Финансовые функции совладельцев компании

Когда владелец сам решает, кому и рост компании замедляется, потому что возникает «узкое место».

Когда владелец сам решает, кому и рост компании замедляется, потому что возникает «узкое место».

Должны быть механизмы, правила и процедуры, которые помогут руководителю эффективно распоряжаться финансами, не теряя контроля. И задача владельца заключается не столько в управлении денежными средствами, сколько в создании модели: сначала надо решить, как мы обращаемся с деньгами, прописать процедуры, внедрить их – и только затем контролировать выполнение. В малом бизнесе владельцу придётся делать это самостоятельно, в более крупном, как правило, ему помогают консультанты.

Ещё одна составляющая финансовой функции собственника – создание оптимальной системы с точки зрения налогообложения. главный бухгалтер никогда не сможет законно сэкономить на налогах, потому что он работает в рамках конкретной финансово-хозяйственной модели. У него есть исходные данные: определённая для предприятия система налогообложения, определённые формы договоров. В таких условиях единственное, что сможет делать бухгалтерия для снижения налогов, – не допускать ошибок. А для оптимизации налогов, уменьшения финансовых потерь, защиты денежных средств компании надо принимать меры на более высоком уровне. Собственнику нужно выбирать юридическую форму для компании, определять, как должны двигаться товары и в каких документах это должно быть зафиксировано. В простонародье это называется «разработкой схемы».

Полученная модель передаётся директору и бухгалтеру, которые должны работать в её рамках до тех пор, пока не нужно будет внести коррективы (за это в ответе собственник). Поскольку изменения в финансовой модели, как правило, требуют перенесения активов, обучения топ-менеджеров и всего персонала, составления новых политик и других трудозатратных действий (которые могут занять несколько месяцев), к ним нужно готовиться заблаговременно.

Владельцу стоит отслеживать законодательные новости, чтобы всегда быть в курсе того, какие перемены грядут, какие изменения скоро вступят в силу. Не стоит рассчитывать, что этим будут заниматься руководители и бухгалтеры. Их задача – получить результат прямо сейчас, создать продукт, провести платежи. Владельцу нужно самому думать, что будет с его компанией через год, не полагаясь ни на кого из подчинённых.

Нельзя также собственнику забывать о контроле расходования средств. Ведь даже при наличии очень хороших правил, без контроля система будет разваливаться и деградировать. Конечно, если проверять каждый платёж, то некогда будет заниматься другими делами. Сэкономить время поможет финансовая модель, основанная на физическом разделении денежных средств. Работает она так: все деньги, поступающие от клиентов, направляются на счёт, с которого бухгалтер и директор не могут потратить ни копейки. На расходы средства берутся с другого счёта. Владелец или его доверенное лицо, к примеру, раз в неделю, переводит на него деньги с первого счёта. И больше оговоренной суммы руководство и бухгалтерия потратить не могут.

Данная функция требует от собственника постоянного контроля, как минимум – еженедельного.
Что ни в коем случае нельзя отдавать на откуп наёмному директору, так это изменять цели организации, её замыслы и основной продукт. Кроме того, собственник не может выпускать из рук контроль над финансами. Основным показателем жизнеспособности компании у нас принято соотношение наличных (имеется в виду всех денег компании, как на счетах, так и в резервных фондах) и счетов к оплате, то есть выполнение обязательств перед поставщиками и подрядчиками. Этих данных достаточно, чтобы владелец всегда понимал, в каком состоянии пребывает его бизнес. Документ о доходах и расходах компании собственник должен получать еженедельно. Это позволяет ему отслеживать их динамику и в случае опасности немедленно предпринимать меры, которые находятся только в его компетенции (скажем, менять руководителей, влиять на их методы управления, изменять способы продвижения, вводить жёсткую экономию в расходах и т. д.).

Ещё одна задача, которую собственнику нельзя выпускать из поля своего зрения, – это сохранение имиджа компании, то есть её реноме: чёткое выполнение обязательств как перед клиентами и партнёрами, так и перед собственным персоналом. Компания должна удерживать такой уровень ответственности по своим обязательствам, чтобы ни у кого не возникло по этому поводу ни малейших сомнений. Главная проблема, с которой можно столкнуться при распределении функций между собственником и директором, – это неопределённое делегирование полномочий. Нельзя подменять распоряжения директора собственными, нельзя отменять принятые им решения, если только они не опасны для компании. все спорные вопросы нужно решать на исполнительном совете,куда входит всё высшее руководство: собственники, директора и их заместители избежать многих проблем в распределении обязанностей можно только при наличии очень подробной должностной инструкции для исполнительного директора, где и будут прописаны все его функции и права. такой документ нужно подготовить сразу и ознакомить с ним нового руководителя.всегда быть в курсе того, какие перемены грядут, какие изменения скоро вступят в силу.

Не стоит рассчитывать, что этим будут заниматься руководители и бухгалтеры. Их задача – получить результат прямо сейчас, создать продукт, провести платежи. Владельцу нужно самому думать, что будет с его компанией через год, не полагаясь ни на кого из подчинённых. Нельзя также собственнику забывать о контроле расходования средств. Ведь даже при наличии очень хороших правил, без контроля система будет разваливаться и деградировать. Конечно, если проверять каждый платёж, то некогда будет заниматься другими делами.

Сэкономить время поможет финансовая модель, основанная на физическом разделении денежных средств. Работает она так: все деньги, поступающие от клиентов, направляются на счёт, с которого бухгалер и директор не могут потратить ни копейки. На расходы средства берутся с другого счёта. Владелец или его доверенное лицо, к примеру, раз в неделю, переводит на него деньги с первого счёта. И больше оговоренной суммы руководство и бухгалтерия потратить не могут. Данная функция требует от собственника постоянного контроля, как минимум – еженедельного.

Продолжение этой темы читайте в моей следующей статье: “Справедливость - то, чего ожидают сотрудники от собственника компании”

Автор: Александр Высоцкий, собственник компании Visotsky Consulting, автор проекта Школа владельцев бизнеса.