Бегство к порядку

Чтобы функционировать эффективно, организации должны определиться, как управлять многочисленными взаимосвязанными процессами. Часто выходные данные одного процесса формируют входные данные следующего. Статья поможет разобраться в этих взаимосвязях!

Александр Буйваленко

Бегство к порядку

Нет ничего более легкого, чем быть занятым, и нет ничего более трудного, чем быть результативным. Ален Маккензи         

Чтобы функционировать эффективно, организации должны определиться, как управлять многочисленными взаимосвязанными процессами. В большинстве случаев выходные данные одного процесса непосредственно формируют входные данные следующего за ним. Систематическое определение, управление и оптимизация процессов в пределах организации и взаимодействие между ними может быть определено как «процессно-ориентированное управление».

• В период стремительного роста в самый неподходящий момент в компании воцаряется хаос. В результате – плохая координация между подразделениями, снижение темпов развития, необоснованное увеличение затрат, а иногда и просто потеря бизнеса. 
• Избежать такой ситуации поможет постановка так называемого регулярного менеджмента, когда прописываются не только внутрифирменные документы (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции), но и процессы компании, регламенты к ним.  
• Если при составлении внутрифирменных документов учитывать процессы компании, персонал быстрее определится в своих задачах. Иными словами,  внутрифирменные документы следует внедрять после описания бизнес-процессов. В противном случае они будут напоминать «типовые», от которых мало толку. 
• Чтобы руководители компаний лучше поняли необходимость перехода к процессно-ориентированному управлению,  следует ответить на ряд вопросов.

А зачем?  

Создание, описание и дальнейшая оптимизация бизнес-процессов (хоть и не самая приятная работа) позволяет организации получить максимальный эффект от проведенного мероприятия. Влияние на процесс, а не на его результаты, должно стать базовой концепцией управления компанией. Фокусировка внимания именно на процесс означает, что главный фактор - профилактика, предупреждение, а не исправление уже допущенных ошибок.

Постановка на предприятии процессно-ориентированного управления имеет ряд существенных преимуществ:

• формируется межфункциональное видение бизнеса; 
• собственники и топ-менеджмент видят предприятие насквозь и способны определять работы, которые необходимо координировать; 
• руководству доступна полная информация о затратах, что полезно для принятия оптимальных решений; 
• легче и безопаснее делегировать что-то, если это «что-то» детально прописано и может быть точно оценено; 
• повышается управляемость подразделениями; 
• после описания процессов мы получаем более полное представление о деятельности конкретных сотрудников; 
• персонал понимает процесс, с которым работает; 
• работники лучше понимают свою роль в корпоративном процессе и видят, что внутренние «поставщики» и «потребители» тоже составляют часть общего процесса, а это в свою очередь ведет к взаимопониманию между подразделениями компании; 
• графическое изображение бизнес-процессов  полезно применять для обучения новых работников; 
• люди, участвующие в обсуждении и разработке процессов, становятся более ответственными и повышают качество своей работы; 
• весь персонал компании четко понимает конечные цели предприятия; 
• изученные процессы легче усовершенствовать. 

Первый шаг к порядку

Исправлять ошибки - это хорошо, но высшее достижение - предупреждать их. Уолдо Пондрэй Уоррен "Мысли о бизнесе"

В ходе работы компания меняет количественный состав персонала, перераспределяет функции и изменяет процессы. Часто, вместо того, чтобы оптимизировать организационную структуру, корректно распределить функциональные зоны и закрепить новые формы взаимодействия между сотрудниками и подразделениями, мы пытаемся "натянуть" старую структуру на новые процессы. Это все равно, что купить костюм на несколько размеров меньше, надеть и пытаться чувствовать себя в нем комфортно. Костюм, естественно, разойдется по швам. Процессы не взаимосвязаны между собой и не оптимизированы.

Поэтому, когда консультанты приступают к проекту, они просят предоставить им организационную структуру предприятия. Как правило, ее не существует в графическом изображении, а если и есть, руководство относится к ней скептически, - ведь рисунок не отражает реальную картину.

 
Первый шаг к порядку – построение  функциональной модели «как есть». Это позволяет четко зафиксировать, какие деловые процессы осуществляются в компании, какие ресурсы используются при их выполнении и кто этими процессами управляет. Функциональная модель «как есть» является отправной точкой для анализа потребностей предприятия и выявления "узких" мест. Только выполнив эту задачу, научившись получать необходимые сведения о материальных и информационных потоках, можно начать разработку программы реорганизации (оптимизация и/или реинжиниринг бизнес-процессов) и осуществлять целенаправленное управление изменениями.

Статью полностью читайте здесь. 

Зарегистрироваться на участие в семинаре или сделать запрос по корпоративному тренингу на эту же тему:

[відкрити контакти](044) 221-85-66, [відкрити контакти](067) 504 37 67, [відкрити контакти](050) 445-37 04, [відкрити контакти][email protected]

Все корпоративные тренинги и семинары Агентства "Технологии роста" смотрите здесь.

Все открытые тренинги и семинары Агентства "Технологии роста" (более 40 программ) можно увидеть, перейдя по ссылке

Все открытые тренинги по финансам смотрите здесь.

Если же после прочтения статьи у Вас есть желание посмотреть готовые тренинги продаж, заходите  к нам на страничку корпоративных тренингов продаж и переговоров  либо обращайтесь  по телефону за консультацией.

С уважением и любовью к задачам Вашего бизнеса  коллектив Агентства "Технологии роста"

www.rost.biz.ua