Где находится секретная кнопка «Качественно распределить ресурсы»?

Название данной статьи интригует любого проектного менеджера, который хоть раз создавал ресурсный план проекта, так как качественное и быстрое решение ресурсных конфликтов нажатием одной кнопки несбыточная мечта.

Конечно, многие менеджеры проектов пытаются этот «священный Грааль» найти, а разработчики программных продуктов для управления проектами создать модуль, который бы это обеспечивал. Давайте разберемся в причинах такой ситуации. Цель любого проекта это создание продукта проекта, а не оптимальная загрузка ресурсов всех ресурсов компании. Именно здесь кроится суть проблемы. Мы начинаем планировать с описания задач проекта и создания сетевой модели. Ресурсный план формируется при назначении ресурсов на задачи проекта, а не наоборот.

Оптимально сформированный ресурсный план это план использования ресурсов, при котором ресурсы загружены не больше и не меньше положенного по всей длительности проекта. При этом желательно чтобы такая загрузка сохранялась вне зависимости от внесенных изменений в проект. В противном случае возникает ситуация, при которой ресурс либо перезагружен, либо недогружен. Ситуация при которой ресурс перезагружен называется конфликтом ресурсов так как она зачастую возникает когда в ресурсе нуждаются несколько задач проекта.

Решение все же существует и состоит оно в качественном использовании методов и инструментов проектного управления. Давайте рассмотрим некоторые из них:

Приоритеты портфеля проектов и задач проекта

Приоритет проектов в портфеле служит для того что бы распределять ресурсы между проектами, которые реализуются параллельно. Наиболее эффективным методом установки приоритетов есть метод, при котором количество приоритетов равно количеству проектов в портфеле. Такой метод сложнее в реализации, но зато позволяет распределить доступ к ресурсам компании между проектами. У кого больший приоритет тот и забирает максимум нужных его проекту ресурсов.

Приоритет задач можно установить на задачи вручную, хотя для установки приоритетов можно использовать общий резерв задач, чем больше временной резерв, тем меньший приоритет имеет задача. Это связано с тем, что задачи, имеющие больший временной резерв могут быть сдвинуты с минимальным риском увеличения длительности всего проекта.

Приоритеты в решении ресурсных конфликтов используются для того чтобы определить какую задачу оставить на месте, а какую сдвинуть по срокам. Задача с меньшим приоритетом сдвигается, а задача с большим остается на месте.

Использование ролей

В стремлении создать идеальный план сразу многие менеджеры назначают на все задачи реальных сотрудников, для того что бы узнать а сколько ресурсов понадобится и есть ли возможность «застолбить» ресурс для своего проекта на это время. И каково бывает разочарование, когда либо сдвигается проект и назначение ресурса попадает на период, когда сотрудник не может участвовать в проекте, либо когда приходит время выполнять задачу сотрудник или уходит в отпуск или уезжает в командировку или вообще увольняется.

Решением данной проблемы может стать использование ролей, то есть абстрактных ресурсов, которые назначаются на задачи и по их загрузке определяется количество необходимых ресурсов. Сотрудники компании заменяют роли только для задач текущего периода, это значительно сокращает работу по решению ресурсных конфликтов.

Детализация задач проекта

Решать ресурсные конфликты намного легче, когда имеешь дело с короткими задачами, так как эффективно сдвигать задачи можно за счет использования резервов времени. Чем детальнее разбиты задачи проекта, тем успешнее можно оперировать резервами.

Детализация ресурсов при назначении на задачи проекта

Что касается ресурсов, то назначение нескольких ресурсов на задачи усложняет решение ресурсных конфликтов так как, решая ресурсный конфликт для одного ресурса, вы легко можете создать конфликты для других ресурсов. Я бы рекомендовал назначать один ресурс на одну задачу.

Многие информационные системы управления проектами позволяют назначать ресурсы на определенный процент загрузки, к примеру, на 20%. Такая загрузка усложняет работу с оптимизацией ресурсов вам приходится делить трудозатраты между ресурсами при этом такое жесткое распределение усложняет работу проектной команды. Я рекомендую назначать ресурс на 100%.

Все методы, что я перечислил, проверенны на практике, и они действительно работают, помогая успешно реализовывать проекты и оптимально загружать ресурсы компании.

На этом все. Успешных Вам проектов!