового имиджа.
В заключении, хочу еще раз сказать о том, что поможет поддержать ваш отличный имидж во время выступления при работе со слайдами.
Еще до начала презентации стоит побеспокоится о том, чтобы со всех мест в зале было хорошо видно все визуальное поле. Во время презентации не становитесь в луч проектора, так как буквы и картинки, проецирующиеся на лицо и фигуру выступающего, могут сделать его смешным.
Особое внимание обратите на то, где лучше вам находится во время выступления, чтобы не закрывать визуальное поле собой. Или наоборот, куда можно стать, чтобы не самые лестные для вас кадры было плохо видно аудитории * - ну это уже другая тема – «Как правильно подавать информацию», о которой я обязательно расскажу в следующих статьях.

Буду очень признательна за комментарии и отзывы.


Статья защищена авторским правом. При использовании материалов статьи, просьба ссылаться на автора.