Зачем нужна система внутренних коммуникаций в организации?

Человек, лишенный информации, не может нести ответственность; человек, которому предоставлена информация, не может ее на себя не взять. (с) Jan Carlzon шведский бизнесмен, руководитель компании SAS "Скандинавские авиалинии"

Результатом действия системно налаженных коммуникаций внутри организации является вовлеченность сотрудников во внутренние процессы и мотивированность на результативную деятельность.  Именно посредством коммуникаций достигается результат понимания и принятия общих целей и ценностей организации, а так же координация совместной деятельности в процессе выполнения каждым индивидуальных задач. Отсутствие информации о деятельности компании и объяснение её достижений или неудач из внутренних источников заставляет сотрудников искать эти сведения во внешней информационной среде и самостоятельно их интерпретировать. Такие интерпретации в большинстве случаев оказываются не пользу организации. Так рождаются слухи и  недоверие к действиям руководства.

Однако, менеджмент организаций часто  пренебрегает внутриорганизационными коммуникациями. Почему так происходит? По нескольким причинам, среди которых одна из первых – это  традиция однонаправленных связей сверху вниз, не предполагающая обратной связи и интерактивного взаимодействия сторон. Данная традиция досталась нам в наследство от советской эпохи централизованной экономики, которая предполагала исключительно директивный стиль управления, минимизирующий значимость человеческого фактора в деятельности организации. Но мир изменился. В конкурентной рыночной среде невозможно относиться к работающим сотрудникам как к «винтикам», которые безразлично и неосознанно выполняют свои функциональные обязанности.

На сегодняшний день невозможно добиться результатов развития без вовлечения сотрудников в процессы организации. Каждый человек ценен не только своими компетенциями, но еще и своим отношением к организации, степенью личного участия в решении проблемных задач и стремлением к достижению общей командной цели бизнеса.

Изменился не только подход к принципам управления людьми, но и мир информационных технологий.  Мы не можем заставить человека получать нужную нам информацию только лишь из того единственного источника, который мы предлагаем. Более того, каждый сотрудник может продуцировать информацию о деятельности организации, выражая своё отношение к руководству, коллегам, клиентам и  размещать её в открытых внутренних и внешних информационных носителях. Если менеджмент организации не управляет существующими информационными потоками, то они никуда не исчезают. Они существуют в форме стихийного информационного поля.  И это информационное поле, создаваемое работающими сотрудниками, уволенными сотрудниками, партнерами и клиентами компании, в своём неуправляемом формате,  зачастую приносит не пользу, а вред. 

Позиция игнорирования  менеджментом системы внутренних коммуникаций в организации – это позиция страуса, спрятавшего голову в песок.  Не получая информацию изнутри,, персонал найдет её в других источниках или создаст самостоятельно. Основная цель управляемого коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации о том, что именно происходит в организации.  Это понимание позволяет координировать деятельность персонала, формировать лояльность, находить консенсусы и создавать чувство сопричастности к достижению общей цели.

В любой организации ее работники склонны участвовать в следующих информационных  процессах:

• выделять из внешней информации важную и неважную для организации и своей личной деятельности;
• разрабатывать пути и способы измерения достигнутых результатов;
• находить объяснения успеху и неудаче в достижении целей и пр.

Каналы коммуникации бывают прямыми, непрямыми, официальными и неофициальными, личными и не личными. Прямые каналы коммуникации позволяют передать информацию непосредственно от информатора к информируемому лицу, непрямые каналы коммуникации осуществляют опосредованную передачу информации, официальные каналы коммуникации предоставляют возможность осуществлять информационное взаимодействие с официальными органами, а неофициальные каналы коммуникации оперируют неофициальной информацией посредством обмена мнениями. Так же различают оффлайн и онлайн коммуникационные каналы.

Как же в этом всем разобраться и на кого возложить ответственность за процесс внутренних коммуникаций?

Ответ очевиден. Если система внутренних коммуникаций работает на цели управления персоналом, то и ответственность за её результативность должна возлагаться на HR-департамент, который будет непосредственно взаимодействовать с PR и IT отделами для обеспечения качественного протекания процесса. Системно функционирующие внутриорганизационные коммуникации решают задачи не только сознательного выполнения поставленных задач, командного сплочения персонала, развития компетенций сотрудников и построения ценностной корпоративной культуры, но и служат основой построения эффективной мотивационной политики.

Если сотрудники знают ответы на вопросы, для чего совершаются те или иные изменения, как организация реагирует на внешние кризисы и катаклизмы, что ожидает каждого в случае стабильной деятельности или перемен, то они уверены в настоящем и завтрашнем дне. Информированные сотрудники  осознают свою принадлежность к внутренней жизни организации, понимают цели, которые они должны достигнуть, способны функционировать  как в команде, так и автономно и имеют возможность совершенствовать свое мастерство в рамках выполняемых задач.

Система внутренних коммуникаций работает на то, чтобы персонал не мог себе позволить себе равнодушного отношения к происходящим организационным событиям и принимал на себя ответственность  за внутреннюю жизнь и развитие своей организации.

Ирина Синчалова,

Управляющий партнер ВИЧЕ КОНСАЛТИНГ ГРУПП 

Подробно о технологиях построения внутренних коммуникаций.