Дорожная карта для эффективности совещаний

Галина Зимина, учредитель и директор консалтингового центра ШАУЗ, системный консультант-тренер, коуч

Хочу поделиться с Вами информацией, которую можно использовать при анализе, оценке и  совершенствовании совещаний.

Для того, чтобы совещания не превращались в формат «Давайте поговорим», можно использовать удобный чек-лист с вопросами самопроверки состояния дел по служебным совещаниям:

1. Организация совещаний

• Планируется ли график проведения совещаний на период?
• Существует ли регламент совещаний?
• Ознакомлены ли участники с графиком совещаний
• Определен ли заранее состав участников совещаний
• Разработан ли формат повестки дня и протокола совещаний

2. Подготовка совещаний

• Участники заблаговременно предупреждаются о совещании
• Повестка дня заблаговременно направляется участникам
• Отчетные материалы заблаговременно рассылаются участникам
• Ответственные готовят отчеты в письменном виде
• Подготовка и оснащение комнаты совещаний проверяется

3. Проведение совещаний

• Порядок рассмотрения повестки дня соблюдается
• Учитывается ли время по темам повестки дня
• Участники совещаний корректны и выслушивают друг друга
• Ответственные и выступающие всегда предлагают решения
• Участники на выяснение личных отношений в дискуссиях не переходят

4. Завершение совещаний

• Протокол подготовлен и согласован на текущем совещании
• Что делать по протоколу после совещания, всем понятно
• Совещание проведено в рамках планового времени
• Повестка дня и участники следующего совещания определены

5. Контроль совещаний

• Протокол утвержден и разослан заинтересованным лицам
• Поручения своевременно доведены до исполнителей
• Отчеты по исполнению своевременно направляются секретарю
• Причины неисполнения поручений устанавливаются и обсуждаются
• Ход исполнения поручений всегда контролируется
• Исполнительская дисциплина оценивается и выводы делаются

6. Анализ совещаний

• История рассмотрения вопросов совещаний анализируется
• Затраты времени по темам совещания анализируются
• Материалы из Базы Данных совещаний используются в работе
• Статистика используется участниками совещаний
• Трудозатраты участников совещания анализируются

Рада способствовать Вашему стремлению профессионально руководить людьми и бизнесом!

Звоните! Пишите! Приходите!

Более детальную информацию Вы можете посмотреть на нашем сайте: http://www.shauz.kіev.ua

Вы можете позвонить по телефону и зарегистрироваться:

[відкрити контакти](044) 223 72 48;  [відкрити контакти](044) 223 60 48;  [відкрити контакти](098) 490 23 03;  [відкрити контакти](067) 323 56 76

или прислать заявку на e-maіl: [відкрити контакти][email protected]

Желаем Вам Успешного Бизнеса! 

Мы всегда рады помогать нашим клиентам быть уникальными, компетентными и эффективными!