Хорошо спланировано - наполовину сделано

В статье рассматриваем основные правила эффективного планирования времени.

Помните, притчу о лесорубе? Лесоруб рубил дерево тупым топором и отказывался его заточить: точить некогда, нужно рубить!

Все знают, что основной инструмент управления временем это планирование. Также общеизвестно, что при планировании составляется список дел.
При этом далеко не все умеют правильно это делать.

Планирование возможно только если вы чётко знаете свои цели.
Тогда можно прописать долгосрочные планы, и на основе их осуществлять каждодневное планирование.

Лучше всего составлять список завтрашних дел вечером, а утром корректировать. Утро вечера мудренее.
Список должен составлять перечень дел, последовательность и время на их выполнение.

Перечень дел.
Все дела переделать, наверное, невозможно. Нужно выполнять самые важные.
Закон Парето: только 20% наших дел приносят 80% от общего результата.
Вот на этих 20% и нужно сосредоточиться.
Приоритетность задания определяется важностью и срочностью.

Высокоприоритетные дела и важные и срочные одновременно. Их выполнения сопровождено определённым напрягом, ведь важные дела необходимо выполнять в режиме спешки.

Среднеприоритетные бывают двух видов:
1. Срочные и не важные. Человек вроде постоянно что-то делает, спешит, а результата чуть. Он попал в так называемую <ловушку занятости>.
2. Важные, но не срочные. Есть достаточно времени для обеспечения качественного выполнения дел, действительно приносящих видимый результат. Если запустить, то со временем дела перейдут в разряд высокоприоритетных , т.к. появится срочность.

Низкоприоритетные. Это дела и не важные и не срочные. От них можно отказаться или отложить до лучших времён. Интересные дела можно оставить в качестве отдыха.

Эффективный человек большую часть своего времени посвящает важным и не срочным делам. Результат достигается без авралов.

Когда список составлен. Необходимо выбрать последовательность их выполнения. Некоторые дела в целях экономии времени выгодно совмещать или выполнять друг после друга.

Необходимо отводить на выполнение задания минимально достаточное время. Иначе работа займёт всё отведенное на неё время. При этом времени должно хватить для качественного выполнения. Заведомо не выполнимые сроки демотивируют человека.

Жёстко планировать рекомендуют примерно 60% своего времени, остальное время оставляется на непредвиденные обстоятельства и на решение творческих задач.
Если обошлось без форс-мажоров - осталось время, отлично берёмся за завтрашние дела.

Время на составление списка дел должно уходить не более 10-15 минут. Если уходит больше, либо не чёткие цели, либо составляется излишне подробный список.

Список дел всегда должен быть на виду.

Мои советы.

• Планирование должно быть постоянным и учитывать приоритетность дел. Необходима приверженность планам при сохранении гибкости - вовремя корректировать, если ситуация действительно изменилась.
• Прежде, чем выполнять какое либо дело - подумать, как его можно сделать эффективнее. Будьте гибкими.
• В первую очередь делайте самую неприятную работу. Делать её всё равно надо, так лучше выполнить сразу, чтобы не было над вами дамоклова меча.
• Порядок и внимательность помогают существенно экономить время.
• По мере выполнения вычёркивайте в списке сделанные дела жирным маркером. Этот простой способ улучшает настроение и повышает уверенность в выполнении всего задуманного.
• Группируйте аналогичные задания. Для начала работы всегда нужно некоторое время на <раскачку>, поэтому перескакивание не эффективно.
• Старайтесь использовать своё продуктивное время. У каждого из нас есть в сутках период пика работоспособности, если есть возможность важные дела лучше выполнять именно в это время.
• Отдыхайте вовремя - это правило для трудоголиков, а не удачный повод для лентяев. Ошибки из-за усталость иногда очень дорого обходятся.