Практический смысл знать основы эффективного (наиболее прибыльного) управления запасами предприятия (часть 1)

В этой статье бизнес-консультант Игорь Чугунов, директор компании «Бизнес-консалтинг Игоря Чугунова» (Киев, www.consulting-chii.com.ua) отвечает на вопросы, связанные с эффективным (наиболее прибыльным) управлением запасами предприятия.

Часть 1.

Что означает «эффективное (наиболее прибыльное) управление запасами»?

Разберем это словосочетание по частям: запасы, управление, эффективность (наибольшая прибыльность).

Запасы (stocks - англ., запасы) - это поставляемые сырье, материалы, комплектующие, производимое из них незавершенное производство, готовая продукция, закупаемые товары, средства производства и предметы труда, хранящиеся на предприятии. Они образуются каждый раз, когда входящие или исходящие материальные ресурсы на предприятии  не используются, хотя доступны. Запас - это материальный поток, прекративший свое движениен на складе временно или надолго (навсегда). Без запасов, хотя бы минимальных, невозможно производство готовой продукции, работ, услуг, невозможна закупка товаров и торговля товарами. Поэтому у любого предприятия запасы есть в том или ином количестве.

Запасами необходимо управлять, что означает планирование запасов, реализацию плана уровней запасов, контроль запасов, улучшение управления запасами. Объектом управления запасами является каждая SKU (Stocks Keeping Unit – англ., единица учета запаса) – номенклатурная позиция, из которых состоит номенклатурный перечень хранимых запасов в каждом месте их хранения. Именно по SKU планируются запасы, реализуется план запасов, запасы контролируются или улучшаются решения по управлению ими.

Управление запасами предприятия должно быть эффективным, т.е. приносить предприятию наибольшую прибыль при прочих равных условиях, так как запасы - это один из объектов управления предприятием, которое создается его учредителями для генерации чистой прибыли и положительного чистого денежного потока в краткосрочной перпективе (период до 1 года), что неизбежно приводит к увеличению рыночной стоимости предприятия в долгосрочной перспективе (период свыше 1 года). Эффективность (наибольшая прибыльность, способность генерировать деньги)  - это способность выполнять правильную работу правильным способом. Правильная работа предприятия, связанная с его запасами – это своевременное и в требуемом количестве перемещение нужных материальных ресурсов со склада материальных ресурсов в производство продукции, работ или услуг, своевременная и в заказанном объеме продажа нужных товаров оптовому покупателю, розничному покупателю или конечному потребителю. Правильность работы предприятия на рынке покупателя определяется требованиями целевых потребителей, так как удовлетворение потребностей целевых потребителей – это путь к удовлетворению потребностей предприятия в чистой прибыли и деньгах от своей предпринимательской деятельности. Правильную работу необходимо выполнять правильным способом, т.е. за счет таких доходов и расходов (затрат), поступлений и выплат денег, разница между которыми (чистая прибыль, положительный чистый денежный поток) является оптимально большой в существующей маркетингово-производственно-логистической ситуации.

В приведенной выше паре "чистая прибыль" предприятия и его "положительный чистый денежный поток" чистая прибыль является необходимым условием получения предприятием положительного чистого денежного потока. Поэтому чистая прибыль - это причина для ожидаемого следствия - положительного чистого денежного потока, равного разности между потоком поступлений денег и потоком выплат денег предприятием за период времени. Отсюда следует простой вывод: если предприятию не хватает денег для расчета по своим текущим обязательствам в полном размере и в срок, то необходимо не деньги брать взаймы для увеличения оборотных средств, а увеличивать прибыльность предпринимательской деятельности предприятия за счет увеличения доходов и уменьшения расходов (затрат).

Таким образом, эффективное (наиболее прибыльное) управление запасами предприятия – это своевременное удовлетворение потребностей целевых внутренних (производство продукции) и целевых внешних потребителей (покупателей) в требуемом количестве запасов по каждой SKU, которое связано с оптимально уменьшенными переменными затратами на управление запасами, что при прочих равных условиях равнозначно оптимальному увеличению чистой прибыли и положительного чистого денежного потока предприятия.

Эффективное (наиболее прибыльное) управление запасами всех видов во всех местах их хранения является потребностью предприятия, поставившему перед собой высшие экономические цели, связанные с оптимальным увеличением чистой прибыли, положительного чистого денежного потока и своей рыночной стоимости.

Таким образом, эффективное (наиболее прибыльное) управление запасами отличается радикально от управления запасами ради просто самого управления, которое чаще всего является нерегулярным или от случая закупки к случаю закупки, без принципов и без явных целей, просто ради самого процесса. Просто управление запасами, как показывает анализ практики в этой области, является малоприбыльным или даже убыточным и деньгепожирающим занятием. По-крайней мере так обстоят дела у многих предприятий в  постсоветскую эпоху.

К какими запасами предприятия связано эффективное  (наиболее прибыльное) управление запасами?

Эффективное  (наиболее прибыльное) управление запасами связано с запасами материальных ресурсов (сырье, материалы, комплектующие) для производства продукции, запасами незавершенного производства, запасами готовой продукции во всех местах их хранения (центральный распределительный склад предприятия, региональные склады предприятия), запасами товаров на складах дистрибьюторов и в рознице (розничных магазинах, аптеках, магазинах автозаправочных станций и на самих станциях, станциях технического обслуживания и т.п.). Особенностью этих запасов является то, что они регулярно расходуются и регулярно восполняются за счет поставок, так как являются инструментом удовлетворения текущего спроса массовых потребителей на продукцию (готовую продукцию, работы, услуги, товары).

Какие предприятия являются потенциальными клиентами для внедрения технологии эффективного (наиболее прибыльного) управления запасами?

Потребность во внедрении эффективного (наиболее прибыльного) управления запасами есть у любого предприятия, у которого есть запасы, любой отрасли экономики. Степень актуальности  внедрения эффективного (наиболее прибыльного) управления запасами может быть разной, что зависит от общего размера и стоимости хранимых запасов. Количественно оценить степень актуальности внедрения эффективного (наиболее прибыльного) управления запасами можно путем расчета и оценки значения коэффициента отвлечения оборотных активов предприятия в запасы по следующей формуле:

КООА з = Средняя стоимость запасов по балансу/Средняя стоимость оборотных активов по балансу,

где: КООА з – коэффициент отвлечения оборотных активов в запасы, %;

      Стоимость запасов по балансу – это учетная стоимость запасов всех видов по финансовому балансу предприятия на дату его составления, денежные единицы;

      Стоимость оборотных активов по балансу – это сумма учетной стоимости запасов всех видов, учетной стоимости дебиторской задолженности всех видов и учетной стоимости денег и их эквивалентов по финансовому балансу предприятия на дату его составления, денежные единицы.

В простейшем случае для получения средней учетной стоимости, например, запасов необходимо сложить вместе учетную стоимость запасов на начало периода с учетной стоимостью запасов на конец периода и разделить пополам.

Экономический смысл этого коэффициента состоит в том, что он показывает какая доля оборотных активов предприятия отвлечена в запасы в периоде расчета этого коэффициента. Эффективность (наибольшую прибыльность) управления оборотными средствами, в первую очередь запасами и дебиторской задолженностью предприятия, определяет эффективность (наибольшую прибыльность) всего предприятия. Поэтому, если в запасы отвлечена незначительная доля оборотных активов, например, меньше 10%, то значимость качества управления запасами для эффективности всего предприятия незначительная. По мере роста значения этого коэффициента значимость качества управления запасами возрастает. У типичного промышленного предприятия, производящего готовую продукцию, работы или услуги или торгового предприятия значение КООАз близко к  50% и больше. Актуальность внедрения эффективного (наиболее прибыльного) управления запасами в этом случае уже большая,так как у предприятия в этом случае заметно проявляются легко распознаваемые симптомы неэффективного (малоприбыльного или даже убыточного)  управления запасами, которые, как хроническая зубная или головная боль, постоянно напоминают о себе.

Каковы типичные симптомы неэффективного (малоприбыльного или даже убыточного) управления запасами предприятия, наблюдаемые на практике?

К таким типичным симптомам неэффективного (малоприбыльного или даже убыточного) или просто управления запасами предприятия относятся следующие:

• (1) несмотря на общий большой уровень запасов, регулярно наблюдается нехватка запасов по одним SKU при наличии избытка по другим SKU: то, что надо в данный момент -  явно не хватает для выполнения заказов потребителей, того что не надо в данный момент - в избытке. С течением времени такая картина по большинству SKU периодически меняется. В результате по одной и той же SKU то не хватает запаса, то - избыток. Следствием является периодическая задержка начала производства  продукции, работ, услуг, увеличение сроков производства продукции, невыполнение производственного плана по некоторым SKU продукции, работ, услуг, претензии покупателей (когда же будет поставка?), потеря продаж продукции и клиентов, которые уходят к более успешным конкурентам, у которых есть нужные запасы;
• (2) отдел закупок никак не может угадать в каком количестве и когда закупать запасы по SKU, чтобы запасов всегда хватало и не было избытка запасов;
• (3) финансовый директор информирует генерального директора о том, что значимой причиной невысокой (низкой) чистой прибыли или даже убытков является высокий уровень запасов материальных ресурсов и/или готовой продукции и/или товаров. Генеральный директор начинает «прессовать» начальника отдела материально-технического снабжения и/или директора по логистике, директора по продажам продукции с целью уменьшения подконтрольных им запасов для уменьшения расходов и их оплаты при условии выполнения плана продаж продукции;
• (4) финансовый директор задерживает оплату счетов, так как в бухгалтерии уже пачка неоплаченных счетов и она растет, вызванная нехваткой денег для расчетов по текущим обязательствам. Деньги по его словам «заморожены» в запасах и в дебиторской задолженности за продукцию, товары, работы, услуги, а в банках краткосрочный кредит брать невыгодно, так как там драконовские проценты и если в них кредит все-таки взять, то чистая прибыль со временем вообще "рухнет" вместе с дивидендами (процентами) для учредителей, акционеров и инвесторов. Чтобы решить проблему оплаты счетов в полном размере и в срок, увеличить чистую прибыль и дивиденды из нее необходимо оптимально ускорить оборачиваемость запасов и дебиторской задолженности за продукцию, товары, работы, услуги и оптимально уменьшить их текущий размер, что должны сделать те, кто отвечает за запасы (директор по логистике и его подчиненные) и дебиторскую задолженность за продукцию, товары, работы, услуги (директор по продажам продукции и его подчиненные);
• (5) чистая прибыль предприятия является невысокой (низкой, очень маленькой) или предприятие несет убыток в ситуации, когда уровень запасов по SKU высокий при их низкой оборачиваемости;
• (6) на складах наблюдается значимый уровень неликвидных и/или медленнооборачивающихся запасов, занимающих место и мешающих размещению на хранение запасов по другим SKU. Кроме того, в неликвидных запасах «заморожены» деньги предприятия и с этим надо что-то делать;
• (7) запасы по разным SKU прибывают от разных поставщиков как на зло в одно и тоже время (так работает железная дорога в постсоветских государствах), что вызывает аврал на складе (внеурочная работа, необходимость привлечения дополнительной транспортно-подъемной техники, очередь транспортных средств на разгрузку,  необходимость привлечения дополнительных грузчиков, необходимость в дополнительной площади и объеме для хранения запасов) при приемке, сортировке и размещении запасов на хранение. К тому же в эти моменты не хватает площади (объема хранения) склада для хранения всего объема поступивших запасов. Приходиться размещать запасы под навесами, в гаражах для автомобилей,  на производственных площадях и в других местах, непредназначенных для хранения запасов. В другие моменты складская площадь (объем хранения) оказывается частично не используемой. Часто в этой ситуации строят дополнительный высокомеханизированный новый склад по последнему писку логистической моды с автоматизированным документооборотом WMS, что автоматизирует существующий бардак в управлении запасами и увеличивает затраты на управление ими, уменьшая чистую прибыль предприятия, или снижая еще больше скорость ее роста по сравнению со скоростью роста выручки (дохода) от реализации продукции, если она еще и растет;
• (8) при посещении складов своего предприятия его владельцы задают вопрос о том, почему так много запасов на складах, когда им постоянно не хватает чистой прибыли для предприятия и дивидендов для себя. «Так вот где наша чистая прибыль заморожена!» -  говорят они с возмущением и ставят задачу директору предприятия супер срочно радикально уменьшить запасы и научиться работать более прибыльно.

Эти типичные симптомы являются примерами из практики крупных реальных предприятий, которым предоставлялись «Бизнес-консалтингом Игоря Чугунова» услуги управленческого консультирования по эффективному (наиболее прибыльному) управлению запасами. Среди них: ПрАО "АвтоКапитал" (Генеральное представительство в Украине "Mersedes-Benz", Киев), ПАО "Оболонь" (Киев), ООО "ТНК-ВР-Украина" (Киев), ООО "БаДМ" (Днепропетровск), ООО "РЗВА-Электрик" (Ровно), ООО "Торговый дом "Ирбис" (Харьков), ООО "Фаст-Фуд Формат" (ТМ "Блинок", Луганск), ООО "Кон-Брио" (сеть "Марио", Житомир), ООО "Производственное объединение "Техна" (Киев), ООО "K-Trade LTD" (ТМ "Браво", Киев), ЗАО "Преттль-кабель Украина" (Каменец-Подольский), ПАО "СЕВГОК" (Кривой Рог), ООО "Полиграфическое предприятие "Фолио Плюс" (Харьков), ПАО "Донецкий завод горноспасательной аппаратуры" (Донецк), ДТЭК Запорожская ТЭС (Энергодар), ООО "Торговый дом "Респект" (Киев), холдинг "РВЗА системс" (Киев, Москва, Алма-Аты), ООО "Кромберг&Шуберт Украина" (Житомир), ООО ПП "ЗИП" (Каменское Днепропетровской области), ООО "СЕ Бортнетце Украина" (Тернополь), группа компаний "Афина" (Днепр), корпорация "Биосфера" (Днепр), ПАО "Джей Ти Интернешнл Украина" (Кременчуг), ООО "Евроголд Индастриз ЛТД" (Житомир) и многие другие.

Лучший вариант - не дожидаться возникновения проблем с запасами, а потом решать эти проблемы по мере их осознания методом практического тыка на почве незнания, а на этапе начала деятельности предприятия научиться, понять и внедрить эффективное (наиболее прибыльное) управление маленькими запасами, которое превратится по мере роста предприятия в эффективное (наиболее прибыльное) управление большими запасами. Вспомните народную мудрость: «Укрепляйте и берегите здоровье, в т.ч. иммунитет, с молоду!».

Почему эффективное (наиболее прибыльное) управление запасами является значимой возможностью для увеличения чистой прибыли и положительного чистого денежного потока предприятия?

Для большинства предприятий большинства отраслей экономики (видов экономической деятельности) в условиях рынка потребителей характерно отсутствие уникального конкурентного преимущества в продукции, которое проявляется в огромной очереди потребителей готовых покупать продукцию по высоким (премиальным) ценам, по предоплате и забирать самовывозом. Таким образом, уникальное конкурентное преимущество в продукции предприятия - это экономическое счастье предприятия в условиях конкурентного рынка. Это такое потребительское свойство или даже набор таких свойств у продукции предприятия, о котором мечтают потребители, и которого нет и в ближайшее время не будет у продукции наиболее опасных прямых конкурентов. 

Для большинства предприятий большинства отраслей экономики в условиях рынка потребителей и конкуренции среди предприятий, желающих удовлетворить их, характерно другое: соответствие продукции требованиям стандартов (техническим условиям) по качеству, большое количество конкурентов, продукция которых не хуже, чем у предприятия, но и явно не лучше, ограниченная покупательская способность клиентов, которые считают свои деньги, отсутствие очередей покупателей (очередь может быть только перед кассой и то ее создает менеджмент торгового предприятия, экономя на оплате труда кассиров), на В2В рынке требование продажи продукции с большой отсрочкой платежа, постоянное наличие требуемой продукции на складе (полках магазинов), бесплатная доставка продукции. Это типичная ситуация для 99% предприятий в 99% видах экономической деятельности. Только естественная монополия, связанная с уникальным конкурентным преимуществом в потребительских свойствах продукции, в том числе в ее цене, на востребованную продукцию или искуссвенная монополия на нее, могут создать очередь из потребителей, необходимость покупки по высокой цене и предоплате и в самовывозе.

Поэтому в ситуации 99% предприятий в 99% видах экономической деятельности статистика говорит о следующем положении  с выручкой (доходами) от реализации продукции и расходами (затратами) предприятия:

• (1) выручка (доход) от реализации продукции является ограниченной достигнутым объемом продаж продукции и ценой ее реализации. Объем продаж продукции невозможно значимо увеличить без еще большего увеличения размера расходов (затрат). Цену реализации невозможно значимо увеличить, так как тут же упадут продажи продукции из-за неконкурентоспособности цены и ограниченной платежеспособности покупателей. Следствием является ограниченная и небольшая чистая прибыль и небольшой остаток временно свободных денежных средств предприятия, которых не хватает на все нужды предприятия: на самофинансирование инвестиционных проектов предприятия, на дивиденды владельцам предприятия, на увеличение заработной платы персоналу предприятия, на покупку по предоплате дефицитных ресурсов для предприятия, на …еще много на что;
• (2) примерная структура доли всех совокупных расходов предприятия в выручке (доходах) от реализации продукции за период времени (месяц, квартал, год) для промышленного  предприятия, производящего готовую продукцию, или торгового предприятия: 50% - себестоимость произведенной продукции (себестоимость реализованных товаров), 30% - совокупные логистические затраты, 20% - другие затраты, связанные с маркетингом, в т.ч. продажами продукции, управлением финансами, управлением персоналом и другими вспомогательными видами деятельности предприятии и небольшая чистая прибыль предприятия.

Одной из высших экономических целей предприятия в краткосрочном периоде является оптимальное увеличение чистой прибыли. Чистая прибыль – это разница за период времени (месяц, квартал, год) между выручкой (доходом) от реализации продукции и совокупными расходами предприятия за этот же период:

Чистая прибыль  = Выручка (доход) от реализации продукции - Совокупные расходы предприятия.

В условиях 99 % предприятий в 99 % видах экономической деятельности при ограниченной выручке (доходах) от реализации продукции и небольшой чистой прибыли ее значительное увеличение возможно за счет оптимального уменьшения совокупных затрат предприятия.

Если в производстве продукции или в закупке товаров, с которым связано примерно 50% доля совокупных расходов предприятия в выручке (доходах) от реализации продукции, приняты все возможные меры по оптимальному уменьшению себестоимости произведенной (закупленной) продукции, а увеличенная за счет этого чистая прибыль все еще недостаточна, то второй значимой возможностью после оптимального уменьшения себестоимости произведенной (закупленной) продукции является оптимальное уменьшение совокупных логистических расходов и затрат предприятия.

В 100% совокупных логистических затрат предприятия наибольшая доля связана с затратами, связанными с управлением запасами, составляющая 35…40%, в то время как вторая по величине доля связана с затратами на транспортировку грузов во входной и выходной логистике предприятия, равная 25…40%. Таким образом, исходя из размера доли в совокупных логистических затратах предприятия, начинать оптимизацию логистики предприятия, как правило, необходимо с управления запасами, трансформируя его в эффективное (наиболее прибыльное) управление запасами.

Перемножение доли совокупных логистических затрат предприятия в выручке (доходах) от реализации продукции на долю затрат на управление запасами в совокупных логистических затратах дает долю затрат на управление запасами в выручке (доходах) от реализации продукции:

30% * (35…40%)  = 10,5…12%.

Эффективное (наиболее прибыльное) управление запасами, связанное с оптимальным уменьшением переменных затрат на управление запасами, позволяету меньшить эту долю примерно на 1…3% и более при прочих равных условиях в зависимости от степени текущей неэффективности (малоприбыльности или даже убыточности)  управления запасами, что равнозначно оптимальному увеличению чистой прибыли предприятия на 1…3% и более от выручки (дохода) от реализации продукции за счет эффективного (наиболее прибыльного) управления запасами.

Например, если годовая выручка от реализации продукции предприятия составляет 100 миллионов гривень (примерно 8,33 миллиона гривень в месяц), что свойственно среднему предприятию, то прирост чистой прибыли за счет эффективного (наиболее прибыльного) управления запасами составит 1…3 миллиона и более гривень за год. Если сейчас годовая чистая прибыль предприятия равна 3 миллионам гривень, то является ли значимым ее увеличение на 33…100% или до 4…6 миллионов гривень?  Конечно!

Кстати, я не видел еще владельца предприятия в своей практике, который бы отказался от такой возможности. Менеджеров высшего звена видел, но это и понятно, ведь это мои конкуренты, а владельца предприятия - нет. Правда, видел владельца предприятия, который откровенно призвался, что ничего не понял: как взять большой товарный кредит и предпринимать за счет чужих средств он понимает, а вот в эффективном (наиболее прибыльном) управлении запасами ничего не понял. Так и сказал.

Чем большей является выручка (доход) от реализации продукции, тем больше абсолютный прирост чистой прибыли предприятия за счет внедрения эффективного (наиболее прибыльного) управления запасами. Для крупного предприятия с годовой выручкой (доходом) от реализации продукции в 1 миллиард гривень этот прирост будет составлять от 10 до 30 миллионов гривень в год и более.

Поэтому эффективное (наиболее прибыльное) управление запасами является значимой возможностью для оптимального увеличения чистой прибыли предприятия и чем больше масштаб предприятия, тем больший абсолютный прирост чистой прибыли будет результатом внедрения технологии эффективного ()наиболее прибыльного) управления запасами.

Продолжение следует.

Бизнес-консультант Чугунов Игорь Иванович,

Diploma MBA Mgmt. (Open University, Great Britain),

директор «Бизнес-консалтинга Игоря Чугунова», Киев,

www.consulting-chii.com.ua,

[відкрити контакти]+38 063 043 37 72

Высококачественное консультирование о том, что в-первую очередь необходимо для   оптимального увеличения чистой прибыли, положительного чистого денежного потока и    рыночной стоимости предприятия.