Первая фаза в работе руководителя

Отрывок из новой брошюры «Обязанности руководителя». Этот материал используется в процессе внедрения инструментов управления в программе «Школа Владельцев Бизнеса». Продолжение брошюры.

Как было рассмотрено в замысле деятельности руководителя, он должен добиваться от подчиненных выполнения работы. Но в тоже время в деятельности любого руководителя возникают ситуации, когда он должен сделать работу собственноручно. Можно сказать, что есть две разных фазы деятельности, в которых руководитель должен действовать по-разному и использовать разные инструменты для достижения результата.

Вот что пишет об этом в своей статье Л. Рон Хаббард:

Фаза 1 — начало новой деятельности 

Руководитель работает в одиночку, в то же время обучая свои персонал. 

Когда у него есть производящие, хорошо исполняющие свои обязанности и ошляпленные сотрудники, тогда он вступает в следующую фазу; 

Фаза 2 — управление построенной деятельностью 

Руководитель добивается от своих сотрудников, чтобы работа была выполнена.

Для каждой из этих фаз у руководителя есть определенный набор обязанностей. На Фазе 1 руководитель должен:

1. Собственноручно выполнять работу, добиваясь производства продукта. Например, когда только формируется отдел продаж и подчиненных нет, он сам осуществляет все продажи и выполняет все остальные функции, необходимые для получения продукта отдела продаж.
2. Безупречно обращаться с любым оборудованием, материалами и технологиями, которые необходимы для производства продукта его непосредственными подчиненными. Иногда говорят о том, что хорошему руководителю нет необходимости детально разбираться втехнологических особенностях работы подчиненных, это может быть приемлемо на Фазе 2. На Фазе 1 такой руководитель просто не справится с работой и не сможет перейти в Фазу 1, поэтому такая идея работает только на бумаге. Лучшие руководители умеют делать работу любого из непосредственных подчиненных.“Руководитель должен быть способен выполнять любую работу, которая только есть в организации, лучше, чем сотрудники, которые этой работой занимаются. Именно это способствует эффективности руководителя, поскольку он будет знать, что требуется от людей, занимающих эти должности.” - Л. Рон Хаббард.
3. Вводить в курс дела новых сотрудников, используя их как помощников и  обучая их особенностям работы. На Фазе 1 руководитель уделяет много внимания и времени обучению. Ведь если начальник отдела продаж будет только лишь наблюдать за действиями новых  продавцов и ждать, когда они научатся справляться со своей работой, он может оставить всю компанию без денег. Руководитель должен держать под контролем обучение своих подчиненных. Даже если в компании есть подразделение, которое занимается обучением, необходимо собственноручно проверять результаты такого обучения и добиваться, чтобы обучение действительно помогало справляться с работой. Человек, который получил диплом, но на самом деле не может делать работу — тщательно замаскированная противопехотная мина, на которой рано или поздно подорвется руководитель. Ведь в конце концов, руководителю, а не преподавателю придётся работать за двоих и тратить время на исправление ошибок  если обучение было неэффективным. Так обучайте и собственноручно проверяйте на практике результаты обучения.
4. Обучая их в тоже время он добивается, чтобы подчиненные делали все больше и больше работы. Руководитель настойчиво и последовательно передает им работу. Можно сказать, он обязан постоянно давать им все больше обязанностей, добиваясь, чтобы они их успешно выполняли. Так начальник отдела продаж сначала передает продавцу проведение презентаций клиентам,  в тоже время сам встречает новых клиентов и направляет на эту презентацию, а после презентации доводит клиента до покупки. После того, как продавец освоил проведение презентаций, ему поручают встречу клиента, и т.д. Для того, чтобы руководитель мог выполнять этот пункт он должен не только отлично знать работу продавца, но уметь планировать последовательность действий по передаче полномочий.
5. На Фазе 1 руководитель наблюдает за результатам деятельности, вникает во все детали деятельности подчиненных. Ведь они еще не доказали свою способность работать самостоятельно. Поэтому необходимо много внимания к их работе, чтобы предостеречь их от проблем. Даже если в компанию пришел опытный сотрудник, на этом этапе необходим усиленный контроль. Руководитель должен ежедневно одобрять план работ каждого из подчиненных и по нескольку раз в день проверять ход выполнения.В реальной деятельности довольно часто обнаруживается, что красиво описанный в резюме и на собеседовании “опыт” не стоит и выеденного яйца. Исправление ошибок занимает всегда больше времени, чем контроль. Пока новый сотрудник не убедился на практике в способности подчиненного самостоятельно давать результаты, необходим постоянный контроль.
6. Организовывать работу своего подразделения. Это значит — определить, какие обязанности необходимы для производства продукта подразделения, распределить эти обязанности между сотрудниками подразделения в соответствии с их способностями и компетентностью, и добиться, чтобы они эффективно взаимодействовали друг с другом в процессе выполнения. Примером такой организации для отдела продаж является подход, когда одному из сотрудников поручают всю бумажную работу: делать расчеты заказов, составлять коммерческие предложения, отправлять почту и факсы. Кто-то другой делает много предварительных презентаций новым клиентам, потребности которых еще не определены. А наиболее умелые продавцы используя безупречно подготовленные документы и получив данные с предварительных презентаций, делают продажи и получают доход.Работа руководителя — распределить функции таким образом, чтобы была достигнута максимальная эффективность в работе. Конечно, руководитель будет совершенствовать организованность и на Фазе 2.

Обязанности руководителя на Фазе 2 — в следующей публикации.