Организационная диагностика как метод оздоровления компании

Данная статья - находка для тех владельцев и ТОР-менеджеров, которые ищут способы усилить свое предприятие.

А. Буйваленко, Сергей Козленко, "Организационная диагностика как метод оздоровления компании"

Часто работа консультантов в организации заказчика напоминает пресловутый прием у врача, когда “обознанный в вопросах медицины” пациент, самостоятельно поставивший себе диагноз, требует от врача немедленного эффективного лечения. Так и собственник считает, что он и сам знает слабые места своей компании и ему нужны только немедленные эффективные действия по их устранению. А помощь сотрудников специалистам консалтинговой компании заключается,  в основном во ввязывании в спор о том, как должно произноситься слово маркетинг, что  не  играет никакой роли для их повседневной практики, а вот  его функции они ограничивают изучением  цен конкурентов для того,  чтобы предложить более низкие, чем рыночные, считая, что тем самым обеспечат конкурентоспособность  своего товара. Однако задача организационной диагностики не сводится к подтягиванию компетенций персонала заказчика до необходимого уровня, а заключается в глубоком “погружении” консультантов в организацию заказчика, их кропотливая детальная работа затягивается  от трех месяцев до полугода,  что позволяет сродниться с ней, дойти до уровня всех исполнителей,  просмотреть документооборот, провести аудит персонала, изучить происходящие процессы, для того чтобы выработать  стандартные приемы по их  усовершенствованию и дать исчерпывающие консультации по устранению недостатков. Предложенные бизнес-консультантами рекомендации не являются  навязыванием своего мнения руководителю, а представляют собой результат рассмотрения всесторонней деятельности организации. 

Отсутствие определенной последовательности в проведении организационной диагностики не означает  поверхностность процесса, скорее он напоминает детскую игру “Мозаику”, когда из общей массы разбросанных деталей по отдельным пазлам выстраивается целостная задуманная картина. Теперь давайте детально рассмотрим составляющие компоненты организационной диагностики и укажем,  на что обращают внимание консультанты:

1. Маркетинговая деятельность – рассматривается построение системы продаж и анализируется рекламная деятельность. 
2. Построение производственных процессов – изучается эффективность всех процессов и устанавливается возможность  их усовершенствования. 
3. Логистика – определяется, насколько  правильно ведется учет и движение товара. 
4. Финансовая деятельность  - если речь идет о небольшой компании, можно ограничиться изучением учетных функций бухгалтерии. При этом, если планирование и финансовый анализ осуществляет руководство, следует разобраться в том, как оно построено и предложить более совершенные пути. Надо сразу заметить, что в функции бизнес-консультантов не входит финансовый аудит и оценка финансовых показателей,  изучаются только происходящие процессы. Для большинства компаний управлять бюджетом в “ручном режиме” сложно, поскольку бесконечные утренние заседания топ-менеджеров по распределению денежных потоков превращаются в тяжелую повинность. Перевести эту работу в автоматический режим  - задачи организационной диагностики. 

5. Управленческий персонал -  здесь надо разобраться в том, как построена организационная структура по отношению к персоналу: то ли  персонал подобран под оргструктуру, то ли оргструктура сформирована под конкретных людей. Последние часто наблюдается в украинских компаниях, где собственники действуют по принципу: “ну как не порадеть родному человечку”, что влечет за собой отсутствие необходимых компетенций у сотрудников на руководящих постах.

6. Стратегия – прежде всего надо определить куда идет компания и где она хочет оказаться, только после этого оптимизировать процессы и  решить, соответствует ли выбранной стратегии организационная и функциональная структура. Сделаем необходимые пояснения: 
    

Организационная структура – это иерархия компании, т. е. ее  штатное расписание и административная подчиненность. Здесь необходимо определить: 
         а) сколько уровней управления в компании; 
         б) нормы управляемости (сколько подчиненных на одного руководителя); 
         в) наличие двойной и более подчиненностей у одного лица. В этом случае  требуется  серьезная корректировка. 

Функциональная структура – это зоны ответственности и распределение функций, которые выполняет каждый сотрудник или подразделение. Здесь необходимо определить, соответствуют ли  они своему назначению. Очень часто одни подразделения или сотрудники берут на себя функции других или дублируют друг друга. При прописывании функциональной структуры определяются зоны ответственности, т. е.  производится определенный аудит персонала,  при котором четко  устанавливается,  за что каждый работник  отвечает. 
7. Регулярный менеджмент -  подразумевает планирование и   контроль, так называемую,  рациональную бюрократию организации. 

Установить правильно диагноз -  назначить эффективное лечение

Следует сказать, что при проведении диагностики консультанты, прежде всего,  оценивают  состояние организации: выясняют, насколько ее организм болен и подлежит ли он лечению, а затем дают свои рекомендации по его оздоровлению. 

Глубина изучения бизнес-процессов организации  зависит от заказа:  диагностируются  только  ключевые процессы или оптимизируются все существующие,  или, если компании необходим новый качественный скачок, проводится реинжиниринг. 

По произведенной организационной диагностике консультанты оформляют выводы и предоставляют их руководству компании, в которых отображают: 

1. фотографию организации с проблемными зонами в виде графической матрицы, которая легче воспринимается и анализируется; 
2. фотографию организационной структуры и распределение функциональных зон в том виде,  в котором ее увидели консультанты, а не воспринимает собственник; 
3. тип организации, к которой относится данная компания: реагирующая, отзывчивая, активная или высоко эффективная; 
4. сгруппированные проблемы и их ранжирование по определенным приоритетам; 
5. краткие рекомендации с пояснениями; 
6. наиболее проблемные места организации, выделенные в сектора для детальной проработки. 

В своей работе бизнес-консультанты, в основном, применяют теории,  адаптированные  к  отечественному рынку и к уровню компетенции заказчика. Получив рекомендации фасилитаторов по устранению выявленных при организационной диагностике недостатков, собственник решает: будет ли он прибегать к посторонней помощи для решения проблем своей компании или привлечет свой персонал к поиску выходов из создавшейся ситуации. В любом варианте необходимо руководствоваться словами И. Ансоффа: “Перед тем, как отправится туда, где нас нет, полезно навести порядок там, где мы есть”.

Увидеть данную статью подробно Вы можете, перейдя по ссылке

Все корпоративные тренинги и семинары Агентства "Технологии роста" смотрите ЗДЕСЬ.

Все открытые тренинги и семинары Агентства "Технологии роста" (более 40 программ) можно увидеть, перейдя по ссылке

С уважением и любовью к задачам Вашего бизнеса, коллектив Агентства "Технологии роста"

www.rost.biz.ua