Импорт лекарств: создание фармацевтической системы качества

С 1 марта 2013 г. вступили в силу изменения в Закон Украины «О лекарственных средствах», согласно которым импорт данной продукции не может осуществляться при отсутствии у импортера соответствующей лицензии.

Согласно законодательству вместе с заявлением о выдаче лицензии на импорт лекарственных средств в орган лицензирования необходимо подавать копию досье импортера, утвержденную субъектом хозяйствования. 17 февраля 2014 г. в Киеве состоялся семинар-практикум «Фармацевтическая система качества импортеров лекарственных средств. Практические аспекты разработки досье импортера», организованный
компанией «УКРМЕДСЕРТ». Автором и ведущим мероприятия выступил Роман Гуржий, ин-
спектор GMP, эксперт экспертного отдела Государственного учебного центра надлежащей производственной/дистрибьюторской практики.

Открывая семинар-практикум, Р. Гуржий проинформировал присутствующих, что 6 фев-
раля 2014 г. на сайте Государственной службы Украины по лекарственным средствам появилось сообщение о том, что приказом МЗ Украины от 05.02.2014 г. № 100 утверждено Руководство «Лекарственные средства. Надлежащая практика дистрибуции. СТ-Н МЗУ 42-1.0:2014» (прим.ред. — на данный момент документ не опубликован в официальных источниках).

По словам докладчика, содержащиеся в Руководстве требования к импортерам/дистрибьюторам, касающиеся GDP и GMP, практически аналогичны предъявляемым к производителям лекарственных средств. Это позволит усилить ответственность дистрибьюторов/импортеров лекарственных средств перед пациентом, обеспечивая население безопасными и эффективными препаратами, поскольку дистрибуция является неотъемлемым этапом жизненного цикла данной продукции. Он также напомнил, что ужесточение требований к лицензиатам будет осуществляться поэтапно. Приказом
МЗ Украии от 08.11.2013 г. № 960 утверждены изменения в Лицензионные условия осуществления хозяйственной деятельности по импорту лекарственных средств, согласно которым с 1 декабря 2013 г. лицензиатам необходимо придерживаться требова-
ний к персоналу, помещению и оборудованию, условиям хранения, контролю качества, рекламациям и отзыву, выдаче разрешений на отпуск (реализацию), досье импортера.

 С 1 декабря 2014 г. планируется введение в действие требований к оформлению документации, проведению самоинспекций, а с 1 марта 2016 г. — к изучению стабильности лекарственного средства, хранению контрольных и архивных образцов,
а также к заключению контрактов между лицензиатом, собственником регистрационного свидетельства и зарубежным производителем или поставщиком импортируемого препарата.

Как отметил Р. Гуржий, организация должна разработать, задокументировать, внедрить и поддерживать систему управления качеством и постоянно улучшать ее результативность. Для этого следует:

• определить процессы, необходимые для системы управления качеством;
• установить последовательность и взаимодействие этих процессов;
• определить критерии и методы, необходимые для обеспечения результативности функционирования и контроля этих процессов;
• обеспечивать наличие ресурсов и информации для поддержания функционирования и мониторинга процессов;
• осуществлять мониторинг, измерение и анализ этих процессов;
• внедрять мероприятия для достижения запланированных результатов и обеспечения постоянного усовершенствования процессов.

Среди основных групп процессов докладчик отметил планирование и анализ; управление документацией и данными; управление ресурсами; процессы, связанные с потребителем; закупку; производство; мониторинг и измерение продуктов и процессов.

 Управление процессами предусматривает их идентификацию, определение ответственного за управление ими, определение границ процесса, точек контроля и критериев оценки, необходимых ресурсов, внесение предложений по их улучшению,
возможные пути реализации, а также оценка сделанных улучшений.

Документация фармацевтической системы качества

Р. Гуржий подробно рассмотрел требования к документации, которая является важной составляющей фармацевтической системы качества. Как отмечено в Руководстве, документация включает все письменные процедуры, методики, инструкции, контракты, протоколы и первичные данные на бумажном носителе или в электронном виде. Она должна быть легко доступной/возобновляемой.
Докладчик порекомендовал присутствующим в своей деятельности придерживаться принципа, содержащегося в требованиях GMP: не записано — не сделано! Кроме того, требования, содержащиеся в любом документе, должны быть компактно обобщены, приветствуется емкое и четкое описание, лучше в приказном порядке.

 В документах следует предусмотреть помощь во взаимодействии по вопросам качества, а требования, содержащиеся в них, должны быть донесены до исполнителей и персонала, взаимодействующего с исполнителями. Надлежащее документирование
позволит эффективно управлять изменениями, обеспечит целостность процесса управления качеством независимо от изменений персонала, улучшит деятельность по мониторингу и аудитам системы качества. Любое изменение, внесенное в документацию,
должно быть подписано и датировано, при этом необходимо обеспечить возможность прочитать первичную информацию. В случаях, если это уместно, следует указать причину изменения.

Структура документации фармацевтической системы качества включает:

• документы, регламентирующие деятельность предприятия в целом (общее руководство по качеству, регламент склада, досье импортера);
• функциональные документы, описывающие выполнение процессов (стандарты предприятия, руководства по качеству процессов);
• индивидуальные документы, описывающие выполнение подпроцессов и видов деятель-ности (стандартные операционные процедуры — СОП, инструкции);
• документы, содержащие записи (данные).
• Эксперт отметил, что импортер лекарственных средств должен организовать процесс управления документацией (отображенный в соответствующих СОП).

 Р. Гуржий рассмотрел особенности составления СОП, которые должны быть утверждены, датированы и подписаны лицом, ответственным за систему качества. В СОП необходимо описать любые работы, которые могут повлиять на качество лекарственных средств или дистрибьюторской деятельности, например, получение и проверка поставок;
хранение лекарственных средств; очистка и обслуживание помещений (включая борьбу с паразитами, вредными насекомыми и животными); регистрация условий хранения; безопасное хранение как запасов на участке, так и транзитных консигнационных поставок, которые взяты из предназначенного для продажи запаса; ведение и хранение протоколов, в том числе протоколов заказов других субъектов хозяйствования; возврат лекарственных средств; планы отзывов и т.д. В качестве примера эксперт рассмотрел перечень СОП для
аптечного склада.

Что касается протокола (записи), то это документ, в котором отображены полученные результаты или доказательства выполненных работ. Необходимо контролировать протоколы, разработанные для предоставления доказательств соответствия требованиям и результативного функционирования системы управления качеством. Организация должна разработать и задокументировать методику для определения необходимых средств контроля касательно идентификации, хранения, защиты, поиска,
хранения и изъятия протоколов. Необходимо, чтобы протоколы были разборчивыми и годными для легкой идентификации и восстановления.

 Протоколы создаются в местах реализации процессов и должны соответствовать следующим требованиям:

• содержать информацию о составителе, дату;
• быть достоверными (содержать фактическую информацию), для этого протоколы должны вести лица, которые имеют соответствующие полномочия, в момент совершения действия или сразу же после его завершения;
• быть цельными — содержать всю информацию, предусмотренную формой, а при ее отсутствии в графе формы ставится прочерк.

Как правило, в сформированный протокол изменения не вносят. Если возникла такая необходимость (исправление ошибок), то старая запись не уничтожается, а зачеркивается с занесением новой информации. При этом обязательно обозначаются автор исправления, подпись и дата.

 Как указано в Руководстве, протоколы необходимо оформлять во время выполнения каж-
дой операции таким образом, чтобы можно было проследить все существенные действия или события, они должны быть четко изложены и легкодоступны. В них должны быть отображены все акты покупки и продажи с обозначением даты покупки или поставки, названия и количества полученного или поставленного лекарственного средства, названия и адреса поставщика или грузополучателя.
Хранить протоколы следует не менее 5 лет.

Досье импортера

Досье импортера (Site Master File, Importer Master File) — документ, подготовленный им-
портером лекарственных средств, содержащий специальную информацию относительно политики и деятельности импортера по управлению качеством при проведении операций по импорту лекарственных средств, которые осуществляются на этом участке.
Досье импортера состоит из следующих частей:
І. Общая информация об импортере
1. Короткая информация об импортере.
2. Информация о хозяйственной деятельности по импорту лекарственных средств.
3. Любая другая деятельность, осуществляемая импортером.
ІІ. Фармацевтическая система качества импортера
1. Короткое описание фармацевтической системы качества импортера.
2. Процедура выдачи Уполномоченным лицом
разрешения на выпуск (реализацию) серии лекарственного средства.
3. Выполнение импортером процесса управления поставщиками и подрядчиками.
4. Управление рисками по качеству.
5. Обзоры по качеству продукции.
ІІІ. Персонал
1. Организационная схема.
2. Квалификация, стаж работы по специальности, права и обязанности сотрудников.
3. Описание системы обучения сотрудников.
4. Требования, касающиеся гигиены сотрудников.
ІV. Помещения и оборудование
V. Документация
VI. Контроль качества
VII. Оптовая торговля (дистрибуция), реламации, дефекты и изъятие из оборота (отзыв) продукции
VIII. Внутренние аудиты (самоинспекции)

 Информация, отображенная в досье импортера, должна быть четкой, достоверной, охватывать всю деятельность импортера, связанную с требованиями GMP/GDP, быть полезной при общем изучении досье (для проверяющих). Объем досье импортера не должен превышать 25–30 страниц, содержать простые планы, общие чертежи или схемы,
при этом оно должно быть удобным для чтения в печатном виде на бумаге в формате А4.
Вниманию слушателей был представлен жизненный цикл досье импортера, состоящий из таких этапов, как кодировка; разработка, оформление и проверка; согласование и утверждение; идентификация статуса; распространение; учет; хранение; пересмотр; аннулирование и дальнейшее хранение.
Как подчеркнул Р. Гуржий, досье импортера должно иметь уникальный код, отображенный на каждой странице и приложениях, номер версии и срок действия. Каждое приложение может иметь отдельный срок действия, что позволит осущест-
влять его пересмотр без пересмотра всего досье.
Пересмотр досье импортера может быть плановым (с четкой периодичностью) и вне-
плановым (при наличии изменений). Результатом пересмотра могут стать новая редакция досье импортера, внесение изменений в разделы (с обязательным их учетом и санкционированием). Причины пересмотра, даты внесения изменений должны прослеживаться в истории изменений (например в виде таблицы).
Отдельную часть своего доклада Р.Гуржий посвятил рассмотрению требований к содержанию каждой из частей досье импортера.
Хочется отметить, что семинар-практикум прошел в дружественной атмосфере в форме диалога.
Большинство участников не только получили ответы на интересующие вопросы, но и смогли поделиться собственным опытом создания фармацевтической системы качества. 
Анна Бармина,
фото Сергея Бека

Еженедельник АПТЕКА