Роль информационных потоков в управлении цепями поставок

Как часто сотрудники департамента по управлению цепями поставок (ДУЦП) задаются вопросами движения информационных потоков и важности процессов коммуникации в организации?

Меня, как директора по логистике, больше волнуют конкретные, насущные вопросы: планирование товарных запасов, своевременные отгрузки от поставщиков, взаимоотношения с таможней, мощность склада и его пропускная способность, распределение товаров в регионы, транспортная логистика и пр.

Мне повезло с руководителем. Он часто ставит передо мной интересные задачи. Как - то раз он вызвал меня и сообщил, что не доволен деятельностью департамента. На мой вопрос, что именно не так, он ответил: «К результатам работы претензий нет. Есть развитие, оптимизация, эффективные решения в логистике и закупках. Но смежные отделы недовольны…коммуникациями!» Я, конечно, возмутилась: « Что мои сотрудники, что не вежливы? Или кому то на запрос не ответили? или какая- то акция сорвана?» Меня зацепило! Но пришлось принять горькую пилюлю, как есть и с этим отправиться восвояси. Имея склонность к профессиональным исследованиям (люблю сильно свое дело!) я с решимостью стала изучать  озвученную директором проблему коммуникаций.

Обратившись  к определению УЦП отметим, что управление цепями поставок это системный подход к планированию и управлению  потоками информации (!!!), материалов и услуг на всех этапах движения товара от производителя до конечного потребителя.

Как  системно управлять  услугами в цепочке поставок мы хорошо знаем: это партнерские взаимоотношения с судоходными линиями, экспедиторами, транспортными компаниями, таможенно -лицензионными складами, брокерами, таможней, госорганами по выдаче разрешительной документации для ввоза и торговли товарами, партнерами по хранению товаров, формированию промо-наборов, обеспечению транспортной логистике по территории Украины и прочими организациями.  Эффективность замерить -

тоже не проблема: своевременность выполнения услуг, соотношение цена/качество, работа в рамках  бюджета по логистике. Все эти процессы поддаются планированию. Например, посчитав годовой грузопоток помесячно, мы можем рассчитать потребность в контейнерах, фурах, нагрузку на склад, бюджет на брокерские, транспортные услуги, сроки,контрольные точки , KPI и т.д.

  Управление товарными потоками – моя любимая тема. О товародвижении я могу говорить сутками. От эффективного управления товарными запасами и потоками зависит, не побоюсь этого слова, вся деятельность торговой  компании! Начинаем с планирования спроса и уровня товарного запаса для обеспечения продаж. Создаем  алгоритмы по планированию закупок, по каждому SKUв зависимости от  логистического плеча. Рассчитываем страховые запасы, которые защитят нас и от колебаний спроса и от срывов срока поставки и конечно обеспечат уровень доступности 100 % по новинкам и группе А. Считаем плановую оборачиваемость и отслеживать будем отклонения ( либо перетарка, либо продажи упали). Уровень сервиса рассчитаем по каждому клиенту… оборачиваемость по всем складам и т.д. Любой показатель можно переложить на язык цифр и контролировать отклонения.

Но как управлять информационными потоками? Как их отслеживать? планировать?

Давайте сначала разобраться с понятием, что есть информационные потоки в управлении цепями поставок.

Работа с информацией сопровождает все процессы товародвижения от производителя до конечного потребителя: прежде всего - это программное обеспечение (EDI, учетная база компании, программы для планирования спроса и закупок, WMSили другие информационные системы учета и планирования данных). Выбор, настройка софта и обеспечение потребностей современных реалий -  непростая задача для директора по логистике. Тут важна грамотная ITподдержка, которая обеспечивает внедрение нового программного обеспечения, интеграцию баз данных, учетных программ, доработка существующего ПО и пр.

Обеспечение эффективных коммуникаций с внешними партнерами  - так же является задачей координации информационных потоков. Этим искусством директор по логистике должен владеть в совершенстве. Честные, открытые, доверительные отношения с партнерами не раз выручали меня в трудных ситуациях. И товар к акции подготовить за волшебно короткий срок, и пеню, и сумму по демереджу за сверхнормативный простой в порту сбить, и ставки на транспорт до конца года не повышать, потому что уже пере лимит бюджета, подобных  примеров в арсенале множество!

    Самое простое и одновременно сложное в коммуникациях, как ни странно - взаимодействие с внутренними клиентами, т.е. коллегами из смежных отделов и  департаментов. Процессы логистики сквозняком проходят через деятельность всей компании, обеспечивая потребности маркетинга, продаж, отдела финансов. Но на сколько качественны коммуникации с ними? Эффективно ли взаимодействие?  Или логистика живет своей жизнью «варится в своем котле»?

Часто бывает, что даже в рамках ДУЦП менеджеры по закупкам не знают, что делает клиентский сервис, хотя в принципе, трудятся, по сути, над одним процессом – обеспечивают товарный поток. А что происходит с коммуникациями со смежными отделами? Как часто от своих сотрудников вы слышите: «Опять маркетинг и продажи жгут! Как мы обеспечим отгрузки акционного товара завтра, если для его подготовки требуется неделя?  Они что не понимают?» или такое: « Зачем проводить акцию на товар, по которому и так текущее выполнение плана 130%? Почему бы не обратить внимание на низко оборачиваемые позиции?»

Под колпаком такого информационного вакуума особенно остро выражается вечный конфликт интересов: у логистов цель - оптимизация и снижение транспортных и складских расходов, у продаж и маркетинга – наличие товара  в неограниченном количестве здесь и сейчас. Ну, просто Лебедь, Рак и Щука! Давайте прикинем, сколько времени, сил, эмоций (невосполнимый ресурс) затрачивается  всеми  на устранение конфликта.Если сотрудники вашего отдела до 20% тратят на выяснение отношений, отписки по претензиям и героическое  преодоление сложностей, то вы теряете на одном сотруднике:

1,6 часа в день х 22 раб. дня = 35,2 часа в мес. х 28 грн ( средняя з/п менеджера по логистике в час) = 985,60 грн в мес.

Если у вас в подчинении десять сотрудников, это 9856 грн  в месяц и 118272 грн в год! И столько же теряют коллеги со смежных отделов, не находя общего языка с логистикой! Общая сумма потерь при  штате  около 60 человек может доходить до 500 тыс. грн в год!  Внушительная сумма, не так ли? И если вы не начнете  управлять информационными потоками внутри департамента и со смежными отделами,ваша личная эффективность, как руководителя и эффективность деятельности всей компании, будет неуклонно снижаться. А кому нужен, управленец, который создает не прибыль, а убыток?

Я продолжаю ежедневно решать этот кейс под названием «Управление информационными потоками» и как выяснилось в ходе моего расследования, удобной и понятной формулы не существует. Но все же находятся приемы, которые помогают наладить коммуникации. Вот некоторые из них:

• Мгновенная обратная связь на любой запрос от смежных департаментов.

Т.к. менеджеры ДУЦП завалены текучкой, они часто не уделяют внимания своевременной обратной связи, считая, что вполне достаточно ответить на запрос через 3-5 дней после его получения. Но отправителю зачастую нужен не сам ответ сию секунду, а информация, когда он его получит и в какой форме. Неудовлетворенность сотрудников смежных отделов, которая порождается отсутствием обратной связи, может составлять львиную долю проблем коммуникаций.

• Отсутствие прописанных и понятных инструкций.

Порождает конфликты, связанные с неоднозначным толкованием бизнес-процесса. Я не сторонник бюрократии, но основные процессы в логистике требуют изложения на бумаге.

• Мониторинг уровня внутреннего и внешнего сервиса.

На практике это можно сделать с помощью анкетирования, которое выявит зоны для развития.

•  Трансляция целей компании и логистики всем сотрудникам УЦП.

 Постановка задач и определение важности работы каждого сотрудника в рамках компании.

• Семинары, тренинги по логистике.

 В течение года были проведены такие мероприятия: двухдневный тренинг для своих сотрудников и для логистов партнеров-дистрибыоторов, двухдневный семинар по логистике для всех желающих внутри компании, и отдельный однодневный тренинг по логистике для отдела продаж. Эти мероприятия требуют много времени на подготовку (мы использовали внутренний ресурс), но позволяют ознакомить сотрудников смежных отделов и партнеров с целями, задачами, методами и ролью логистики в компании. После таких встреч партнеры и внутренние клиенты с большим пониманием относятся к процессам и вопросам, которые ранее вызывали сопротивление.

Качественно работая над коммуникациями, вы не только улучшаете показатели деятельности своего департамента, но и получаете бонусы в виде:

• новых идей от сотрудников;
• эффекта синергии, когда каждый, понимая свой личный вклад, работает на общий результат;
• новых возможностей для развития.

В заключение хочу еще раз подчеркнуть, что планирование и управление информационными потоками - это такой же важный участок работы директора по логистике, как и любой другой.

Ксения ВАЛИЕВА, директор департамента по управлению цепями поставок представительства UPECO в Украине.

Ближайшее мероприятие - 13 - 14 июня "Эффективное управление товарными запасами и потоками". Бизнес-тренер Ксения Валиева.

Организатор - тренинговое агентство "3S", тел.:  [відкрити контакти](044) 5 018 018