Бюджетирование проектов. Размышления в двух частях

В части 1 речь шла о том, как «застраховать» себя от непредвиденных обстоятельств, которые выливаются в дополнительные расходы в проекте. В этой части поговорим о расходах, которые часто остаются за рамками планирования стоимости операций проекта.

Часть 2. Бюджет проекта – подводные камни. А слона-то мы и не приметили!

В части 1 «Резервы бюджета» речь шла о том, как «застраховать» себя от непредвиденных обстоятельств, которые могут вылиться в дополнительные расходы в проекте.

В этой части давайте поговорим о тех расходах, которые часто остаются за рамками планирования стоимостей операций проекта.

Были ли у вас личные долгосрочные проекты, например, строительство дома, ремонт квартиры, приобретение чего-либо в кредит?

Вот! Начинаем прозревать. Планируя затраты на такие личные проекты, мы всегда задумываемся о том:

• хватит ли нам «кубышки» на это дело, или придется брать кредит;
• если кредит, то на каких условиях и сколько в конечном итоге на самом деле будет стоить наша, например, «стройка века»;
• не изменится ли курс валют и как такое возможное изменение повлияет на стоимость нашего личного проекта;
• сколько раз и куда нам необходимо съездить по вопросам, связанным с проектом, и какими будут затраты на такие поездки (проезд, проживание и т.п.) - в мире бизнеса именуемые «командировочными»;
• и т.п.

Точно так же, мы должны задуматься над этими вопросами в наших бизнес-проектах.

Но и это еще не все.

Стоимость качества – учли ли мы затраты на:

• теоретическое и практическое обучение команды проекта;
• инспекции и тестирование внутренних и внешних результатов поставки проекта;
• аудиты качества;
• персонал обеспечения качества;
• списания, доработки, ремонты, замена частей оборудования;
• устранение дефектов;
• юридические проблемы, вызванные несоблюдением требований к качеству?

Команда и участники проекта – помним ли мы:

• о мотивации;
• оплате экспертных оценок по самым разным вопросам;
• стоимость коммуникации – например, специфическое оборудование.

Да и командообразующие мероприятия (самая интересная их часть) могут потребовать некоторой суммы денег, как и представительские расходы менеджера проекта или других членов команды управления проектом.

А для общения с Заказчиками и Спонсором может понадобиться, например, печать красивых материалов. Кто имел дело с типографиями – понимает, о чем я говорю.

Даже такой, казалось бы, простой вопрос проведения тендеров в рамках проекта иногда далеко не бесплатное мероприятие.

А помним ли мы о стоимости управления проектом? Например, может понадобиться:

• дополнительное обучение команды проекта методологии управления проектами;
• привлечение аналитика внутреннего Проектного офиса;
• привлечение внешнего или внешнего консультанта по управлению проектами;
• приобретение и внедрение программного обеспечения по управлению проектами.

Приведенный список далеко не полный (как это обычно и пишется в РМВOК).

Понятно, что для таких вещей, как изменения в проекте, которые могут повлечь увеличение стоимости операций, или неожиданные дедлайны у нас есть управленческий резерв или резерв на риски. Но ведь эти резервы не безграничны!

Искушенный менеджер проекта в этом месте хмыкнет и улыбнется: ну да, написать можно все, но кто ж это утвердит? Тут и резервы-то с боем получаешь!

И опять отвечу: аргументируйте! Вменяемый Спонсор всегда прислушается к вашим аргументам. Ведь ваша общая задача – успешно реализовать проект. У Спонсора есть целый арсенал способов предотвратить попытки менеджера проекта искусственно раздувать бюджет проекта. Например, если вы реализовываете проект для внешнего Заказчика, это может быть оплата бонуса менеджеру проекта в виде процента от прибыли проекта.

Что же делать, «якщо невдача спіткала зненацька» – читайте в продолжение статьи

На этой оптимистической ноте разрешите пожелать всем менеджерам проекта всегда укладываться в согласованный бюджет!