Зачем компании и директору нужна бухгалтерия

В бизнесе нет второстепенных вещей. Либо каждое подразделение компании работает на успех общего дела, либо неминуемо возникают трудности, снижающие эффективность вашего бизнеса.

Если каждое звено внесет свою лепту во взаимодействие с другими подразделениями, то компания в целом выполнит поставленную задачу. Иначе получится, как в басне: однажды лебедь, рак да щука… Дальше все знают.

Покажем это на примере. Отдел закупок приобрел для  типографии крупную партию офсетной бумаги с большой скидкой. Вроде бы принес компании хорошую экономию средств. Но, в то же время, были затоварены склады и отвлечены оборотные средства, что явилось отрицательным фактором. Причина – плохие коммуникации.

А ведь оборачиваемость ценностей лежит в основе хозяйственного цикла. И руководитель – единственный человек, который отвечает за то, чтобы подобные ситуации на его предприятии не возникали. Поэтому руководство компании, прежде всего, решает, какой должна быть периодичность возобновления запасов. Далее идет инвентаризация, которая является не только средством контроля, но и средством управления запасами компании. За ее проведение на предприятии  отвечает главный бухгалтер.

Мне часто приходится слышать от руководителей и менеджеров предприятий, что бухгалтерия – наименее уважаемое подразделение компании. Бухгалтеров обвиняют в бюрократизме, консервативности и прочих грехах.

Основная причина не самого позитивного отношения к бухгалтерии в том, что главный бухгалтер зачастую сам отделяет себя от остальных, заявляя: «Моя задача – сдать бухгалтерскую и налоговую отчетность, а все остальное – несвойственные функции, которые бухгалтерия выполнять не должна». В результате директор начинает воспринимать бухгалтерию как подразделение, нужное не для успеха бизнеса, а для чего-то другого.

Чтобы изменить ситуацию, стоит перейти от конфронтации к конструктивному сотрудничеству.

Основная мысль, которую я хочу донести: все усилия, прилагаемые руководством компании для повышения качества бухгалтерской информации, будут напрасными до тех пор, пока не будет налажена совместная работа руководителя и главного бухгалтера, пока мы, руководители, не поймем «язык бухгалтера» и в понятных для нас  терминах не прочитаем бухгалтерскую отчетность. Это не трудно, ведь практически каждый руководитель использует смету доходов и расходов (аналог в бухгалтерском учете – отчет о прибылях и убытках); бюджет движения денежных средств (в бухгалтерском учете – отчет о движении денежных средств); имеет сведения об имуществе, должниках и т.п. (в бухгалтерском учете – баланс). Иными словами, «дила не будэ», пока мы, руководители, не станем грамотными пользователями бухгалтерской информации.

Требования к бухгалтерии

Процесс работы бухгалтера очень прост, если все хорошо. Как работает бухгалтер? Подразделения компании осуществляют производственную деятельность. Бухгалтер все это дело систематизирует и активирует, составляет учетные реестры – это таблицы, в которых документы сформированы в определенном порядке. Затем по данным таблиц готовится внутренняя отчетность для руководства и других подразделений и появляется еще один участник процесса в лице налоговой инспекции. Украинский бухгалтер, к сожалению, 2\3 своего рабочего времени тратит на составление отчетности для налоговой инспекции.

К балансу, равновесию, стремится каждый человек в личной жизни и в работе. И вот что интересно: первое из двух противоречий – директор всегда смотрит вперед, в настоящем он находится только тогда, когда хочет оценить успех на конкретном этапе. А куда смотрит бухгалтер? Он фиксирует все прошлые события.

Два противоположных направления, из-за которых и возникает непонимание. Директор думает только о том, заработаем мы на этом или нет, а бухгалтер – о том, как работать с законом и правилами, вот и тормозит директора. Если представить эту картину в виде автомобиля, то учредитель будет рулем, директор – газом, а бухгалтер – тормозом. Но если убрать один элемент, машина работать не будет.

Ребята, придется уважать друг друга, иначе мы далеко не уедем.

Второе противоречие лежит в корне проблем, возникающих в отношениях между директором и бухгалтером. Директора интересуют, в первую очередь, деньги. А бухгалтер мыслит абстрактными цифрами. У него абстрактное мышление. Бухгалтер не соотносит цифры с властью и ответственностью, которая стоит за деньгами.

Как директор оценивает свою работу? Он успешен, когда зарабатывает. А бухгалтер? «Фух, отчет сдала! Как хорошо, все закончила».

У нас разные задачи, разное мышление, разная мотивация и разные показатели успеха.

И вы представьте, как мы вообще сосуществуем в таких непримиримых противоречиях! 

Каждый успешный руководитель знает, что хороший бухгалтер – это прежде всего аналитик. И директору следует стремиться к тому, чтобы использовать аналитические способности и знания главбуха для получения именно той информации, которая послужит почвой для принятия управленческих решений. Предоставлением аналитической информации для руководства в крупной компании занимается финансовый отдел, а в сфере малого и среднего бизнеса – главный бухгалтер.

Дело в том, что бухгалтерские отчеты содержат ключевую информацию о финансовой жизни компании. Прибыльные статьи, убыточные, дебиторская задолженность – руководитель обязан владеть этой информацией, ведь именно на ее основе он принимает свои решения. И здесь очень важно получать эту информацию максимально оперативно.

Какая информация чаще всего нужна руководителю и какие основные требования предъявляет занятой руководитель к финансовому отчёту, составленному бухгалтером?

Прежде всего, ему нужна краткая, но полная информация. Бухгалтер должен быть всегда готов рассказать о принципах учёта, пояснить цифры и нюансы финансовой жизни компании. Для этого он готовит и подает руководителю три взаимодополняющих отчета: о доходах и расходах, о движении денежных средств и управленческий баланс.

Руководитель должен всегда получать оперативную информацию по всем аспектам деятельности компании, его интересует: 

• финансовое состояние компании;
• движение денег;
• структура доходов и расходов компании;
• расчеты с поставщиками и клиентами;
• состояние складов;
• планирование будущих доходов и расходов. 

И тогда он будет владеть достаточным объемом информации о состоянии дел компании. А если еще бухгалтер проанализирует деятельность подразделений – насколько они прибыльны или убыточны? Тогда руководитель увидит отправную точку для дальнейшего движения – для контроля и управления финансами, активами и капиталом.

Ведь если коротко, то принцип управления финансами заключается в том, чтобы соблюдать баланс трат и поступлений — исследовать новые источники доходов и оптимизировать расходы.

Как бухгалтерия может помочь компании заработать деньги

Вашему бухгалтеру виднее, где чрезмерно высоки расходы и где прибыль по той или иной причине ниже, чем могла быть. Возможно, он понимает, что имеет смысл организовать на предприятии дополнительное производство, и это будет выгоднее, чем закупка полуфабрикатов, а грамотно составленная совместно с руководителем учетная политика позволит оптимизировать налоговые расходы. С таким отчетом, подготовленным и скомпонованным бухгалтером в нескольких цифрах и предложениях, вечно занятой руководитель сможет ознакомиться очень быстро.

Путь к согласию

Для того чтобы достичь конструктивного сотрудничества, каждому руководителю необходимо:

• признать ключевую важность бухгалтерии как главного источника данных для принятия управленческих решений;
• увидеть в бухгалтере единомышленника и человека, ответственного за конечный результат работы компании;
• узнать основы финансового учета и освоить сленг финансистов.

Каждомубухгалтеру необходимо:

• признать, что для бизнеса первична коммерческая составляющая, а обязанность бухгалтера – предложить решение на основе профессионального суждения;
• строить учет под деятельность компании путем написания учетной политики и соблюдения ее принципов;
• научиться профессиональному суждению и согласиться со своей настоящей задачей (обеспечить рост активов компании).

Подводя итоги вышесказанному, хочу заметить, что если руководитель правильно построит общение с бухгалтером и сделает ставку на командную работу, то он сможет достичь весьма высокого уровня осведомленности о текущем положении дел в компании. И сможет принимать правильные решения, основываясь на точных данных. И тогда бухгалтерия, как одно из важнейших подразделений, станет приносить реальную прибыль компании, ведь деньги – это по ее части!

Как руководителю научиться таким навыкам? Наиболее эффективная форма обучения профессиональному суждению (как принимать самостоятельные решения и нести за них ответственность) – это мастер-класс. Узнать больше обо всех инструментах управления финансами на предприятии и о том, как понять язык бухгалтера, вы сможете, посетив мастер-класс для руководителей и владельцев бизнеса «Управление капиталом».