Разграничение функций кадровой службы и бухгалтерии по смежным вопросам

Иногда на предприятиях возникают недоразумения при взаимодействии кадровой службы и бухгалтерии. Это происходит в случаях, когда границы сферы деятельности при выполнении должностных обязанностей сотрудниками данных подразделений размыты.

Чтобы внести некоторую ясность, заглянем в квалификационную характеристику инспектора по кадрам.

Приказом Министерства труда и соц. политики Украины от 29.12.2004 г. № 336 утвержден Выпуск 1 «Профессии работников, которые являются общими для всех видов экономической деятельности» Справочника квалификационных характеристик профессий работников (далее – Справочник №336). В нем сказано, что инспектор по кадрам, кроме других функций, ведет учет личного состава предприятия и его подразделений согласно унифицированным формам первичной учетной документации, составляет установленную отчетность о работе с кадрами.

Кадровые и другие документы

Госкомстат Украины приказом от 05.12.2008 г. № 489 утвердил и ввел в действие с 01.01.2009 г. типовые формы первичной учетной документации предприятий, учреждений, организаций.

На основании утвержденных данным приказом форм № П-1 «Приказ (распоряжение) о приеме на работу», № П-3 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска», № П-4 «Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)», а также листков нетрудоспособности, приказов о командировках и т. п., ведется форма № П-5 «Табель учета использования рабочего времени».

Как показывает практика, заполненный табель рабочего времени кадровой службе нужно предоставлять в бухгалтериюне позднее, чем за один день до начисления заработной платы сотрудникам, т. к. на основании табеля осуществляется оплата труда. Во избежание недоразумений необходимо соблюдать этот срок для своевременного получения сотрудниками зарплаты.

Также кадровой службе нужно сразу после подписания приказов и их регистрации, предоставлять в бухгалтерию копии приказов всех видов. Это делается для того, чтобы бухгалтерия своевременно проводила соответствующие выплаты. Например, на основании графика отпусков либо заявления сотрудника кадровая служба готовит приказ на отпуск. Согласно статье 21 Закона «Об отпусках» от 15.11.1996 г. № 504/96-ВР, зарплата сотрудникам за время отпуска должна выплачиваться не позже, чем за три дня до его начала. Поэтому если своевременно не предоставить копию приказа об отпуске в бухгалтерию, это повлечет за собой нарушение соответствующего закона.

То же касается и приказов о командировках. В пункте 1.11 Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфин от 13.03.1998 г. № 59, указано, что откомандированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс. На практике, не получив копии приказа о командировке сотрудника, бухгалтерия не выплатит ему командировочные выплаты.

На многих предприятиях бухгалтер оформляет в банке зарплатные карточки сотрудникам. Для этого кадровой службе при приеме на работу нового работника нужно передать в бухгалтерию копию приказа о приеме, а также копии паспорта и идентификационного номера этого сотрудника.

Копии приказов о переводе работников на другую должность, что подразумевает изменение оклада, необходимы бухгалтерии для уточнения даты, с которой будет начисляться зарплата другого размера.

Копии приказов об увольнении передаются бухгалтеру для того, чтобы с увольняющимися был проведен своевременный расчет. При этом кадровая служба указывает в приказе количество дней неиспользованного отпуска, за которые увольняющийся сотрудник должен получить денежную компенсацию.

Своевременности выплат требует статья 116 КЗоТ, согласно которой при увольнении работника выплата всех сумм, которые полагаются ему от предприятия, проводится в день увольнения. Более того, исходя из статьи 117 КЗоТ, в случае невыплаты по вине работодателя необходимых сумм в указанный срок, предприятие несет ответственность за задержку расчета и должно выплатить уволенному сотруднику его средний заработок за все время задержки по день фактического расчета.

Остальные виды приказов, касающиеся выплаты премий, материальной помощи или применения материальных взысканий, также должны попасть в бухгалтерию в виде копий для их последующего выполнения.

Продолжение статьи на сайте www.AboutHR.com.ua