Антикризисная оптимизация - как снизить расходы компании?

Экономическая ситуация во всем мире заставляет нас задуматься об оптимизации затрат. Но, перед тем, как начать резать «по живом», обратите внимание на «скрытые» расходы, присутствующие в бюджете большинства компаний. Например, сфера ИТ.

Предлагаем вам ознакомиться с несколькими способами по снижению затрат на ИТ в период кризиса, выделенных известной исследовательской компанией Gartner

Рекомендации по снижению затрат:

• Самое простое — сократите расходы на работников.

По оценкам Gartner, 37% бюджета типичной ИТ-службы выделяется на персонал, так что это неплохой резерв снижения издержек: заморозьте найм, уменьшите или отказажитесь от выплаты.

Комментарий специалиста:
Аутсорсинг является качественной альтернативой обслуживающему персоналу и штатным системным администраторам.
Необходимо отметить, что передача непрофильных ИТ функций на аутсорсинг может значительно помочь при реализации антикризисной стратегии.

• Проанализируйте «неуправляемые» расходные статьи наподобие расходных материалов для принтеров или потребления электроэнергии.

По опыту работы замечено, что многие компании, рассчитывая стоимость своего ИТ, не учитывают (а значит и не контролируют) многих расходов, например:
1. Занимаемая ИТ площадь (ее можно использовать эффективнее);
2. Стоимость рабочих мест и канцтоваров, используемых ИТ подразделением;
3. Стоимость обучения и повышения квалификации;
4. Стоимость, связанная с простоями и ремонтами;
5. Стоимость обслуживания ИТ другими подразделениями (бухгалтерия рассчитывает зарплату для ИТ, юристы проверяют договора и тд.)

Комментарий специалиста:
При сотрудничестве с аутсорсером вы будете контролировать все затраты на ИТ:
1. При размещении специалиста на территории заказчика возмещает стоимость аренды занимаемой площади;
2. Обеспечивает своих специалистов техникой и необходимыми материалами;
3. Осуществляет программы обучения и тестирования своих специалистов;
4. При невыполнении договорных обязательств выплачивает штрафы за нарушения;
5. При всем при этом, стоимость постоянна и зависит только от количества ПК.

• Перепроверьте все счета,

чтобы удостовериться, что поставщики берут с вас столько, сколько записано в контракте. Предположим, в договоре с оператором предусмотрена бесплатная доставка SIM-карт новым сотрудникам. Через несколько месяцев в счетах могут начать появляться строчки с платой за доставку. Если не проверить, вы об этом так и не узнаете.

Комментарий специалиста:
Обдуманно выбирайте тариф на обслуживание.
Например, для части компьютеров не критично время восстановления в 1 час, так как пользователь может заняться другой полезной работой и подождать 4 часа. Специальный тариф позволяет обслуживать такие рабочие места в 1,5 раза дешевле.
Зачем переплачивать?

• Избавьтесь от неиспользуемых программных систем и других активов.

Закажите бесплатный экспресс-аудит и получите рекомендации об эффективности использования тех или иных систем, а так же связанных с ними рисков и возможных путей решения выявленных проблем.
Полноценный ИТ-аудит позволит выявить и устранить большинство скрытых затрат.

• Проанализируйте свои потребности в услугах связи и перейдите на новый оптимизирующий расходы тарифный план.

В ходе текущего обслуживания аутсорсер взаимодействует с провайдерами по техническим вопросам и выдает рекомендации по оптимальным тарифным планам.

• Рассмотрите экономическую целесообразность приобретения оборудования, в том числе систем видеоконференц-связи, которое вы сейчас постоянно арендуете. Возможно, теперь вы будете использовать его еще чаще.

Комментарий специалиста:
Обратите внимание на то, чтобы основным направлением деятельности подрядчика был ИТ-аутсорсинг. Только тогда, обслуживая множество различных типов устройств, серверов и оборудования связи, он сможет компетентно рекомендовать наилучшие решения с точки зрения соотношения цена/качество. Ему будет важна надежная и качественная работа купленного вами оборудования, а не стоимость его продажи.

• Снижайте затраты на хранение данных с помощью их дедупликации и других методов.

Комментарий специалиста:
Проводимый аудит позволяет выявить типичные риски для большинства компаний. Анализируя проведенные аудиты, можно сделать вывод о том, что более 70% компаний неэффективно используют файловые ресурсы и подвержены следующим рискам:
1. Критические для организаций данные не архивируются;
2. Файловые сервера могут содержать множество ненужной информации (медиа, фото и тд.).
По итогам проводимых аудитов специалистами - выполняет оптимизационные работы на серверах клиентов (в случае постановки на обслуживание такие работы выполняются бесплатно).

• Внедряйте IP-телефонию и VoIP как средство снижения расходов на перемещение, добавление и модернизацию рабочих мест

Комментарий специалиста:
Практика специалистов по реализации проектов с использованием IP- Телефонии показывает, что в ряде случаев, возможно, достигнуть значительной экономии при сравнительно небольших начальных затратах.

• Проведите инвентаризацию неиспользуемых лицензий на программное обеспечение и проанализируйте возможность их повторного использования, когда они потребуются новому сотруднику. Если они не пригодятся, постарайтесь от них отказаться

Комментарий специалиста:
Следите, чтобы учет обслуживаемой техники с выдачей рекомендаций по ее использованию. Вы должны знать о состоянии вашего компьютерного парка.


Вот неполный перечень способов, которые помогут вам безболезненно снизить затраты на ИТ. Надеемся, что предоставленная информация позволит вам сформировать план по совершенствованию, повысив тем самым эффективность ИТ в компании.