Ошибки новичка или как начать работу на новой должности?

Большинство людей начиная выполнять работу на новой должности совершают одни и те же ошибки. Эта статья о том, как избежать самые распространенные из них, чтобы вы получали больше результатов и удовольствия от работы.

Любая новая должность означает, что вам что-то придется делать в той области, в которой у вас нет опыта. Например, вы — отличный продавец и пришло время стать руководителем отдела продаж. Вы отлично разбираетесь в работе продавца, в том, как работать с клиентами. Но когда вы принимаете должность руководителя у вас появляются совершенно новые для вас обязанности. Это — управление людьми. Работа руководителя — это целый набор новых обязанностей: нужно будет умело проводить совещания с продавцами, планировать деятельность отдела, ставить задачи и добиваться их исполнения. Поэтому первое, что нужно осознать: любая новая должность — это совершенно новая деятельность, в которой нет опыта и уверенности.

Большинство людей не способны получить большие результаты только потому что боятся начинать с нуля. Они просто боятся выйти из зоны комфорта, из области в которой хорошо разбираются, боятся столкнутся с новыми проблемами и необходимостью играть роль новичка и преодолевать все, что приходится переносить новичку. Но нет другого способа достичь выдающихся результатов, чем постоянный выход за пределы зоны комфорта. Это относится как к одному человеку, так и к компании в целом.

При этом есть вполне определенные сложности, с которыми сталкивается любой человек, осваивающий новую для себя должность. И есть способы, как с этими трудностями справляться. Ниже перечислены самые распространенные из них и рекомендации, как с каждой из них справиться с наименьшими потерями сил и времени.

Постепенность

Любую новую должность необходимо осваивать шаг за шагом. Самая сложная работа состоит из множества составляющих, в любой работе используется множество инструментов. Осваивайте их одни за другим. Попытка сделать все сразу значительно усложняет работу, приводит к замешательству и разочарованиям. Например, если вы принимаете должность руководителя отдела, вы выясните, что у вас появляется много разных обязанностей. Просто составьте небольшой план, и решите, в какой последовательности вы будете осваивать эти обязанности. Начните с чего-то не слишком сложного. Например, научитесь сначала проводить ежедневные совещания с продавцами. Такое совещание предполагает разбор и оценку результатов работы и планирование действий на день или неделю.

Добейтесь, чтобы у вас это получалось. После этого осваивайте следующий инструмент. Не пытайтесь освоить все сразу. Это как кататься на велосипеде — сначала вы просто учитесь сохранять равновесие, катаясь по прямой. Только через некоторое время сможете ловко маневрировать. Если бы вы попытались учиться кататься на велосипеде на лесной тропинке, которая петляет между деревьями, то быстро бы утратили интерес к этому занятию.

Вас игнорируют

Это всегда происходит с человеком, который только начинает осваивать какую-то работу в уже существующей компании. Вы уже три дня в новой должности, но такое ощущение, что никто вообще этого не замечает! Это — совершенно нормально, ведь в компании уже есть сложившийся уклад работы и отношений. Даже если он никогда не был написан на бумаге и даже если никто не может описать, в чем заключаются сложившиеся традиции, они все равно существует. Кто-то осознанно или неосознанно делает работу той должности, на которую вы пришли. У сотрудников есть сложившиеся привычки в отношении того, как решать вопросы.

Поэтому любой человек, который только что принял новую должность фактически не существует для окружающих до тех пор, пока он не начнет играть важную роль в процессах так, чтобы его присутствие заметили и изменили привычные рабочие процессы. Например, вы уже назначены начальником отдела продаж, а продавцы по-прежнему бегают за советами к вышестоящим руководителям, а те по-прежнему отдают им распоряжения напрямую. Неприятное положение, но неизбежное в самом начале деятельности.

Решение этой проблемы не заключается в том, чтобы ломать сложившуюся систему работы. Необходимо последовательно переключать на себя командные и коммуникационные линии. Как можно быстрее необходимо добиться, чтобы о вашем существовании узнали и вы заняли свое место в процессах компании. Чтобы это сделать быстро необходимо с каждым из тех, с кем вам предстоит взаимодействовать в новой должности, сделать следующее:

• Шаг №1Составьте список всех людей, с которыми вам необходимо будет сотрудничать в новой должности. Например, для начальника отдела продаж в этом списке будут в первую очередь его непосредственный руководитель, его подчиненные — продавцы, руководители производственных подразделений и т.д.
• Шаг №2.Необходимо пообщаться с каждым человеком из списка и донести до него, что сейчас вы будете выполнять эту работу и по определенным вопросам он должен обращаться именно к вам, хотя раньше он это делал по другому. Например, начальнику отдела продаж необходимо пообщаться из продавцов и объяснить ему, каков круг обязанностей руководителя и какие вопросы вы будете решать. Будет уместно рассказать о вашем опыте и навыках и о своих планах в этой должности.

• Шаг №3Следующее действие — выяснить, что этот человек ожидает от вас в этой должности, а затем предоставить ему это. Нет лучшего способа сделать, чтобы вас признали и начали сотрудничать, чем выполнить то, что ожидается. Например, новый начальник отдела продаж в разговоре с продавцом выясняет, что продавец ожидает от руководителя, что тот добьется, чтобы производство выполняло заказы вовремя. Если вы это сделаете, то получите признание подчиненного и способность на него влиять. А руководитель отделения Распространения (непосредственный руководитель начальника отдела продаж) скорее всего будет ожидать, что начальник отдела продаж даст ему реалистичное планирование объемов продаж.

Выполнение этих действий не имеет ничего общего с действием под названием “новая метла по-новому метет”, когда новый руководитель не разобравшись в ситуации пытается навязать всем окружающим свою волю и очень часто при этом делает глупые ошибки. Вам нужно не порвать все существующие взаимосвязи, а просто шаг за шагом взять их под свой контроль.

Вас обходят

Такое бывает довольно часто — кто-то отдает вашим подчиненным распоряжения и таким образом мешает вам выполнять вашу работу. Этому может быть две разных причины, вам нужно разобраться, с какой из них вы столкнулись и действовать соответственно.

Первая причина — вы еще не взяли что-то под свой контроль
Это означает, что вас обходят просто по привычке. Например, директор компании привык напрямую отдавать распоряжения одному из продавцов в отношении работы с каким-то важным клиентом, с которым существуют особые договоренности. В этом случае вам нужно просто в отношении этого момента выполнить шаги, описанные в предыдущем пункте. То есть напомнить, что это относится теперь к вашим обязанностям, выяснить, каковы эти договоренности и забрать у директора эту работу. Как только он убедится, чтобы вы успешно с этим справляетесь, он перестанет вас обходить в этой области.

Вторая причина — вы с чем-то не справились
Например в области ответственности руководителя отдела продаж возникла какая-то проблема при работе с клиентом. Директор вмешался в эту ситуацию и решил ее. В таком случае необходимо просто выяснить, как и почему он действовал и научиться справляться с такими ситуациями. Если вы осознаете, что вы — новичок в этой работе и не можете знать и уметь все, то сможете добиться, чтобы вам объяснили, как правильно действуете. Фактически это действие в таком случае становится частью ваших обязанностей и освоив его вы навсегда избавитесь от обхода в этом вопросе. Вам нужно собрать и освоить весь успешный опыт, относящийся к вашей новой должности, на это потребуется время.

Перегрузка

Один из способов превратить работу на новой должности в ад — пытаться выполнить невыполнимое. Если вы еще не полностью освоили новую работу, вас даже сложно оценить, сколько требуется времени на выполнение той или иной задачи. Например, неопытный продавец планирует встречи с клиентами и выделяет на каждую из них один час. Так как опыта у него пока еще маловато, он не берет в расчет, что требуется некоторое время на подготовку, на дорогу, на небольшое опадание клиентов. Поэтому он будет нервничать и провалит выполнение плана. Если бы у него был опыт, он запланировал и провел меньше встреч, но при этом выбрал наиболее приоритетные. И результат был бы выше и удовольствия больше.

Советую вам быть очень реалистичным и расчетливым в отношении своего времени, если по вашей оценке времени на все задачи недостаточно, не пытайтесь в план “впихнуть” все. Лучше выберите наиболее важные задачи и выполните именно то, что задумали. Если вы впервые делаете какую-то работу, лучше выделить на нее время с запасом. Если вы завершите раньше — сделаете что-то еще, но как минимум вы выполните запланированное. Надежда не подкрепленная опытом — плохой советчик при планировании.

Компетентность

Когда вы сталкиваетесь с ситуацией и не знаете, как действовать, самое лучшее — обратиться к руководителю или человеку, который раньше успешно выполнял эту работу и попросить его совета. Обычно люди с удовольствием делятся своим опытом и знаниями. Если вы только начали осваивать новую должность, никто не ожидает от вас, что вы сможете справиться с любой проблемой самостоятельно. Может быть ни у кого нет решения, тогда вам придется применить смекалку и самостоятельно найти решение. Но это — трудный и медленный путь. В организации людей ценят не за способность делать умный вид, а за способность давать результаты в работе. Так что если есть хоть малейшая возможность научиться, лучше этим воспользоваться.

Александр Высоцкий