Какова роль владельца компании в управлении финансами?

Как собственнику организовать планирование и контроль финансовых вопросов, чтобы это не отнимало все его свободное время?

Большинство владельцев малого и среднего бизнеса держат решение финансовых вопросов в собственных руках. Безусловно, контроль финансов важен, но у этого подхода есть и обратная сторона. Если высший руководитель оставил за собой решения по финансовым вопросам, он никогда не сможет выйти из операционной деятельности и оказывается в ловушке.

Наверняка многим знакома ситуация, когда рабочий день руководителя начинается со стопки счетов или подготовленных списков счетов на оплату. Первые годы деятельности в качестве владельца и директора компании моя жизнь была такой же. Каждый рабочий день, как «день сурка», начинался с одобрения расходов и бесконечного общения с руководителями и сотрудниками, которое было необходимо для выяснения, насколько приоритетным является тот или иной расход.

Когда занимаешься этим, возникает иллюзия, что  делаешь что-то очень важное, физически ощущаешь власть и контроль. Но такая практика создает серьезное препятствие в работе высшего руководителя.

Чтобы принять верное решение о том, что оплачивать, нужно понимать нюансы деятельности. Покупать новый компьютер или достаточно расширить память? Нужна ли именно эта краска на производства, или подойдет что-то подешевле? Насколько важно оплатить счета именно этому поставщику в первую очередь?

Руководителю приходится бесконечно разбираться с самыми разными нюансами, выяснять множество оперативных вопросов. В любом случае специалист в интернет-продвижении будет лучше понимать, что в первую очередь нужно оплатить для раскрутки сайта. Руководитель ремонтного участка все равно лучше разберется, какие запчасти закупить прежде всего.

Если владелец будет пытаться разбираться в каждом расходе и одобрять счета, он будет гарантировано совершать ошибки, и что еще хуже – перегрузит себя оперативными вопросами и не сможет делать свою работу – фокусироваться на стратегических аспектах.

Решение проблемы

Чтобы справиться с этим, владелец бизнеса должен, во-первых, задать точные правила, как должны распределяться денежные поступления. Во-вторых, он должен передать функции по одобрению счетов в рамках этих правил совету руководителей департаментов. Именно они отлично знают текущие приоритеты деятельности и могут разумно распоряжаться деньгами. Хорошие правила уберегут их от серьезных ошибок.

В моих компаниях уже больше десяти лет еженедельно такой совет по определенному регламенту проводит финансовое планирование и распределяет поступившие средства так, чтобы планы деятельности всех департаментов были обеспечены необходимыми ресурсами.

Конечно, владельцу придется сначала разработать сами правила. Вот, например, некоторые из наиболее важных:

1. Распределяются только деньги, которые физически поступили в компанию за неделю. Расходы одобряются советом, только если в соответствии с политикой на это есть деньги: поступившие за неделю или ранее отложенные.
2. В торговых компаниях часть дохода возвращается в фонд оборотных средств, из которого оплачивается только приобретение товара. Разница между поступившим за неделю доходом и возвратом в оборотные средства составляет маржинальную прибыль.
3. Определенный процент (в разных бизнесах обычно 3-10% от маржинальной прибыли) поступивших средств сразу отчисляется владельцу в виде дивидендов, и определенный процент идет в резервы, которыми распоряжается владелец. Эти проценты отчисляются независимо от размера дохода и состояния дел, они являются обязательным расходом, таким же, как налоги с оборота или НДС.
4. Определенный процент (обычно это 20-50% маржинальной прибыли в зависимости от вида деятельности компании) идет на заработную плату, бонусы, отпускные и все виды налогов, связанные с выплатами персоналу.
5. Остальные средства распределяются советом руководителей департаментов так, чтобы покрыть все расходы компании, включая накладные, налоги и развитие. При этом никто не имеет права обещать кому бы то ни было оплату или получать что-либо в кредит, если это не было предварительно одобрено советом руководителей.

После утверждения этих правил владельцу остается следить в основном за тем, чтобы такая модель распределения соблюдалась. Решения о том, каким расходам отдать приоритет, определяют сами руководители департаментов. На еженедельном совете они сначала согласовывают планы деятельности по своим департаментам – это дает им понимание приоритетов в деятельности и общий план. Имея на руках планы и приоритеты, они рассматривают все счета и одобряют те, которые являются приоритетными и которые можно оплатить имеющимися средствами.

Благодаря этому владелец компании может быть уверен, что:

• компания не тратит больше ее реального дохода;
• владелец получает дивиденды еженедельно – можно сказать, что компания имеет точно запланированный размер прибыли;
• создаются резервы на случай возникновения каких-то проблем;
• руководители департаментов в борьбе за ресурсы вынуждены доказывать необходимость тех или иных расходов друг другу, что мотивирует их к поиску оптимальных решений;
• руководители, скорее всего, впервые, начинают понимать, какой уровень дохода необходим для жизнедеятельности компании, и включаются в работу по увеличению дохода.

По сути такое финансовое планирование позволяет передать руководителям ответственность за расходы и за уровень дохода, а владельцу – выйти из оперативного управления и заняться развитием.