6 міфів про секретарів

Секретар — в буквальному сенсі права рука шефа, без якої він почуває себе, у певному сенсі, безпорадним. Адже тільки секретар точно знає, де що лежить, коли і на яку зустріч сьогодні потрібно їхати і хто коли дзвонив.

Кажуть, що хороший секретар цінується на вагу золота. Це твердження вірно, з однією лише поправкою: гарний секретар цінується на вагу золота. Це співробітник, який приходить раніше шефа, йде з роботи пізніше нього, обізнаний, які процеси (у тому числі і приховані) проходять в колективі, і вміє ними керувати. Хороший секретар прекрасно вивчив характер і всі звички керівника. І якщо він вам каже, що сьогодні до «самому» краще «не зірватися», значить, так воно і є. Хороший секретар знає, коли потрібно сказати своє вагоме слово, а в яких випадках варто промовчати, як правильно (згідно з ділового етикету) прийняти гостей і багато-багато чого іншого.

Тим не менш, у відношенні цієї професії існує чимало міфів, які, скажімо так, кілька перевезення її значення і престиж.

Міф 1. Секретарю не потрібно великого розуму та здібностей. Тобто їм може стати кожен.

Насправді. Так, дійсно, щоб працювати секретарем, не обов'язково мати вищу освіту, іноді достатньо закінчити спеціалізовані курси або отримати диплом про закінчення коледжу, технікуму, де викладають діловодство. Проте психологи стверджують, що розум людини - не тільки всім відомий показник IQ, а й так званим «емоційний інтелект». Цей термін не так давно ввів один американський учений, що спеціалізується в області психології. Під терміном мається на увазі вміння особистості тонко відчувати і правильно реагувати на поведінку оточуючих. Іншими словами, таких індивідів можна поетично назвати «знавцями людських душ» або «мудрими в науці життя». Щоб добре розбиратися в цій науці, зовсім не обов'язково мати купу дипломів про вищу освіту, потрібно просто вміти спостерігати. Вдається це далеко не кожному, іноді найрозумніші і не один раз «дипломовані» люди в повсякденному житті і в плані побудови відносин з оточуючими виявляються, м'яко кажучи, не на висоті.

Хороший секретар має дуже високий рівень «емоційного інтелекту», чудово розбирається в людях, дуже тактичне і відповідальна. Погодьтеся, при всьому бажанні такої людини «нерозумних» назвати не можна.

Міф 2. Секретар — це висока довгонога блондинка. Її основне завдання — бути прикрасою офісу.

Насправді. Цей розхожою міф, швидше за все, був придуманий любителями пікантний анекдотів. Насправді краса (відповідно до загальноприйнятих канонів) не важлива. Для заняття вакансії цілком достатньо мати звичайну приємну зовнішності, оскільки існують ще такі поняття як «почуття стилю» і «наявність смаку». Хороший секретар має і те й інше, тому вона — зразок елегантності, «ділове» обличчя компанії, тому, дійсно, до певної міри, служить прикрасою офісу. Саме стиль одягу секретаря, її поведінка, вміння грамотно говорити, діяти у відповідності з елементарними правилами етикету формує перше враження про компанію, а ділові партнери вже на підсвідомому рівні вирішують, чи будуть вони з цією фірмою мати справу. Керівник, піклується про престиж, ніколи не посадить в приймальню красиву, але абсолютно непрофесійну даму, не вміє організувати роботу шефа і офісу, тому що саме це — одна з головних обов'язків секретаря.

 Міф 3. Секретар - дуже легка професія. В її обов'язки входить лише варити каву, подавати документи на підпис керівнику і відповідати на телефонні дзвінки.

Насправді. Почнемо з того, що секретар — це перш за все емоційно складна робота. Навіть якщо справ у секретаря не так багато (хоча таке трапляється вкрай рідко, частенько її «навантажують» функціями офіс-менеджера, «кадровика» і т. д), на неї покладається «священний» обов'язок «плекати» шефа. А у боса може бути, наприклад, поганий настрій, і першою під «гарячу» руку потрапляє саме секретар, яка бере на себе основний удар начальницького гніву. До того ж хороший секретар, як уже зазначалося вище, може вловлювати найменші відтінки настрою шефа і бажано запобігати можливій «бурі». Хтось не погодиться з подібною постановкою питання. Дійсно, навряд чи у службовій інструкції ви знайдете відповідний запис. Але від уміння «тримати удар» залежить, в першу чергу, рівень взаємодії самого секретаря з керівником. Шеф спочатку, по своєму рангу, знаходиться вище, тому «ключик» до його поведінки доведеться підбирати саме підлеглому, а не навпаки.

Крім того, секретар повинен вміти знаходити спільну мову і з колективом, налагоджуючи з усіма рівні, ділові відносини, ні в якому разі нікого не виділяючи. Чому? Тому що секретар — це свого роду сполучна ланка між Директоратом і колективом, його ставлення до кого-небудь, приязних чи ні, буде ототожнювати зі ставленням керівництва до цього співробітнику. Тому секретарю не рекомендується «заводити» дружбу з ким-небудь на роботі.

Крім цієї тонкої психологічної роботи, до речі, досить багато емоційних ресурсів, в обов'язки секретаря входить планування робочого дня шефа, ведення ділового листування, відповіді на телефонні дзвінки, прийом гостей, контроль роботи приймальної або навіть всього офісу. А ще секретар повинен бути завжди коректним, витриманим, гранично тактовним. У великих компаніях у приймальні працює по два-три секретаря, оскільки один співробітник не може впоратися з великим обсягом роботи просто фізично.

Міф 4. Секретар — професія не престижна. Це хтось накшталт «дівчинки» для виконання доручень, ніякого вирішального значення фігура секретаря у компанії не має, прийняття важливих рішень від неї не залежить.

Насправді. Якщо говорити прямо, то хороший секретар, встиг завоювати авторитет у колективу і гідно оцінений начальством, — це «сірий кардинал», який незримо, але істотно впливає на роботу компанії. Часто саме він є останньою, (і затверджуючою) інстанцією, до якої за порадою звертається керівник. Тому що секретар часом про все і про всіх обізнаний набагато краще, ніж шеф і його заступники, і може дати правильну, вивірену пораду. Від секретаря, наприклад, залежить, чи зможете ви вчасно потрапити до шефа, наскільки швидко будуть підписані документи і т.д., хоча професіонал ніколи не буде використовувати своє службове становище на шкоду кому-небудь, ми вже це зауважували. Більш того, саме секретар задає тон робочого дня, адже керівництву завжди приємно вранці побачити, що кабінет повністю готовий до чергового трудового дня, а на столі акуратними стопочкамі лежать свіжі газети, всі необхідні зведення, довідки, аналітична інформація і т.д. 

Міф 5. Секретарі позбавлені можливості кар'єрного росту. Ця професія не передбачає підвищення на посаді.

Насправді. Міф вірний частково. Дійсно, хорошого секретаря керівник буде тримати біля себе, образно кажучи, на прив'язі, тому що це і права рука, і перший помічник. Шеф постарається делікатно пропускати повз вуха всі натяки свого секретаря про те, що вона вже давно «переросла» свою посаду і може займатися чимось більш значущим, наприклад, очолювати будь-який відділ компанії. Питання в тому, хто замінить «підвищеного» секретаря, оскільки його просування по кар'єрних сходах може безпосередньо позначитися на робочому комфорті шефа, який вже звик, що його з півслова і напівпогляду розуміють, стійко переносять будь-який настрій. І взагалі, шеф точно знає, що на свого секретаря можна покластися в будь-яких обставин. Де і коли він зможе знайти такого фахівця. Як бачимо, професіоналізм і відданість можуть зіграти з секретарем «злий жарт». З іншого боку саме ці якості можуть стати основою для кар'єрного просування в межах тієї ж компанії. 

Міф 6. Секретар — суто жіноча професія. Чоловіки не займають такі посади.

Насправді. Дійсно, секретарями працюють переважно жінки. Пояснити це можна тим, що в емоційному плані пані більш гнучкі, їм легше підлаштуватися під настрій і характер шефа, залагодити будь-які конфлікти, десь промовчати і т.д. До того ж жінки вміють зробити більш комфортним кабінет і додати затишно-діловий стиль офісу, що важливо і для роботи компанії і для «твори» враження на відвідувачів. Чоловіки теж цілком здатні впоратися з роботою секретаря, тим більше, що багато хто великі фірми, точніше їх боси, воліють брати на цю посаду саме представників сильної половини людства, навіть перейменувавши їх на «помічник керівника».