Ділові та особисті якості секретаря-референта

Секретар — обличчя установи. За його роботою та поведінкою судять про фірму. Секретар повинен дотримуватись «ділового фірмового стилю». Точність, компетентність, коректність, оперативність, лаконізм, ввічливість та доброзичливість — ось його ключові принципи в роботі.

Ця професія дуже поширена у всьому світі, особливо серед дівчат та молодих жінок, але не мало на секретарській роботі й чоловіків. За кордоном посада секретаря фірми для молодого чоловіка вважається престижною та досить високо оплачується.

Що повинен знати та вміти секретар

Правові основи управління:

• адміністративне, трудове та господарське право;
• законодавчо-нормативні акти, що визначають порядок роботи організації того типу, де він працює;
• систему органів влади та управління в країні та у своєму регіоні принципи організації державних, громадських, кооперативних та приватних організацій;
• галузь, у якій він працює, її взаємозв'язки функцій, завдання, структуру організації, у якій він працює, її зв'язки по вертикалі та горизонталі; основи менеджменту;
• основи наукової організації управлінської роботи: нормативно-методичні документи щодо інформаційно-документаційного забезпечення управлінської діяльності;
• діловодство: методи створення та оформлення документів, організація роботи з документами; бездокументне обслуговування;
• архівна справа.

На основі цих знань секретар має вміти:

• забезпечувати ефективну роботу керівника, надати допомогу у плануванні робочого дня, організувати робоче місце керівника;
• вести терміновий контроль за дорученнями керівництва;
• організовувати інформаційне обслуговування керівника (фірми): документне та бездокументне — уміти працювати з періодикою (підготовляти огляди друку);
• організовувати прийомання відвідувачів; встановлювати контакти;
• організовувати та забезпечити роботу наради;
• складати та оформляти документи за допомогою ПК;
• оперативно розмножувати документи;
• забезпечувати швидку передачу інформації за допомогою засобів зв'язку (зокрема факс, електронна пошта);
• вести роботу з документами: приймання, відправлення, первинна обробка документів, розподіл, реєстрація, контроль, інформаційно-довідкова робота з документами, поточне зберігання, знищення; архів.

Імідж секретаря-референта

Імідж — це реальне чи уявне уявлення про фірму — складається з фірмового стилю, який своєю чергою включає оформлювальний та діловий стиль. Зрозуміло, фірмовий стиль ефективно впливатиме на клієнтів лише за умови бездоганності якості вироблених фірмою товарів робіт, наданих послуг. Але не менше його ефективність залежить від дирекції та працівників фірми й в першу чергу — від секретаря.

Специфіка секретарської роботи полягає в операціях з документами та численних контактах з людьми як безпосередніх, так і телефоном та за допомогою листування. При цьому зазвичай ці функції доводиться здійснювати паралельно з виконанням кількох, часом навіть пов'язаних між собою робіт і доручень. Це передбачає вміння правильно розподіляти увагу, швидко та безпомилково перемикатися з одного об'єкта на інший, працювати з технікою та одночасно вести приймання відвідувачів. І все треба робити на високому професійному рівні, без нервозності, інтелігентно, тактовно, доброзичливо та дипломатично.

У секретаря теж має бути свій імідж. Під ним у цьому випадку треба розуміти охайний, красивий, але не занадто яскравий зовнішній вигляд, вміння триматися в діловій та неформальній обстановці, високопрофесійний стиль роботи з документами та спілкування з людьми, утримання в порядку робочого місця та підсобних технічних засобів, виразну, грамотну та тактовну мову, дбайливе ставлення до людей, гарний настрій і, як вінець всього, — зміцнення авторитету фірми, її репутації у клієнтів.

Професійні та особисті якості помічника керівника

Робота секретаря-референта відрізняється тим, що ситуації навколо швидко змінюються, а тому виконувані завдання різноманітні, їх потрібно оперативно розв’язувати, часто вести паралельно кілька видів робіт і багато контактувати. Тому при прийманні на роботу до секретаря-референта висувають ряд вимог до ділових та особистих якостей.

До ділових якостей передусім належать професійні навички, тобто секретар-референт повинен мати спеціальну освіту, бути професійно підготовленим.

Секретар-референт повинен вирізнятися високим рівнем самоорганізованості, оскільки саме він відповідає за організаційне обслуговування керівника фірми. Він має забезпечити своєчасність підготовки наради, приймання, оформлення документа тощо.

Не менш важлива така якість секретаря, як відповідальність за якісне та своєчасне виконання поставлених завдань. Керівник має бути впевненим, що покладене на секретаря доручення буде виконано у строк.

Сьогодні у всіх розвинених країнах у підготовці секретарів відбувся поворот до значного розширення професійної ерудиції та кругозору, підвищення здатності самостійно розв’язувати різноманітні завдання. Саме життя орієнтує підприємства та установи на підготовку секретарів-референтів, які вміють професійно збирати та аналізувати корисну для бізнесу інформацію. Майбутнє професії секретаря, безсумнівно, пов'язане з володінням електронною технікою, зокрема аудіовізуальною, розмножувальною, обчислювальною, комп'ютерною, іноземними мовами, основами журналістики та рекламознавства, а також методами етичного самовиховання, бо важливу роль відіграють не тільки професійні якості, але й особисті.

Джерело: referatik.com.ua