О бедном проекте замолвите слово…

Тема эффективных коммуникаций в проекте волнует многих менеджеров проектов. И это правильно. Не правильно – это относиться к коммуникациям «по остаточному принципу», а игнорировать коммуникации – прямая дорога к фиаско проекта и его руководителя.

В подтверждение сказанному, хочется привести реальный случай, связанный с аудитом проекта чуть более годичной давности.

Итак, аудит. Вообще-то, в проектном менеджменте аудит – это структурированная независимая проверка соответствия процессов хорошим практикам, имеющая целью найти области для улучшения процессов проекта и оказать помощь по внедрению таких улучшений. С любой стороны – затея позитивная. В нашем же случае, аудит проекта был заказан мажоритарным акционером небольшого продовольственного холдинга несколько с иной целью. По его мнению, проект внедрения информационной системы (ERP) зашел в тупик, и перед закрытием проекта мы должны были разобраться, кто из его участников в какой степени был виновен в потере немалых инвестированных в проект денег.

Мы представляли, что результаты аудита могли быть использованы для кадровых решений и тяжбы с подрядчиком, поэтому отнеслись к предложению настороженно. Как условие нашего ответа на предложение провести аудит, мы оговорили возможность предварительно пообщаться с несколькими ключевыми участниками проекта.

Первое же интервью показало высокий уровень эмоциональной агрессии к команде подрядчика со стороны Главного бухгалтера холдинга. При этом, все обвинения сводились к известным формулировкам: «они некомпетентны», «их система не работает», «наши замечания игнорируются» и «там все неправильно». Руководитель внедрения со стороны заказчика говорил неохотно, жаловался на саботаж своих коллег, на отсутствие поддержки «сверху» и, по всей видимости, уже представлял себя в поисках другой работы. Официальный спонсор проекта, финансовый директор, всего месяц, как работал в компании, и ему явно было не до наших вопросов. В целом, все вполне типично для умирающего проекта.

Совершенно не такое однозначное ощущение сложилось при общении с руководителем проекта от подрядчика. С одной стороны, он также жаловался на сопротивление персонала холдинга, отсутствие поддержки и нежелание принимать необходимые решения руководством. С другой стороны, он был уверен, что проект собираются закрыть безосновательно и даже продемонстрировал нам актуальный план-график.

Согласно текущему статусу, работы по проекту продвигались с небольшим отставанием, впрочем, не мешающим с начала следующего квартала приступить к очередной фазе — опытной эксплуатации системы. К своему удивлению, мы выяснили, что статус проекта обсуждается не чаще одного раза в месяц на совещаниях у спонсора. По словам руководителя проекта, такое обсуждение, как правило, сводится к высказыванию жалоб и обвинений в адрес его команды со стороны руководителей подразделений холдинга.

Выслушав стороны, мы все же решились на полноценный аудит проекта. Первый же день общения с широким кругом участников проекта утвердил нас в первом впечатлении, что заказчик рано собрался хоронить этот проект. Да, проект испытывал серьезнейшие проблемы, причины которых лежали вовсе не в области разработки информационной системы. Проблемы проекта, которые едва не привели к его закрытию и потере инвестированных ресурсов, заключались в неадекватных ожиданиях заинтересованных сторон и были следствием отсутствия в проекте должных коммуникаций.

Изначально, руководители проекта со сторон заказчика и подрядчика, будучи хорошими специалистами предметной области, направили свои усилия туда, где им было комфортно: в разработку информационной системы. О коммуникациях проекта как-то особо и не задумывались. А потом, когда началось организационное сопротивление, и вовсе было не до коммуникаций, все время и энергию поглощало решение проблем и «продавливание» проекта на фоне растущего сопротивления. Все, как в притче о нехватке времени, чтобы наточить лопату.

Показательно, что еженедельные статус-отчеты, которые по началу все же рассылались, были основаны на шаблоне внутреннего отчета компании – подрядчика. Так было проще, чтобы не готовить два разных документа. Вот и приходили в почту тому же Главному бухгалтеру какие-то номера требований, модули, трудозатраты и прочие технические аспекты разработки. В последствии, получатели отчетов на стороне заказчика перестали их просматривать, поскольку ценная для них информации там либо отсутствовала, либо терялась среди непонятных деталей. Так была потеряна самая элементарная, но и самая обязательная часть коммуникаций проекта.

Второй день мы потратили на обоснование своих выводов и разработку рекомендаций. В итоговой презентации, подготовленной вместе с руководителями проекта от двух его сторон, мы показали документально подтвержденный статус проекта и рекомендовали продолжать его выполнение согласно плану. Все наши дальнейшие рекомендации в своем большинстве касались восстановления эффективной системы коммуникаций проекта на основе соответствующего плана. Предстоящая фаза опытной эксплуатации информационной системы предполагала активное взаимодействие заинтересованных сторон проекта, и без налаженных коммуникаций ее успех был бы сомнительным.

Сказать, что у руководства холдинга был шок от наших выводов, это ничего не сказать. Мы далеки от мысли, что дело обошлось вовсе без «оргвыводов», но наши рекомендации были приняты, проект был продолжен и насколько нам известно, завершился вполне успешно.

Мы привели эту историю для того, чтобы напомнить о роли коммуникаций в достижении проектом успеха, как и в успешности самого руководителя проекта. Существует мнение, что планомерные коммуникации – это удел очень больших проектов. Отчасти это так, но это далеко не вся правда. Критическим фактором успеха планомерные коммуникации будут для следующих категорий проектов:

• Большие по числу участников проекты, включающие десяток и более заинтересованных сторон,
• Продолжительные проекты любого масштаба, длящиеся полгода, год и более,
• Проекты любого масштаба, предполагающие изменение корпоративной культуры или привычного образа жизни и деятельности людей.

В дальнейших публикациях мы дадим рекомендации и опишем приемы выстраивания эффективных коммуникаций для проектов, относящихся к любому из приведенных типов.