Как работать с дебиторской задолженностью

Практически любая компания вынуждена время от времени продавать товары или услуги с отсрочкой платежа и приобретать необходимые ей ресурсы по предоплате, то есть с отсрочкой момента поставки.

И в первом, и во втором случае  возникает дебиторская задолженность.

Для бизнеса это вполне естественно, поскольку продажа с отсрочкой платежа зачастую является необходимым маркетинговым ходом для увеличения объема продаж товаров и услуг, способом выхода на новые рынки сбыта. 
А по предоплате, то есть с отсрочкой момента поставки, работают, в основном,
крупные поставщики, которые таким образом снижают свои риски неполучения оплаты за отгруженные партии товара.

И хотя образование долгов в бизнесе — вещь почти неизбежная, это отнюдь не означает, что можно махнуть на них рукой и спать спокойно.

Как раз наоборот: для того чтобы сон был крепким и здоровым, с дебиторской задолженностью нужно уметь грамотно работать, опираясь как на отечественный опыт, так и на богатую практику западных стран, имеющих длительную историю рыночных отношений.

Основной метод возврата дебиторской задолженности, использующийся во многих зарубежных странах, заключается в выплате вознаграждения за досрочный возврат задолженности. 
Условия такого возврата обуславливаются договором. 
Процент вознаграждения равен банковскому проценту за получение кредита. Поступающее вознаграждение считается не выручкой, а чистой прибылью. 
Этого достаточно, чтобы у компаний не было проблемы под названием «борьба за возврат просроченной задолженности».

Если возникает просроченная задолженность, то в США, например, взысканием занимаются специализированные агентства (collection agencies). 
Эти организации, выработавшие нормативно закрепленный регламент работы (Fair Debt Collection Practices Act) и руководствующиеся принципами профессиональной этики, берут на себя выполнение всех процедур по общению с должником — от ведения переговоров до розыска имущества.

Используются и курьезные, но при этом достаточно эффективные методы.
Так, в Гаити за должником несколько дней неотступно следует нанятый кредитором человек, одетый в костюм местного фольклорного героя, внешне напоминающего нашего Чебурашку и знаменитого раздачей пустых обещаний и большими долгами. Каким бы забавным ни казалось это действо, общественное осуждение вскоре заставляет неплательщика рассчитаться с кредитором.

Как показывает практика, на украинских предприятиях, как правило, не ведется систематизированнаяработа с дебиторской задолженностью, и руководством не назначаются лица, ответственные за своевременный возврат долгов.

Как результат, руководитель, финансовый директор или главный бухгалтер компании тратят время на изучение проблемной ситуации с каждым конкретным должником, назначают работников, ответственных за составление претензии, проведение переговоров о возврате долга и т. д.

Как можно грамотно выстроить работу с дебиторской задолженностью?

Работа с дебиторской задолженностью обязательно требует четко выстроенного процесса ее планирования и управления, в том числе и управления рисками ее невозврата.
В первую очередь необходимо определить  размеры критической для компании дебиторской задолженности и нормальной, то есть рабочей. 
Это плановые индикаторы, сигнализирующие о необходимости усиления либо, наоборот, ослабленияработы с неплательщиками.

Конечно же, любая ситуация имеет свои особенности, но тем не менее большинство случаев достаточно стандартны и могут быть разрешены стандартными способами.

Прежде всего, необходимо разработать Регламент или Положение о работе с дебиторской задолженностью, в котором обязательно оговорить следующие моменты:

• кто согласовывает, подписывает и контролирует договоры с отсрочкой платежа,
• каковы условия предоставления отсрочки платежа (сроки, размеры оплаты, санкции при невыполнении договорных обязательств и т. д.)
• какая предельно допустимая сумма товарного кредита устанавливается по компании и отдельным контрагентам,
• кто контролирует и несет ответственность за оборачиваемость дебиторской задолженности,
• в какой срок партнеру направляется напоминание о погашении задолженности, 
• каковы дальнейшие досудебные действия, когда  и кем выполняются,
• кто и как организовывает судебную защиту.

Важно выстроить  работу с дебиторской задолженностью таким образом, чтобы каждый сотрудник четко знал,что именно, как и в какие сроки, ему необходимо сделать.

Варианты работы с дебиторской задолженностью следующие:

1. распределить обязанности по работе с должниками между сотрудниками, а именно,

• мониторинг размера и состава дебиторской задолженности, 
• проведение переговоров, 
• написание писем и претензий, 
• судебная защита, взаимодействие с судебными приставами

2. создать в штатном расписании либо специализированную единицу, либо структурное
подразделение, ответственное за взаимодействие с неплательщиками;

3. всю работу по взысканию долгов отдать на аутсорсинг юридической компании, специализирующейся на данном виде деятельности.

Первый вариант чаще всего используется небольшими фирмами, в штате которых нет юриста.

Второй вариант применяется средними и крупными компаниями, имеющими как юридический отдел, так и службу безопасности.

Передача взыскания долгов на аутсорсинг в чистом виде встречается довольно редко: этот способ решения проблем, как правило, дополняет два предыдущих. 
На аутсорсинг обычно передаётся крупная либо проблемная задолженность.

Практика показывает, что для достижения успеха в работе с дебиторской задолженностью необходимо проявлять активность и настойчивость. 
И это вполне объяснимо: должник стремится расплатиться в первую очередь с тем, кто регулярно о себе напоминает и мешает спокойно жить.

Именно поэтому в процессе заключения договоров и в ходе их исполнения важно поддерживать в глазах партнеров имидж компании, умеющей отстаивать свои права и возвращать долги. Часто одно только грамотное позиционирование продавца способствует соблюдению договорных обязательств со стороны покупателей.

Необходимо отметить, что «правильный» имидж нужно создавать как на внешнем уровне (в официальных заявлениях должностных лиц предприятия, публикациях и т. д.), так и на внутреннем (в глазах работников предприятия). 
Ведь чаще всего образ компании формируется именно в результате общения с ее сотрудниками: огромную роль играет то, как они говорят о своем работодателе и как описывают его потенциальным партнерам.

Важно также, чтобы предприятие, выступающее кредитором, само имело репутацию исправного плательщика.

Таким образом, можно с уверенностью сказать: будут Вам платить в срок либо с задержкой, во многом зависит от Вас самих и Ваших сотрудников.

Желаю Вам Успешных управленческих действий в результативной и эффективной работе компании!

И конечно, всегда рада и готова помочь Вам быть еще успешнее!

Ирина Стецурина,
Системный консультант-тренер, Коуч 
консалтингового центра ШАУЗ